Вредоносное ПО (malware) - это назойливые или опасные программы,...
Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить . Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.
Понятие чек-листа для внутреннего аудита
Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для , но предыдущие методы по-прежнему актуальны.
Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:
- Номерная строка.
- Проверяемое требование ISO.
- Детализированные вопросы.
- Метод оценки проверяемого требования.
- Отметка о результате проверки.
- Комментарии аудитора или комиссии.
Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.
Нормативно-правовая база
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями. Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.
Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.
Функции документа
Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности. Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.
Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого .
Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.
Этапы заполнения
В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.
На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.
- На первом этапе необходимо вникнуть в содержание пункта проверки, прочесть вопрос или ознакомиться с контролируемым критерием.
- Далее следует уточнить метод оценки и провести ее согласно этому пункту. Это может быть осмотр, интервью, опрос, изучение документации или другой способ оценивания.
- На третьем этапе необходимо ввести или вписать результаты контроля в соответствующий столбец чек-листа.
- Также в ряде документов бывает и пункт с комментариями аудитора. Если он присутствует в контрольном списке, то его необходимо заполнить до перехода к следующему вопросу.
Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать .
Образец чек-листа для внутреннего аудита
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 1
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 2
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 3
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 4
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 5
Успеть сделать все, ничего не забыть и ни в чем не ошибиться! Вы будете удивлены, но именно с подобными мыслями ложатся спать или встают по утрам многие современные люди. Какие только методы и средства не используются для повышения профессиональной и личной продуктивности. Кто-то ставит будильники и напоминания на личных электронных устройствах, кто-то «по старинке» обклеивает все вокруг себя разноцветными стикерами. Но существует и один действительно удобный вариант, который работает - чек-лист. Что это такое и всем ли подойдет данное волшебное средство?
Волшебные списки, проверенные в полетах
Считается, что первоначально чек-листы начали использоваться в авиации. Управление самолетом включает в себя ряд выполнения множества сложных операций в определенной последовательности. И без системы напоминаний даже опытный пилот с помощником может ошибиться, а ошибки в таком деле могут нести тотальные последствия. Именно поэтому в качестве дополнительной «страховки» авиаторам на каждый полет предлагается чек-лист. Что это? По сути, список, состоящий из отдельных действий, необходимых к выполнению, в данном случае организованный в правильной последовательности. Так как данный инструмент идеально работает в авиации, его взяли на вооружение и гражданские люди, профессии которых далеки от авиационных.
Кому будут полезны чек-листы и для чего?
Ежедневные системы напоминаний пригодятся любому человеку, желающему повысить личную продуктивность. Тайм-менеджмент - это та область знаний, основные принципы и техники которой одинаково успешно может использовать и руководитель, и начинающий предприниматель и любая домохозяйка. Меняется только конкретика, так как у каждого вида деятельности своя специфика. В стандартном своем варианте чек-лист - это перечень действий и задач. Но если это необходимо, можно составить его в виде списка каких-то отдельных предметов. Многие ведут списки покупок - а это, по сути, тоже чек-листы, так же как и любой кулинарный рецепт, записанный столбиком в виде набора компонентов с рекомендациями по дозировке. Между прочим, практически во всех заведениях общественного питания такие напоминания висят на кухне для поваров, чтобы те могли готовить быстрей, пользуясь подсказками по весу порции и каждого конкретного продукта, используемого в определенном блюде. Чаще всего чек-лист создается для одного человека, но если определенная задача будет решаться группой лиц, список также выручит. В этом случае необходимо разбить дело/конечную цель на подпункты, каждый из которых будет выполнять один сотрудник. Далее каждая задача закрепляется за определенным исполнителем и при необходимости тот расписывает ее для себя поэтапно в личном чек-листе.
Общие правила составления
Если вы хотите стать продуктивнее и успевать больше без лишней суеты, самое время попробовать составить свой первый чек-лист. Такой план должен иметь четкую структуру и привлекательный внешний вид. Желательно также соблюдать временную последовательность (отказаться от нее можно, если все задачи бессрочные). Избегайте длинных пунктов, желательно, чтобы каждая задача выражалась 3-4 словами, и обязательно используйте глаголы. Как составить чек-лист, который будет работать? Все просто - выберете удобный для себя формат: бумага, заметка в телефоне или файл на компьютере. Всего у вас должно быть две колонки, в первой будет записан номер и сформулирована сама задача, а во второй - ставится отметка по мере выполнения. Специалисты советуют не вычеркивать сделанные дела, а именно помечать их галочками или крестиками.
Формулируйте задачи правильно
Для того чтобы ваши чек-листы действительно начали работать, важно научиться верно формулировать задания. Дела, выполняемые регулярно, можно не расписывать на подпункты, а вот разовые задачи и поручения желательно разбивать на подпункты. К примеру: переговоры с новыми клиентами желательно записать как минимум с 3 пометками, выделив для себя те темы, которые обсудить необходимо. Если же вам необходимо отправить ежедневный отчет, пишем задание одним пунктом. Обязательно записывайте все, что вы действительно можете забыть. Для сокращения времени выполнения дел можно также делать в чек-листе и развернутые пометки, к примеру, вносить контактную информацию тех, с кем вы планируете связаться.
Некоторые специалисты по деловому планированию советуют записывать в чек-лист задачи так, как будто они уже выполнены. Соответственно писать не «надо сделать…» а «….сделано!». Это достаточно эффективный, с точки зрения психологии, прием, однако к нему потребуется привыкать некоторое время. Удобно использовать и систему маркировки. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант: текстовыделители, подчеркивание. Но постарайтесь не увлекаться выделением, иначе у вас получится слишком пестрый и яркий чек-лист. Заполнение списка дел следует вести одним цветом, а для выделения используйте не более двух цветов, отмечая действительно самое важное.
Не пытайтесь успеть все
Популярный вопрос среди тех, кто только начинает работать со списками дел: чек-лист - что это, план работы на неделю или ежедневный? Долгосрочные цели и дела необходимо записывать отдельно. Чек-лист же - это мини-список, рассчитанный на один день. Общее количество пунктов не должно превышать 20. В противном случае вы или не справитесь или переутомитесь, а эти оба варианта не имеют ничего общего с продуктивностью. Составление чек-листа может стать регулярным вечерним или утренним ритуалом. В конце дня самое время просмотреть свой список и понять, все ли намеченные дела были выполнены в нужном объеме.
Проверка обязательна
Итак, предположим, вы закончили составление своего первого чек-листа. Что же делать дальше? Все просто, теперь самое время внимательно его прочитать и проверить. Во-первых, важно действительно ничего не забыть и не упустить. Во-вторых, во время проверки вы можете что-то скорректировать и дополнить при необходимости. И только если вас все устраивает, можно брать чек-лист в работу. Постарайтесь не забывать своевременно ставить пометки о выполнении дел. Если вам кажется, что создание чек-листов - это долго и сложно, спешим вас разубедить. Для удобства можно хранить некоторые шаблоны, к примеру, списки для сбора вещей в командировку, или основные задания на каждый день (при условии, что они повторяются). В среднем заполнение чек-листа занимает не более 10-15 минут вместе с проверкой, важно только выбрать время, когда вас никто и ничто не будет отвлекать.
Инструмент для анализа
Чек-лист - это не только инструмент для напоминания и повышения продуктивности. Использовать списки дел можно и в корпоративной среде. Руководитель может составлять чек-листы для своих подчиненных и с их помощью отслеживать и контролировать процесс выполнения задач. Пригодится данный инструмент и в том случае, если вы только начинаете работать над собой, ищете наиболее подходящие методики и варианты распределения дневной активности. В этом случае также необходимо ежедневно проверять количество или процентное соотношения выполненных дел и нерешенных задач и далее формировать новую программу на следующий день на основе полученных результатов. Получается, что на вопрос: «Чек-лист - что это такое?» можно ответить следующим образом: инструмент для повышения и оценки продуктивности.
Это список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, вы, команда или специалист, можете узнать о состоянии или корректности выполнения этой работы.
Работая над проектом, ловили ли вы себя на мысли, что повторяете очевидные ошибки уже не в первый раз? Или замечали, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же ошибки, напрасно тратя время?
Чек-листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек-листы для официантов, пилотов, маркетологов, веб-дизайнеров.
Нижеприведённые правила для чек-листов помогут вам и вашим сотрудникам создавать полезный и качественный продукт.
Правила составления чек-листов
- Один пункт - одна операция
Пункты чек-листа - это минимальные полные операции. Например, заказать изготовление визиток и доставить визитки в офис - это 2 разных операции. Поэтому в чек-листе они отображаются отдельными пунктами:
- визитки заказаны;
- визитки доставлены в офис.
- Пункты написаны в утвердительной форме
Цель чек-листа – проверка готовности задачи, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - «заказаны, доставлены». Сравните формулировку: «заказать визитки» и «визитки заказаны». Второй вариант требует большей ответственности.
- Оптимальное количество пунктов - до 20
Чек-листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек-лист.
Эффективное внедрение чек-листов:
- Тестирование
После составления чек-листа пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.
- Оформление
Чек-лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятнее работать.
- Удобный доступ
Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек-лист заполняется каждый день).
Читайте також: Топ - 30 сайтов Уанета за август 2018
Преимущества использования чек-листов:
- структурирование информации у сотрудника. При записывании необходимых действий у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач;
- повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять несколько раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек-лист для самостоятельной работы;
- высокий результат, уменьшение количества ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек-листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности;
- взаимозаменяемость сотрудников;
- экономия рабочего времени - сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.
Андрей Маноха, креативный директор интернет-агентства UaMaster
В мире веб-дизайна постоянно появляются новые тенденции, которые, в последствии, набирают большие обороты. Кто забудет про параллакс скроллинг, появившийся несколько лет назад, и который популярен до сих пор? Хотя в последнее время, страницы с длинной прокруткой обращают на себя больше внимания посетителей сайта.
Одна из тенденций, которая не получила большого признания, по сравнению с другими, и пользовалась кое-какой популярностью лишь некоторое время - это карточный дизайн.
Самый популярный веб-сайт, который демонстрирует эту тенденцию в дизайне - это Pinterest, но есть и другие сайты, которые часто используют этот подход к дизайну, и надо отметить, что по уважительной причине. Когда посетители просматривают сайт, который использует эту технику проектирования, они сразу же замечают порядок и хорошо организованную структуру за таким простым, но в тоже время элегантным, подходом к дизайну.
В использовании такого подхода к дизайну на вашем собственном сайте есть множество преимуществ.
Грид- подход к информационной архитектуре
Когда вы смотрите на любой карточный дизайн, нельзя не увидеть в ее основе сетку. Это потому, что каждый край карточки действительно состоит из различных сеток в большой, хорошо организованной системе, что способствует большей согласованности и гармонии в том, как сайт выглядит.
Это, в свою очередь, значительно помогает информационной архитектуре сайта. Информационная архитектура - это интеллектуальный порядок и очередность, в которой ваши посетители воспринимают информацию сайта, в идеале в соответствии с целью каждой страницы и в целом, всего сайта.
Подумайте: карточный дизайн «направляет глаза» ваших посетителей по логической цепочке. Каждая карточка является частью строки или столбца, которая направляет поле зрения посетителей вдоль однородных горизонтальных и вертикальных линий. Такое расположение помогает посетителям понять, какая часть информации важнее.
Возьмем, например, Contrastly, журнал, посвященный фотографии. Следование его макету из сетки / карточки, поможет вам понять, что важнее, в информационной иерархии. Новейшие статьи размещены на верхней строке, в то время как старые статьи появляются в нижнем ряду. Новизна, как правило, связана с большей важностью, так что следование этому убывающему порядку в карточной системе позволяет пользователям быстро понять, какое содержание важнее. Таким образом, они могут расставить приоритеты - в каком порядке читать эту информацию.
Сильная зависимость от изображений
Мы слышали старую поговорку о том, что люди любят глазами, столько раз, что она стала уже избитой, хотя в карточном дизайне, она приобретает новый смысл. Карточный дизайн опирается почти исключительно на визуальные модальности; любая копия на той же странице, как правило, вторична по отношению к визуальной, с точки зрения информационной архитектуры.
Использование картинок - это сильная сторона карточного дизайна, потому что исследования подтверждают, что именно изображения продвигают веб-дизайн. Например, и высококачественные фотографии и использование человеческих лиц на снимках повышают коэффициент конверсии. На самом деле, кроме всего сказанного выше, есть еще несколько способов, в которых, если использовать изображения в дизайне, можно увеличить коэффициент конверсии вашего сайта.
Иными словами, акцент на использовании изображений делает карточный дизайн более привлекательным для посетителей. Это не совпадение, что Pinterest, согласно Alexa, 15-й самый популярный сайт в США
Глядя на результаты Pinterest, после того как мы набрали в поисковике слово «еда», можно увидеть, что изображения - это первое, что привлекают глаз, когда вы находитесь на сайте. Вам все равно, что написано под фотографиями, по крайней мере, не дело первой важности. Высокое качество, ослепительные картины, привлекающие ваше внимание, и только потом, приняв решение, вы хотите узнать больше (но уже с подачи этой картинки), для чего вы в итоге и читаете описание.
Улучшенный пользовательский опыт
Любой дизайнер должен вам сказать, что пользовательский опыт - это самое главное. Это те, для кого мы должны проектировать, в первую очередь. Другая причина в том, что карточный дизайн так хорошо резонирует, и будет продолжать делать это в обозримом будущем, потому что он помогает пользовательскому опыту. И именно это заставляет посетителей сайта продолжать возвращаться, и который в свою очередь помогает им проводить больше времени там, что, наконец, приводит к большему количеству переходов!
Большой опыт пользователя сосредотачивается вокруг людей, которые в состоянии находить нужное им на вашем сайте без каких-либо преград; в основном, они должны найти то, что они хотят, и найти сразу и без какой-либо головной боли.
Dribbble - это сайт, который хорошо это понимает, потому что его разработчики использовали карточки, чтобы сделать пользовательский опыт проще и лучше. Этот сайт хорошо известен в онлайн творческом сообществе в качестве образца для создаваемого пользователями искусства.
Идея сайта состоит в том, чтобы люди любовались иллюстрациями, графиками и изображениями всех видов, так что карточный дизайн действительно наиболее подходящий способ для реализации такой идеи. Так как изображения привлекают глаз посетителя эффективно и немедленно, пользовательский опыт значительно усиливается, когда посетители могут быстро просмотреть карточки в макете сетки, чтобы увидеть, какие из них заинтересовали их. Как только они видят то, что их интересует, они могут мгновенно нажать на карточку, чтобы присмотреться.
Сайт, подобный Dribbble позволяет посетителям найти нужное место супер-удобным способом. Это воплощение большого опыта пользователя!
Идеален для мобильного дизайна
Вы, возможно, слышали, что мобильные устройства уже обогнали настольные компьютеры на огромное количество пользователей. Только в 2015 году в США, использование мобильных цифровых средств массовой информации доходит до 51% по сравнению с настольными компьютерами, у которых 42%. Карточный дизайн подходит идеально, поскольку он принимает во внимание эту тенденцию будучи легко совместимым с «отзывчивыми» фреймворками. Потому что карточки предлагают контент «легко усвояемыми кусками», что облегчает отображение на мобильных фреймворках.
Посмотрите на карточки с этой точки зрения: их форма и размер - это практически мимикрия формы и размера смартфона или планшета. Конечно, не совсем идеальное сходство из-за большого числа различных доступных моделей, но все равно довольно близкое сходство, если смотреть с точки зрения соотношения сторон.
В результате, карточками никогда не перестанут пользоваться, пока спрос на мобильные устройства и интернет растет, и нет никаких признаков сокращения использования карточек в ближайшее время.
Это не просто очередная причуда
Проблема с некоторыми тенденциями в дизайне состоит в том, что они превращаются в причуды, что делает их недолговечными и незапоминающимися. Хотя, карточный дизайн, возможно, исключение! Из-за большого количества практического применения и преимуществ, которые он предлагает, он станет только более популярным со временем. Это означает, что он «выживет».
Он обеспечивает согласованность в информационной архитектуре сайтов и поддерживает одержимость пользователей четкими изображениями, что в свою очередь выступает как способ увеличения посещаемости сайта. Следовательно, весь пользовательский опыт также получает огромную пользу от карточного дизайна просто потому, что он на самом деле облегчает пользователям поиск того, что им нужно на сайте. Благодаря росту мобильного интернета в последние пару лет, этот подход к дизайну становится одним из основных, и с которым все больше и больше людей сталкиваются и наслаждаются.
Идея карточек в действительности старая концепция, но ей дали еще одну попытку и обновили до нового подхода в веб-дизайне. Это просто пример, чтобы показать вам, что дизайнеры с креативным мышлением могут взять что-то старое и мирское и превратить его во что-то чрезвычайно актуальное и полезное в 21-м веке.
