Пенсионная программа для сдачи сзв м. Как подготовить и сдать отчет сзв-м. Образец заполнения сзв-м

Страхователи, которые представляют индивидуальные сведения на 25 и более застрахованных лиц, обязаны подавать форму (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). А чтобы быть уверенным, что электронная форма не содержит ошибок, неплохо бы провести проверку СЗВ-М. Ведь никому не хочется получить в отношении отправленной формы.

Решение простое - можно воспользоваться программой проверки СЗВ-М, разработанной Пенсионным фондом. Скачать ее можно с федерального сайта ПФР .

Кроме того, свои варианты программных средств для проверки файла СЗВ-М предлагают и некоторые региональные отделения Фонда.

Все эти программы доступны совершенно бесплатно. Но нужно помнить, что периодически они обновляются. Соответственно, необходимо следить за обновлениями и не забывать устанавливать их на свой компьютер.

СЗВ-М - 2016: проверка с помощью ПО на практике

Провести проверку отчета СЗВ-М можно, прогнав сформированный xml-файл через скачанную проверочную программу. В результате проверки программа выдаст протокол, который, конечно, может быть и отрицательным. Выявленные ошибки при проверке СЗВ-М, естественно, нужно исправить. А если программа выдаст предупреждения, это не страшно. С такими неточностями отчет должны принять.

Еще один вариант - провести проверку СЗВ-М онлайн. Те же организации, которые предлагают программное обеспечение по подготовке разного рода отчетности, зачастую предоставляют своим клиентам и будущим клиентам возможность проверить свой СЗВ-М прямо на сайте (в том числе и до приобретения их программных продуктов, по крайней мере в первый раз или первые несколько раз). В этом случае вам не придется даже ничего скачивать. Можно сформировать СЗВ-М любым способом на своем компьютере (главное, чтобы в итоге у вас появился xml-файл) и пропустить его через приложение на сайте.

Так что тестирование СЗВ-М через программы можно провести разными методами.

Камеральная проверка СЗВ-М

После того, как ваш отчет СЗВ-М будет принят и из ПФР придет положительный протокол, ему останется пройти еще одну проверку - камеральную. Ведь полностью заменить специалистов Фонда программа по приему СЗВ-М на данный момент не может.

Каждое предприятие должно сотрудничать с ПФР (Пенсионный фонд России) вовремя сдавая всю отчетность на своих работников. Начиная с 2011-го года предоставлять отчетность требуется каждый квартал. Так и возникла необходимость автоматизировать процесс сбора и сдачи информации в ПФР.

Сегодня программное обеспечение для отправки отчетов по сотрудникам в ПФР используется практически на всех современных предприятиях. Перед начинающим предпринимателем стоит трудный выбор подбора необходимого софта. Необходимо понять, какая из всех программ обработки и сдачи отчетности в ПФР на данном конкретном предприятии принесет больше всего пользы.

Согласно действующему законодательству сдавать отчетность можно лично либо в электронной версии. Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить соответствующее соглашение с контролирующими органами.

Последние годы государственные структуры все больше склоняют предприятия к переходу на электронный документооборот. Это стало возможным благодаря появлению специальных операторов связи.

Однако эти операторы не всегда бесплатные. У некоторых даже возникают ассоциации с платными дорогами. Хотя существуют и бесплатные версии.

Возможность перейти на электронный оборот пока не обязательна. Каждое предприятие вправе само выбирать как ему вести свою документацию.

Для предоставления документов в контролирующие органы в электронном виде должно быть соблюдено минимум 3 условия:

1. Наличие нужного программного обеспечения для сбора информации и предоставления отчетности;
2. Программы для передачи всех отчетов в контролирующие органы;
3. Наличие квалифицированной электронной подписи.

Кроме заполнения всех документов в этих программах есть возможность также передавать информацию в контролирующие органы.

К главным функциям программного обеспечения относится:

• подготовка достоверной информации;
• создание заявления;
• подготовка информации индивидуального характера;
• создание нужных пакетов документов;
• группирование документов по категориям;
• вывод документов (в случае если требуется бумажная копия);
• печать необходимых сопроводительных документов;
• передача отчетности в органы контроля;
• проверка составленного отчета;
• правка составленного отчета.

Перечень на 2018 год

Программное обеспечение для ведения отчетности подбирается руководителем в зависимости от необходимых функций. Софт может обладать только одной функцией (например, только передача) либо совмещать в себе все функции сразу, от составления документов до их передачи

К преимуществам использования программ для сдачи отчетности относится:

• сдать документы можно до 21 часов (в то время как бумажные версии принимаются только до 18:00, далее ПФР заканчивает свою работу, и отчеты не принимаются);
• сдавать можно прямо из своего офиса;
• если руководителя нет на месте, сдать отчеты можно и не дожидаясь, пока он поставит печать.

Для подготовки документов

В программах подобном программном обеспечение есть функция заполнения и составления отчетности. Часто информация загружается прямо из софта по ведению бухгалтерской отчетности.

Важно проверить, чтобы формат бухгалтерской программы совпадал с форматом софта для заполнения электронной отчетности.

Если на предприятии работает более 25-ти сотрудников, то отчетность должна подаваться строго в электронном формате. Чтобы подать электронную отчетность необходимо:

• сформировать требуемый пакет документов;
• проверить и исправить все недочеты;
• проверить отчеты на наличие вирусов и опасного ПО;
• передать в зашифрованном виде в органы ПФР.

Для сдачи отчетности

Специальные программы разработаны специально для подготовки, проверки и сдачи отчетности. Посетив официальный сайт ПФР (Пенсионного фонда России) можно получить рекомендованное программное обеспечение бесплатно. После того как отчет будет отправлен с помощью одной из программ, из фонда на обратный адрес придет письмо о получении. Если же замечены какие-либо ошибки, вместо письма о получении данных, вы получите письмо с указанием ошибок и просьбой об исправлении. В указанные в письме сроки нужно исправить и сдать отчет.

В конечном итоге страхователь из ПФР получает протокол для контроля отчетности. Он официальный, так как заверен электронной подписью подразделения ПФР. В ответ требуется отправить этот же протокол, но уже подписанный самим страхователем. Данные действия подтверждают, что документ был получен.

Для проверки

Для проверки составленной отчетности необходимо использовать два важных программных обеспечения, это CheckXML и CheckPFR. Они рекомендованы для использования постановлением правления ПФР. Приложения утверждают формы необходимой документации по персонифицированному учету и определяют формат для уже готовых файлов. Для страхователей программы предоставляются бесплатно.

Благодаря им легко проверяют готовые отчеты. В них есть встроенный классификатор адресов. Они покажут все ошибки в уже готовом отчете.

CheckPFR и CHECKXML

Программные приложения CheckXML и CheckPFR сейчас довольно распространены благодаря отличной функциональности. Благодаря им можно проверить уже завершенную отчетность для ПФР. После чего отчетность можно свободно отправлять через интернет или сдавать на носителе информации. Данные программы позволяют вам быть уверенным в том, что вся отчетность была правильно составлена. То есть такая отчетность в которой нет совершенно никаких ошибок будет сразу без каких то возражений принята сотрудниками ПФР.

Данные программы для проверки отчетов по страховым взносам рекомендует для использования Пенсионный фонд РФ. Ра рабочей станции плательщика эти программы должны быть размещены одновременно и в обязательном порядке вовремя обновляться.

Скачайте ПО и установите его в отдельный каталог. Чтобы протестировать файлы войдите в программу и укажите путь к файлам с отчетами, которые нужно проверить.

1. Войдите в меню в раздел «Данные».
2. Нужно нажать на «Тестирование Файла ПФР» .
3. После можете выбрать непосредственно файлы, которые нужно протестировать.

Итогом проверки в новом окне является протокол, который позволяет определить наличие или отсутствие ошибок. Все допущенные при оформлении ошибки, включая сформированные ранее файлы и документы учета, распределяют по коду грубости.

• 10 – ситуация встречается не очень часто, но все-таки встречается, такой файл могут принять без какого-либо предупреждения;
• 20 – такая ситуация, несомненно, возможна, но она требует исправления;
• 30 – блоки и элементы расставлены неправильно, кроме того некоторые обязательные части отчетности могут полностью отсутствовать;
• 40 – в отчетности использованы недопустимые для этого коды и символы;
• 50 – вся структура файла неправильная, грубая ошибка.

Если программы после проверки показали, что в файле присутствуют ошибки, территориальные органы ПФР его не примут.

Что проверяет

Данные виды программного обеспечения позволяют правильно составить и отправить сразу несколько видов отчетов. Это значительно экономит затрачиваемое время и защищает от допущения различного рода ошибок при составлении. Из общей базы организации автоматически загружается вся информация для документов (бухгалтерских, налоговых и пенсионных).

Итак, что именно проверяют эти два вида программного обеспечения?

CheckPFR

1. Такие пакеты документации для персонального учета СЗВ-6-1, АДВ-6-2, СЗВ-6-4, СПВ-1, СЗВ-6-2, АДВ-11.
2. Такие формы ежеквартальной отчетности как , РСВ-2 и РCВ-3.
3. СЗВ-М.

Это программное обеспечение проводит проверку следующих файлов, вступивших в действие с 2010-того года.

1. Форма РСВ-1 квартальной отчетности.
2. Такая документация учета как СЗВ-6-4, АДВ-6-5, АДВ-6-2, СПВ-1.
3. РСВ-2 и РСВ-3

Кроме этого программа проверяет файлы для ПФР со следующими содержащимися в них документами:

• данные анкет;
• отдельная для каждого информация о заработке и стаже работы формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, АДВ-6-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2;
• ведомости о начислении взносов в страховой фонд;
• заявления о предоставлении копии страхового свидетельства и об его дальнейшем обмене;
• справки в случае смерти;
• формы взносам в страховой фонд по добровольному согласию.

Последние изменения

Как уже было указано ранее данные программы необходимо в обязательном порядке обновлять.

1. Классификатор ОКВЭД-2 был изменен.
2. Справочник всех адресов КЛАДР был обновлен.
3. Если даты рождения в смертельных свидетельства были до 1900, но не до 1880, то в итоге выдается предупреждение под номером 20. Оно классифицируется слишком старой или особой датой. Хотя раньше в этом случае выдавалась ошибка.
4. Проверка соответствия кода для расчетных документов 2014-того и 2015-того года отменена.
5. В данных о рождении в подразделе «Место рождения» возможно указание всех 4 элементов данного блока. В этом случае ошибка системой не выдается.

В программе CheckPFR:

1. Проверка документации СЗВ-М реализована в соответствии с требованиями обновлённого формата, который утвержден постановлением управления ПФР. Речь идет о постановлении, об утверждении новых сведений для ведения отчетности как индивидуального, так и персонифицированного характера.
2. В форме СЗВ-СТАЖ осуществлены проверки по альбому форматов инфообмена.

Где найти последнюю версию и как ее обновить

Последняя версия этого программного обеспечения находится на официальном ресурсе Пенсионного фонда России. Там же вы найдете подробную информацию о том, что они собой представляют, что необходимо для запуска и другое.

Важно помнить, что обновление программ не происходит автоматически. Они не оснащены своей системой обновления. Поэтому каждый раз, перед тем как отправлять отчетность, требуется проверять не вышли или новые версии. При наличии новой версии, важно удалить предыдущую.

Чем CheckUFA отличается от CheckXML? Узнайте из данного видео.

Все страхователи, которые сдают на своих работников сведения по форме СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п) в электронном виде, знают, что ПФР разработал и утвердил электронный формат СЗВ-М. В нем перечислены технические требования к данным, указываемым в отчете, к имени файла и т.д. (Приложение к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).

Конечно, человеку без соответствующего образования достаточно сложно разобраться в документе, определяющем, каким должен быть формат файла СЗВ-М. Ведь специальных терминов и иностранных слов в нем хоть отбавляй. Однако даже поверхностное знакомство с Распоряжением ПФР может избавить страхователя от некоторых ошибок при сдаче электронных СЗВ-М.

СЗВ-М: формат xml

В каком формате сдавать СЗВ-М? В данном случае под словом «формат» понимается расширение файла, которое указывается в конце его названия после точки.

Так вот сдается электронная форма СЗВ-М в формате xml (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р). Это важный нюанс, который вы можете проконтролировать при подготовке файла, но вряд ли сможете исправить, если по каким-то причинам программа будет формировать файл с другим расширением. Поэтому если что-то будет не так с форматом, лучше сразу обратиться в службу поддержки.

СЗВ-М: ошибка в имени файла

Имя файла СЗВ-М должно состоять из нескольких частей, каждая из которых несет в себе определенную информацию. Так, в правильно сформированное имя файла должен быть «вшит» регистрационный номер страхователя, код территориального органа ПФР и другие сведения (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).

Если формат имени файла СЗВ-М не будет соответствовать утвержденной ПФР структуре, то программа выдаст ошибку. Например, может появиться такое предупреждение при подготовке СЗВ-М: «неправильное имя файла отчета» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042» (последние цифры - это код ошибки в одной из программ).

Ранее одной из частых проблем при формировании электронного СЗВ-М было отсутствие в имени файла кода территориального органа ПФР. Другая часто встречающаяся ошибка - неверный идентификатор файла. Это набор букв и цифр в конце имени файла, непосредственно перед расширением документа. Он должен состоять из 12 знаков. Если у вас количество символов меньше, значит, название файла сформировано неправильно. И пора писать письмо в службу технической поддержки или обновить программу. Хотя при использовании некоторых программных средств помогало и ручное исправление ошибки - простое добавление нужного количества символов.

Все страхователи-работодатели с этого года обязаны ежемесячно сдавать на своих работников и лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, форму СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Впервые плательщики взносов подавали ее в ПФР за апрель 2016 года. Указанная форма должна быть представлена в отделение Фонда только в электронном виде, если страхователь подает индивидуальные сведения на 25 человек или более (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Но как сдать отчет СЗВ-М «электронно»?

Конечно, если у вас и до введения обязанности по представлению СЗВ-М по найму работало более 25 человек, для вас это не проблема. Ведь при таких обстоятельствах расчет по форме РСВ-1 вы тоже должны сдавать в электронном формате (ч. 10 ст. 15 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). А вот если вы недавно решили расширить штат и взяли на работу несколько человек, из-за которых встал вопрос о сдаче СЗВ-М в электронном виде (как и РСВ-1), то наши пояснения вам пригодятся.

Как отправить СЗВ-М в ПФР

Как сдать СЗВ-М в электронном формате? Начнем с того, что обязанность по сдаче СЗВ-М в электронном виде означает только то, что вы должны представить эту форму в отделение Фонда не на бумаге. При наличии электронной подписи вы можете скачать форму СЗВ-М, заполнить ее, подписать «электронно», скопировать на съемный носитель информации (например, флешку) и доставить ее в отделение. Там сотрудник ПФР скопирует соответствующий файл и на этом все.

С тем же успехом вы можете заполнить форму СЗВ-М в личном кабинете страхователя на сайте ПФР и даже проверить ее на ошибки. Но опять же через личный кабинет не отправляется отчет СЗВ-М. То есть отправить в ПФР сам файл, как по электронной почте, не получится.

Поэтому если вы хотите не просто заполнять СЗВ-М в электронном формате, но и отправлять его проверяющим по телекоммуникационным каналам связи, то вам нужно подключиться к системе электронного документооборота ПФР через специального оператора. Такие операторы, кстати, нередко предоставляют и программное обеспечение для подготовки пенсионной отчетности. Список операторов связи - удостоверяющих центров, как правило, размещают на сайтах региональных отделений ПФР.