Вредоносное ПО (malware) - это назойливые или опасные программы,...
Что такое чат и как им пользоваться, какие особенности и характеристики имеет такое приложение?
Этот вопрос интересует некоторых пользователей всемирной сети.
О том, что это за явление, будет рассказано в этой статье.
Определение
Чат (chat) в переводе с английского языка обозначает «болтовня».
Как интернет-явление, чат – это программа для моментального обмена сообщениями с пользователями, которые также участвуют в чате.
Организуются чаты на интернет-площадках, в социальных сетях, на некоторых сайтах.
Иногда чат представлен как отдельное окно, которое располагается на любой странице того или иного сайта. В других случаях под чат отведен определенный раздел ресурса.
Основное отличие чата от форума – моментальный обмен сообщениями. Хотя теоретически это возможно и на форуме, функционал чата для этого максимально продуман и удобен.
Форум же предназначен, в большей степени, для публичного обмена мнениями.
Такое программное обеспечение может быть не только интегрированным в код сайта, но и скачиваться и устанавливаться на компьютер. Характерным примером такого обеспечения является ICQ.
Также можно разделить такие площадки по интересам и др. параметрам.
<Рис. 2 ICQ>
Использование
Для участия в чате необходимо в нем зарегистрироваться. Эта процедура отличается в зависимости от того, какой чат вы собираетесь использовать. Но, обычно, необходимо следовать алгоритму:
- Нажмите кнопку Войти или Зарегистрироваться ;
- В открывшемся окне впечатайте в соответствующее поле ваш номер телефона или адрес электронной почты (требования могут отличаться в зависимости от площадки);
- Также необходимо ввести имя пользователя, под которым вы будете заходить в чат, и которое будут видеть ваши собеседники;
- Также нужно придумать и дважды указать пароль, с помощью которого вы также будете заходить в чат;
- После этого, если вы указывали адрес электронной почтой, на нее придет письмо со ссылкой, по которой нужно перейти для активации аккаунта;
- Если вы указывали номер телефона, то на него придет с паролем или кодом, который нужно ввести в соответствующее поле для верификации аккаунта;
- В последующем, заходя каждый раз в чат, вам потребуется впечатать пароль и имя пользователя (логин) в соответствующие поля, для того, чтобы приступить к общению.
Если вы используете чат для ПК, то также потребуется ввести телефон или электронную почту. Обычно, программа требует эти данные еще на стадии установки.
Но это может отличаться в зависимости от конкретной программы.
Если вы являетесь пользователем какой либо социальной сети, то дополнительная регистрация в чатах такой сети вам не требуется.
В публичных беседах вы можете участвовать под своим именем в этой сети. В приватные чаты собеседников добавляют администраторы.
<Рис. 3 Регистрация>
Создание
Процесс создания чата рассмотрим на примере наиболее популярной в России социальной сети . Там аналогом чата является «Беседа».
Создать ее может любой пользователь, а затем добавить туда собеседников из числа своих друзей.
Чтобы создать Беседу во ВКонтакте, следуйте алгоритму:
- Перейдите в раздел Сообщения ;
- В верхней части страницы, в правой части поисковой строки найдите знак «+» и нажмите на него;
<Рис. 4 Создание>
- Вы увидите список друзей с чек-боксами напротив имен;
- Установите маркеры в чек-боксы напротив имен тех друзей, которых вы хотите добавить в Беседу;
<Рис. 5 Добавление участников>
- В строке над списком имен можно ввести имя и фамилию друга для того, чтобы быстро добавить его в Беседу, а не искать в списке;
<Рис. 6 Создание Беседы>
- После того, как маркеры будут установлены, найдите внизу страницы кнопку «Перейти к диалогу» и нажмите на нее;
- В следующем окне откроется стандартная форма для Диалога ВКонтакте, но в такой переписке смогут участвовать несколько человек.
Вы по-прежнему остаетесь администратором, и можете по желанию добавлять и удалять участников в Беседу.
На сегодняшний день существует два основных способа организации корпоративного чата. Первый из них заключается в использовании наиболее распространенных в нашей стране IM-клиентов: ICQ,QIP, Skype и пр. Главным его достоинством является легкость внедрения и дешевизна. И действительно, что-то проще придумать невозможно: достаточно всем сотрудникам установить клиент и добавить в контакты друг друга. Использование же этих систем вообще бесплатно.
Однако у такого решения есть целый ряд серьезнейших недостатков. Во-первых , в них отсутствуют многие весьма полезные возможности. В частности, во всех системах (за исключением Skype) нет групповых чатов, функции подтверждения прочтения сообщения и пр. Во-вторых , IM-чаты абсолютно неуправляемые в масштабе организации. У каждого сотрудника есть собственный аккаунт, с которым он волен делать все, что угодно. Отсюда возникает проблема контроля переписки сотрудников, доступа к архиву сообщений, создания “корпоративных” номеров и пр.
В-третьих , использование IM-клиентов – потенциальная угроза информационной безопасности компании. Причем речь идет не только о технических моментах (например, риск загрузки инфицированных файлов, переход по опасным ссылкам и пр.), с которыми можно успешно бороться. IM-чаты являются одним из основных каналов утечки конфиденциальной информации, который, ко всему прочему, достаточно плохо поддается контролю со стороны DLP-систем. Особенно это верно в отношении Skype, которая передает трафик в зашифрованном виде. Кроме того, всегда существует риск утери сотрудником контроля над своим аккаунтом в ICQ. Заполучив его, злоумышленник сможет общаться с клиентами компании, реализуя те или иные мошеннические схемы с целью их обмана. Что, в конце концов, крайне негативно отразиться на репутации и бизнесе компании.
Вторым способом организации чата для офиса является использование специального ПО. И хотя это несколько более затратный способ, он избавлен от всех вышеперечисленных недостатков. Ну а дополнительные возможности, которые могут активно использоваться в бизнес-процессах, повышая их эффективность, быстро окупают затраты на внедрение. Естественно, для этого необходимо, чтобы в ПО реализованы все нужные функции. Поэтому к выбору программы для организации корпоративного чата стоит подходить предельно внимательно: чем больше функционал продукта, тем шире его можно будет использовать. При этом необходимо обращать внимание и на другой аспект – а именно на возможности внедрения и администрирования. Интеграция с Active Directory, удаленное управление, возможность масштабирования решения позволяют существенно упростить управление корпоративным чатом, а значит, и уменьшить стоимость владения им.
В качестве примера решения, которое удовлетворяет всем требованиям, можно привести продукт MyChat, представляемый компанией Network Software Solutions. Это с клиент-серверной архитектурой. Это значит, что для обеспечения работы продукта используется специальный сервер, который берет на себя коммуникационные и прочие функции. Клиент-серверный подход является оптимальным для организации корпоративного чата как в небольших, так и в крупных сетях. Он отличается хорошей управляемостью, широкими возможностями и низкой загрузкой сетевых каналов.
В плане функций, предназначенных для конечных пользователей, программе MyChat есть, чем похвастаться. Начать нужно с наличия двух режимов общения : персонального и группового. С первым все очень просто. Два пользователя могут переписываться друг с другом примерно так же, как в ICQ . Групповое общение реализовано в форме каналов – специальных “групп”, подключаться к которым могут либо все, либо только определенные сотрудники организации. При этом каналы могут быть созданы администратором и существовать всегда, или же открываться самими пользователями (у которых есть права на это) при необходимости. Такая гибкость очень удобна на практике. К примеру, можно создать один общий канал для общения всех сотрудников офиса и отдельные каналы для переписки внутри каждого отдела.
В ходе общения пользователи могут применять большой набор различных функций . Среди них можно отметить возможность использования в сообщениях форматирования текста и смайликов, произвольных картинок и ссылок, передачу файлов как напрямую, так и через сервер чата, сохранение истории переписки, игнор-листы, фильтры (антимат, антифлуд) и пр. Фактически, в MyChat реализовано все необходимое для полноценного и комфортного общения сотрудников друг с другом.
Естественно, невозможно представить себе чат для офиса без книги контактов. В MyChat их даже две. В первой приводится полный список всех зарегистрированных в системе пользователей. Причем их можно разбить по отделам, выделив в каждой группе начальника. Это особенно актуально для крупных компаний, в которых сотрудники из разных отделов могут и не знать друг друга. Вторая книга контактов – персональная. У каждого пользователя она своя. В нее можно занести всех людей, с которыми нужно часто общаться.
Помимо этого в рассматриваемом чате для офиса реализован целый ряд дополнительных возможностей . Первая из них – система оповещений . С ее помощью можно передать всем или только некоторым пользователям определенное сообщение и затребовать у них подтверждение прочтения. Это позволяет рассылать приказы для ознакомления, оповещения о проведении собраний и пр. Причем сотрудники уже не смогут сказать, что они не увидели или не прочитали сообщение.
Вторая дополнительная возможность – встроенный FTP-сервер . Его наличие в чате для офиса может показаться странным. Однако на самом деле это очень удобно, особенно, если в компании еще не развернут собственный FTP-сервер. Что он дает? Во-первых, хранилище для записи файлов, причем как общее, доступное для всех пользователей, так и персональное. Во-вторых, он может использоваться для обмена документами (например, на FTP-сервере можно сохранить документы для пользователя, который в данный момент не в сети). В-третьих, FTP-сервер необходим для автоматического обновления клиентов чата (подробнее об этом поговорим чуть позже).
Следующая дополнительная возможность – доска объявлений . На нее можно “повесить” объявление, которое будет видно всем пользователям в указанный промежуток времени. Также можно отметить менеджер учетных записей, который обеспечивает удобное использование клиентов на тех компьютерах, за которыми могут работать разные сотрудники.
Немало функций в MyChat предназначено для увеличения удобства его развертывания и администрирования. Чем у системы больше возможностей в этом плане, тем удобнее ею управлять. А значит, тем меньше совокупная стоимость владения чатом. Отличительной особенностью MyChat является возможность использования в сетях, в том числе и в распределенных, самого разного масштаба, начиная с нескольких и заканчивая тысячами и даже десятками тысяч клиентов, находящихся в разных городах или даже странах. Это обеспечивается целым набором функций администрирования.
Начать нужно со способов установки программ-клиентов. Инсталлировать их можно как вручную, так и автоматически с использованием групповых политик Active Directory . Это же самое можно сказать и об обновлении клиентов. Впрочем, в MyChat существует более удобная реализация этого процесса. В этом чате для офиса есть функция автоматического обновления. При ее использовании клиент обновляется самостоятельно по команде пользователя, которому выдается соответствующее уведомление (при этом используется встроенный FTP-сервер, куда администратор должен предварительно загрузить дистрибутив новой версии). Реализована в , которая способна очень сильно облегчить жизнь ИТ-отделу компании.
Еще одной очень важной особенностью рассматриваемого чата для офиса является собственный скриптовый движок . Для чего он нужен? Этот движок позволяет писать произвольные скрипты, использующиеся для автоматизации разных процессов и интеграции чата с другими корпоративными программными инструментами. Здесь же можно отметить и возможность подключения различных плагинов. Например, плагина для удаленного управления компьютерами пользователей. В сочетании с некоторыми другими возможностями MyChat (отправка скриншотов, технология MyChat Actions и пр.) это позволяет организовать эффективную техническую поддержку пользователей.
Немало внимания уделили разработчики программы безопасности. Весь передаваемый в системе трафик шифруется, что делает бесполезным его перехват. Это позволяет без опаски подключать удаленных пользователей через Интернет. Также можно отметить наличие весьма гибкой системы настройки прав доступа пользователей к возможностям чата. Они устанавливаются по группам, причем администратор может разрешить или запретить практически любую операцию. Это позволяет настраивать чат для офиса точно так, как нужно в каждом конкретном случае.
Отличительной чертой программы MyChat является активное использование веб-технологий . В состав этого продукта входит собственный веб-сервер, который может использоваться для управления этим чатом для офиса. Такой способ администрирования прекрасно дополняет традиционную локальную консоль. Он позволяет управлять сервером чата удаленно со своего рабочего компьютера или вообще из дома через Интернет.
Тихий опенспейс. Все молча сидят, уткнувшись в монитор, вдруг неожиданно одновременно смеются, а потом снова замолкают. Это типично для сотрудников многих компаний, день которых начинается с захода в мессенджер — если человек не присутствует в общем чате, то он будто и не работает. В корпоративной среде сформировались свои правила переписок в чатах. «Секрет» спросил у предпринимателей и топ-менеджеров, можно ли эффективно использовать мессенджеры на работе и не замучить при этом сотрудников.
Разделяй и властвуй
Если вы уже не маленький уютный стартап, то без разделения чатов не обойтись — когда в компании больше 10 человек, то обсуждение рабочих задач всей командой превращается в хаос. Восемь лет назад у компании «МойСклад» был один чат, в котором в основном общались программисты, работавшие в разных местах — кто-то в офисе, а кто-то удалённо. Потом количество сотрудников стало расти, и круг обсуждаемых тем расширился: продажи, маркетинг, управление компанией. В итоге каждый отдел обзавёлся своим чатом, а общий используется только для информирования сотрудников по вопросам, которые касаются всех.
Лучше создать больше узкоспециализированных чатов, чем отвлекать сотрудников, мнение которых в переписке не требуется: для этого чаты лучше делить не только по функциям, но и по проектам. Поэтому в компании по разработке мобильных приложений Redmadrobot свои чаты есть не только у дизайнеров, разработчиков и бизнес-аналитиков, но и у команд, которые занимаются, например, проектами «Альфастрахования» или «Билайна». Кстати, внутри отделов чаты тоже делятся по тематикам, и каждый читает то, что ему сейчас нужно. «У дизайнеров есть как общий дизайнерский чат для обмена полезными ссылками, так и чаты just for fun. Да, там делятся фотографиями красивых девушек», — объясняет технический директор Redmadrobot Артур Сахаров.
Общие чаты — удел не только офисных сотрудников. В «Связном» такой способ общения распространён в розничной сети: сотрудники одного магазина создают группу, в которой обсуждают продажи, рабочее расписание, перерывы и получают общую информацию от управляющих. У руководителя торговой точки часто создано несколько чатов — чат с коллегами-руководителями и чат с подчинёнными.
Разные мессенджеры для разных задач
Разделять общение можно не только по отдельным чатам, но и по мессенджерам — это позволит сотрудникам не дёргаться от каждого уведомления в WhatsApp, если они знают, что его используют только для неформального общения. Например, в компании «МойСклад» такой канал называется Twerk & Travel и предназначен исключительно для обмена фотографиями и впечатлениями. Или разные мессенджеры могут интуитивно использоваться в разное время суток: если человек пишет в Telegram, значит, он только едет на работу, ну а если кинул ссылку в Skype, то можно атаковать его с рабочими вопросами.
«На первый взгляд несколько каналов коммуникации — это путаница, однако если выстроить систему, то получится удобный гибридный подход к разным типам людей», — объясняет СЕО продюсерского центра Players Константин Волгапов. В Players используют пять разных программ для общения (Facebook, Vk, Telegram, WhatsApp и Skype), а в чатах обсуждают около 30% всех задач.
Если сотрудник теряет рабочее время, читая в чате по 200 сообщений подряд, боясь упустить ценную информацию, то вы что-то делаете не так. Можно требовать быть онлайн, но нельзя ждать постоянного активного присутствия в чате. Правило простое, но многие опрошенные «Секретом» руководители отмечают, что их сотрудники не рискуют отключать уведомления, чтобы не пропустить что-то важное. Начальнику лучше приучить себя совершить пару лишних действий, чтобы в общем чате обращаться к конкретному сотруднику, используя упоминание его имени (например, такая функция есть в Telegram) или попросить подчинённых настроить обязательные уведомления при использовании в чате вариаций его имени (такой сервис есть в Skype или Slack).
Рабочий чат — для рабочего времени
Вечная жалоба из серии «раньше было лучше»: до роста популярности мессенджеров начальник мог достать подчинённого вне офиса только при крайней необходимости. Сейчас всё, ясное дело, изменилось. Но лучше поберечь душевное спокойствие сотрудников и ввести правило общения в рабочем чате только в рабочие же часы. Или по крайней мере не требовать, чтобы вам отвечали в нерабочее время, и дать возможность всем нетрудоголикам поставить рабочий чат в режим Mute после восьмичасового дня в офисе.
К тому же круглосуточная переписка может создать у вас неверное представление о работе подчинённых. «Чаты, как и почта на смартфоне, очень удобны для симуляции бурной деятельности. Кто не сталкивался с коллегой, который ближе к полуночи 6 мая предлагает всем обсудить цвет ленты на упаковке корпоративного сувенира?» — задаётся вопросом руководитель пресс-службы портала Superjob Иван Кузнецов. Толку в таких предложениях мало, зато образ трудоголика невольно формируется. «Мы общаемся, мы спрашиваем и переспрашиваем, мы уточняем, но проблемы от этого не решаются. Поэтому общий чат — это самый лучший способ создать видимость активной работы, а не работать на самом деле», — считает эксперт по эффективности Николай Додонов, который вообще против использования корпоративных чатов сотрудниками.
Без руководителя о работе не говорят
Если в рабочем чате нет начальника, он уже не рабочий. Руководителю не обязательно участвовать в диалоге, но он должен иметь доступ к нему. В небольшой компании обычно во всех чатах присутствует генеральный директор, в компаниях с несколькими десятками сотрудников — непосредственные руководители. Прежде всего это дисциплинирует команду, а также помогает руководителю быть в курсе всего, что происходит. «Начальник — такой же член команды. Если сотрудникам некомфортно обсуждать что-то при нём, то это проблема отношений в отделе, а удалённое виртуальное общение просто их делает более ясными», — объясняет руководитель PR-службы HeadHunter Иван Тютюнджи.
Следите за контентом
Вы добавились во все чаты компании, но как модерировать беседу? Найти баланс между неофициальным и строгим рабочим общением очень сложно. «С одной стороны, присутствие неформальности в общем чате создаёт атмосферу взаимного доверия, с другой же — безбожно его загромождает, потому что любое развлечение распространяется с невероятной скоростью. В нашей корпоративной практике были случаи, когда один смайлик через несколько минут заканчивался коллективным размещением фото домашних питомцев и селфи. Если такие случаи происходят в конце дня — это не опасно, беда, если это происходит в середине дня в чате на шесть и более человек», — жалуется партнёр агентства Artisan Group Public Relations Александр Филимонов. В его компании действуют негласные правила работы в общем чате — отсутствие смайликов, соблюдение правил орфографии и пунктуации, сжатая подача информации.
В зависимости от отношений в команде в корпоративном чате могут быть разные стили, но иногда сотрудников надо уметь остановить. Так, в компании Calltouch этим занимаются руководители: они переводят переписку в личные сообщения, если разговор заходит на темы, не касающиеся работы. Не обязательно рявкать на сотрудников за каждую ссылку, но если в чате уже десять минут обмениваются видео с милыми животными, можно и прервать беседу — в конце концов, это право работодателя.
Важно: ту информацию, которую вы категорически не хотите получать посредством корпоративного чата, обозначьте заранее. Например, в корпоративном чате компании 101XP существует лишь одно правило — не спойлерить новые серии «Игры престолов».
Важные решения нельзя оставлять в чате
Общение в чатах разделено, стоп-темы установлены, работа налажена, и наконец-то важные вопросы решаются быстро и без лишних разговоров. Но чат остаётся чатом: потерять в нём принятое решение очень просто, да и нужный для его выполнения сотрудник, не участвовавший в разговоре, может сослаться на то, что не видел сообщений. И возможно, он будет говорить правду — скорость общей переписки может зашкаливать.
В компании Mail.Ru Group в самые активные дни (обычно по средам) количество сообщений в Агенте Mail.ru достигает ста тысяч. «Если есть подозрение, что кто-то мог пропустить важную информацию, её дублируют нужным участникам в рабочую почту», — так решил эту проблему руководитель подразделения Игорь Ермаков. Можно сразу выносить стратегические решения в систему постановки задач, главное — фиксировать их, а не оставлять тонуть в предложениях пообедать и смешных картинках.
Нельзя забывать о безопасности
Однажды в компании Digital Society Laboratory забили тревогу: кто-то ломился на внутренние сервера. Оказалось, что после увольнения разработчиков не удаляли из общего чата, а оставшаяся команда спокойно пересылала друг другу через этот чат пароли, баги продукта и другую важную информацию. Ваш рабочий чат кажется маленькой крепостью, но на самом деле информация оттуда может утечь быстрее, чем из любых других программ. Многие компании из соображений безопасности даже не используют обычную версию Skype — например, он запрещён у хостинг-провайдера SkyparkCDN; другие для конфиденциальных переписок пользуются секретными чатами Telegram.
Но если запрет на использование каких-то мессенджеров кажется слишком радикальным решением, то можно для начала попробовать не забывать убирать бывших сотрудников из общего чата, да и вообще долго не держать сообщения с паролями на виду (в некоторых мессенджерах их можно удалять). Сегодня человек ушёл от вас, а завтра ему понадобилось зайти в СПАРК — и он с лёгкостью сможет залезть в историю старого корпоративного чата и найти все пароли и явки.
Иногда несоблюдение правил безопасности приводит не к трагичным, но неприятным последствиям. «Однажды у нас уволился сотрудник, который был создателем и администратором большинства чатов компании. А после выяснилось, что администраторских прав ни у кого нет, и все чаты пришлось пересоздать заново, теряя историю переписки», — вспоминает технический директор проекта SocialKey Ads Пётр Прокунин. Так что как руководителю нужно не забывать пользоваться своей привилегией и контролировать все рабочие чаты лично.
Тихий опенспейс. Все молча сидят, уткнувшись в монитор, вдруг неожиданно одновременно смеются, а потом снова замолкают. Это типично для сотрудников многих компаний, день которых начинается с захода в мессенджер - если человек не присутствует в общем чате, то он будто и не работает. В корпоративной среде сформировались свои правила переписок в чатах. «Секрет» спросил у предпринимателей и топ-менеджеров, можно ли эффективно использовать мессенджеры на работе и не замучить при этом сотрудников.
Разделяй и властвуй
Если вы уже не маленький уютный стартап, то без разделения чатов не обойтись - когда в компании больше 10 человек, то обсуждение рабочих задач всей командой превращается в хаос. Восемь лет назад у компании «МойСклад» был один чат, в котором в основном общались программисты, работавшие в разных местах - кто-то в офисе, а кто-то удалённо. Потом количество сотрудников стало расти, и круг обсуждаемых тем расширился: продажи, маркетинг, управление компанией. В итоге каждый отдел обзавёлся своим чатом, а общий используется только для информирования сотрудников по вопросам, которые касаются всех.
Лучше создать больше узкоспециализированных чатов, чем отвлекать сотрудников, мнение которых в переписке не требуется: для этого чаты лучше делить не только по функциям, но и по проектам. Поэтому в компании по разработке мобильных приложений Redmadrobot свои чаты есть не только у дизайнеров, разработчиков и бизнес-аналитиков, но и у команд, которые занимаются, например, проектами «Альфастрахования» или «Билайна». Кстати, внутри отделов чаты тоже делятся по тематикам, и каждый читает то, что ему сейчас нужно. «У дизайнеров есть как общий дизайнерский чат для обмена полезными ссылками, так и чаты just for fun. Да, там делятся фотографиями красивых девушек», - объясняет технический директор Redmadrobot Артур Сахаров.
Общие чаты - удел не только офисных сотрудников. В «Связном» такой способ общения распространён в розничной сети: сотрудники одного магазина создают группу, в которой обсуждают продажи, рабочее расписание, перерывы и получают общую информацию от управляющих. У руководителя торговой точки часто создано несколько чатов - чат с коллегами-руководителями и чат с подчинёнными.
Разные мессенджеры для разных задач
Разделять общение можно не только по отдельным чатам, но и по мессенджерам - это позволит сотрудникам не дёргаться от каждого уведомления в WhatsApp, если они знают, что его используют только для неформального общения. Например, в компании «МойСклад» такой канал называется Twerk & Travel и предназначен исключительно для обмена фотографиями и впечатлениями. Или разные мессенджеры могут интуитивно использоваться в разное время суток: если человек пишет в Telegram, значит, он только едет на работу, ну а если кинул ссылку в Skype, то можно атаковать его с рабочими вопросами.
«На первый взгляд несколько каналов коммуникации - это путаница, однако если выстроить систему, то получится удобный гибридный подход к разным типам людей», - объясняет СЕО продюсерского центра Players Константин Волгапов. В Players используют пять разных программ для общения (Facebook, Vk, Telegram, WhatsApp и Skype), а в чатах обсуждают около 30% всех задач.
Никто не обязан читать всё подряд
Если сотрудник теряет рабочее время, читая в чате по 200 сообщений подряд, боясь упустить ценную информацию, то вы что-то делаете не так. Можно требовать быть онлайн, но нельзя ждать постоянного активного присутствия в чате. Правило простое, но многие опрошенные «Секретом» руководители отмечают, что их сотрудники не рискуют отключать уведомления, чтобы не пропустить что-то важное. Начальнику лучше приучить себя совершить пару лишних действий, чтобы в общем чате обращаться к конкретному сотруднику, используя упоминание его имени (например, такая функция есть в Telegram) или попросить подчинённых настроить обязательные уведомления при использовании в чате вариаций его имени (такой сервис есть в Skype или Slack).
Рабочий чат - для рабочего времени
Вечная жалоба из серии «раньше было лучше»: до роста популярности мессенджеров начальник мог достать подчинённого вне офиса только при крайней необходимости. Сейчас всё, ясное дело, изменилось. Но лучше поберечь душевное спокойствие сотрудников и ввести правило общения в рабочем чате только в рабочие же часы. Или по крайней мере не требовать, чтобы вам отвечали в нерабочее время, и дать возможность всем нетрудоголикам поставить рабочий чат в режим Mute после восьмичасового дня в офисе.
К тому же круглосуточная переписка может создать у вас неверное представление о работе подчинённых. «Чаты, как и почта на смартфоне, очень удобны для симуляции бурной деятельности. Кто не сталкивался с коллегой, который ближе к полуночи 6 мая предлагает всем обсудить цвет ленты на упаковке корпоративного сувенира?» - задаётся вопросом руководитель пресс-службы портала Superjob Иван Кузнецов. Толку в таких предложениях мало, зато образ трудоголика невольно формируется. «Мы общаемся, мы спрашиваем и переспрашиваем, мы уточняем, но проблемы от этого не решаются. Поэтому общий чат - это самый лучший способ создать видимость активной работы, а не работать на самом деле», - считает эксперт по эффективности Николай Додонов, который вообще против использования корпоративных чатов сотрудниками.
Без руководителя о работе не говорят
Если в рабочем чате нет начальника, он уже не рабочий. Руководителю не обязательно участвовать в диалоге, но он должен иметь доступ к нему. В небольшой компании обычно во всех чатах присутствует генеральный директор, в компаниях с несколькими десятками сотрудников - непосредственные руководители. Прежде всего это дисциплинирует команду, а также помогает руководителю быть в курсе всего, что происходит. «Начальник - такой же член команды. Если сотрудникам некомфортно обсуждать что-то при нём, то это проблема отношений в отделе, а удалённое виртуальное общение просто их делает более ясными», - объясняет руководитель PR-службы HeadHunter Иван Тютюнджи.
Следите за контентом
Вы добавились во все чаты компании, но как модерировать беседу? Найти баланс между неофициальным и строгим рабочим общением очень сложно. «С одной стороны, присутствие неформальности в общем чате создаёт атмосферу взаимного доверия, с другой же - безбожно его загромождает, потому что любое развлечение распространяется с невероятной скоростью. В нашей корпоративной практике были случаи, когда один смайлик через несколько минут заканчивался коллективным размещением фото домашних питомцев и селфи. Если такие случаи происходят в конце дня - это не опасно, беда, если это происходит в середине дня в чате на шесть и более человек», - жалуется партнёр агентства Artisan Group Public Relations Александр Филимонов. В его компании действуют негласные правила работы в общем чате - отсутствие смайликов, соблюдение правил орфографии и пунктуации, сжатая подача информации.
В зависимости от отношений в команде в корпоративном чате могут быть разные стили, но иногда сотрудников надо уметь остановить. Так, в компании Calltouch этим занимаются руководители: они переводят переписку в личные сообщения, если разговор заходит на темы, не касающиеся работы. Не обязательно рявкать на сотрудников за каждую ссылку, но если в чате уже десять минут обмениваются видео с милыми животными, можно и прервать беседу - в конце концов, это право работодателя.
Важно: ту информацию, которую вы категорически не хотите получать посредством корпоративного чата, обозначьте заранее. Например, в корпоративном чате компании 101XP существует лишь одно правило - не спойлерить новые серии «Игры престолов».
Важные решения нельзя оставлять в чате
Общение в чатах разделено, стоп-темы установлены, работа налажена, и наконец-то важные вопросы решаются быстро и без лишних разговоров. Но чат остаётся чатом: потерять в нём принятое решение очень просто, да и нужный для его выполнения сотрудник, не участвовавший в разговоре, может сослаться на то, что не видел сообщений. И возможно, он будет говорить правду - скорость общей переписки может зашкаливать.
В компании Mail.Ru Group в самые активные дни (обычно по средам) количество сообщений в Агенте Mail.ru достигает ста тысяч. «Если есть подозрение, что кто-то мог пропустить важную информацию, её дублируют нужным участникам в рабочую почту», - так решил эту проблему руководитель подразделения Игорь Ермаков. Можно сразу выносить стратегические решения в систему постановки задач, главное - фиксировать их, а не оставлять тонуть в предложениях пообедать и смешных картинках.
Нельзя забывать о безопасности
Однажды в компании Digital Society Laboratory забили тревогу: кто-то ломился на внутренние сервера. Оказалось, что после увольнения разработчиков не удаляли из общего чата, а оставшаяся команда спокойно пересылала друг другу через этот чат пароли, баги продукта и другую важную информацию. Ваш рабочий чат кажется маленькой крепостью, но на самом деле информация оттуда может утечь быстрее, чем из любых других программ. Многие компании из соображений безопасности даже не используют обычную версию Skype - например, он запрещён у хостинг-провайдера SkyparkCDN; другие для конфиденциальных переписок пользуются секретными чатами Telegram.
Но если запрет на использование каких-то мессенджеров кажется слишком радикальным решением, то можно для начала попробовать не забывать убирать бывших сотрудников из общего чата, да и вообще долго не держать сообщения с паролями на виду (в некоторых мессенджерах их можно удалять). Сегодня человек ушёл от вас, а завтра ему понадобилось зайти в СПАРК - и он с лёгкостью сможет залезть в историю старого корпоративного чата и найти все пароли и явки.
Иногда несоблюдение правил безопасности приводит не к трагичным, но неприятным последствиям. «Однажды у нас уволился сотрудник, который был создателем и администратором большинства чатов компании. А после выяснилось, что администраторских прав ни у кого нет, и все чаты пришлось пересоздать заново, теряя историю переписки», - вспоминает технический директор проекта SocialKey Ads Пётр Прокунин. Так что как руководителю нужно не забывать пользоваться своей привилегией и контролировать все рабочие чаты лично.
Фотография на обложке: Hinterhaus Productions/Getty Images
