Как вы уже знаете, очень полезной возможностью MS Excel является автозаполнение ячеек типовыми наборами данных. То есть если ввести в ячейку «Апрель», а затем протащить её мышью на несколько соседних ячеек, они последовательно заполнятся названиями других месяцев: «Май», «Июнь» и так далее. Аналогичный фокус проходит с датами, названиями дней недели и даже просто с цифрами, что особенно удобно при нумерации строк таблицы.

Автозаполнение в MS Excel — очень удобная штука. Вписал первое значение, а остальные появятся автоматом

Однако… списки «типовых наборов данных» не ограничиваются примерами выше, верно? При работе с часто используемыми списками городов, артикулов, номеров деталей и т.п., было бы очень удобно иметь свой собственный шаблон для автозаполнения.

Итак, сегодня я избавлю вас от нудной рутины, когда один и тот же список приходится набивать вручную (на худой конец копировать из другого документа) — самое время научится формировать в MS Excel собственные списки автозаполнения!

Создаем пользовательский список автозаполнения в MS Excel

Для начала, неплохо было бы как-то наш будущий список автозаполнения зафиксировать. Вы можете открыть таблицу с уже заполненным примером такого списка или набить его заново на черновике. Лично я начну с черновика и создам простейший автозаполняемый список из четырех пунктов с номерами годовых кварталов: «Первый квартал», «Второй квартал»… итак далее.

Сделали? Теперь выделяем наш список целиком, идем на вкладку «Файл» и выбираем в появившемся меню пункт «Параметры» .

Как только на экран будет выведено окно настроек программы, щелкаем в списке слева пункт «Дополнительно» , прокручиваем экран настроек почти до самого низа и находим кнопку «Изменить списки» .

В открывшемся окне настроек слева мы увидим перечень уже сформированных списков автозаполнения, а внизу выделенный нами ранее диапазон и кнопку «Импорт». Нажмите на неё и увидите, как пустовавшее до этого правое поле окна «Списки» заполнится уже знакомым нам перечнем.

Список автозаполнения Excel по умолчанию. А внизу — диапазон выбранных нами ячеек

Вы можете прямо здесь набить к списку дополнительные пункты — окно справа доступно для редактирования. Если же созданный список вам вдруг станет не нужен, вы смело можете его удалить воспользовавшись одноименной кнопкой в правой части окна.

Пользовательский список автозаполнения готов

Обратите внимание: удалить или редактировать заданные по умолчанию списки автозаполнения MS Excel (месяцы, дни недели и т.п.) — нельзя.

Ну всё, нажимаем «Ок» (и ещё раз «Ок») чтобы применить изменения. Самое время попробовать что у нас получилось. Пишем в первой ячейке «Первый квартал», протягиваем её за уголок… и получаем полностью сформированный автозаполняемый список, с чем вас и поздравляю.

Пользовательский список автозаполнения в действии

Остается только добавить, что вы можете создать любое число пользовательских списков автозаполнения — никаких ограничений на этот счет в MS Excel не заложено.

Списки автозаполнения

Если вы еще не знаете про такой прием в Excel, как автозаполнение ячеек путем протягивания мышью крестика - то самое время это про него узнать. Эта возможность очень полезная. Что дает автозаполнение: допустим вы хотите заполнить строку или столбец днями недели(Понедельник, Вторник и т.д.) . Человек, который про автозаполнение не знает последовательно вводит в каждую ячейку вручную все эти дни. Но в Excel для выполнения подобной операции вам потребуется заполнить лишь первую ячейку. Запишем в неё Понедельник . Теперь выделяем эту ячейку и ведем курсор мыши к нижнему правому углу ячейки. Курсор приобретет вид черного крестика:

Как только курсор стал крестиком, жмем левую кнопку мыши и удерживая её тянем вниз(если надо заполнить строки) или вправо(если надо заполнить столбцы) на необходимое количество ячеек. Теперь все захваченные нами ячейки заполнены днями недели. И не одним Понедельником, а по порядку следования:

для заполнения вниз подобным методом большого количества строк можно не тянуть за крестик, а быстро дважды нажать левую кнопку мыши на ячейке, как только курсор приобретет вид крестика

Напрашивается вопрос: так можно сделать только с днями недели или есть еще какие-то возможности? Ответ - есть, и немалые.
Если вместо левой кнопки мыши, зажать правую и протянуть, то по завершении Excel выдаст меню, в котором будет предложено выбрать метод заполнения: Копировать ячейки , Заполнить , Заполнить только форматы , Заполнить только значения , Заполнить по дням , Заполнить по рабочим дням , Заполнить по месяцам , Заполнить по годам , Линейное приближение , Экспоненциальное приближение , Прогрессия :

Выбираете необходимый пункт и вуаля!
Серым шрифтом выделены неактивные пункты меню - те, которые нельзя применить к данным в выделенных ячейках

Подобное автозаполнение доступно для числовых данных, для дат и некоторых распространенных данных - дней недели и месяцев.
Однако помимо использования встроенных в Excel списков автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма . Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Если Вы используете:

• Excel 2003 , то переходите Сервис -Параметры -Вкладка Списки ;
• Excel 2007 -Кнопка Офис -Параметры Excel -вкладка Основные -кнопка Изменить списки ;
• Excel 2010 -Файл -Параметры -вкладка Дополнительно -кнопка Изменить списки... .

Появится окно:

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК - ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рисунке выше. Нажимаем Добавить .

Так же можно воспользоваться полем Импорт списка из ячеек . Активируем поле выбора, щелкнув в нем мышкой. Выбираем диапазон ячеек со значениями, из которых хотим создать список. Жмем Импорт . В поле Списки появиться новый список из значений указанных ячеек.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.
Созданные пользователем списки доступны из любой книги на том ПК, на котором эти списки были созданы.

Так же см.:
[[Выпадающие списки]]
[[Связанные выпадающие списки]]

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

Довольно часто в ячейках таблицы должны быть практически одинаковые формулы, которые отличаются, например, только буквами в именах ячеек.

Для того чтобы заполнить диапазон ячеек похожими формулами, нужно:
• Ввести формулу в стартовую ячейку диапазона и сделать ее активной.
• Установить указатель мыши на маркер в правом нижнем углу активной ячейки (указатель примет форму крестика).
• Нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить указатель мыши в последнюю ячейку диапазона.
• Отпустить кнопку мыши. Ячейки диапазона будут заполнены формулами, причем формула каждой следующей ячейки будет скорректирована относительно предыдущей, цифры в адресах ячеек будут увеличены на единицу. В самих ячейках сразу появится результат вычислений по формуле. Чтобы увидеть формулу, достаточно выделить ячейку, формула будет отображаться в строке формул.

В некоторых случаях операция заполнения ячеек формулами может дать неверный результат. Например, нужно составить прайс-лист, в котором указывается цена товара в условных единицах и в рублях. Цена в рублях должна пересчитываться по формуле в зависимости от курса USD.

Если в ячейку "C6" прайс-листа записать формулу "=B6*B3" и затем, используя операцию заполнения диапазона, заполнить формулами ячейки "C7:C10", то результат расчета будет неверным.

Причина ошибки в том, что после заполнения диапазона в ячейках находятся неправильные формулы: "=B6*B3", "=B7*B4", "=B8*B5" и т.д., а для правильного расчета в этих ячейках должны быть формулы "=B6*B3", "=B7*B3", "=B8*B3". Для того чтобы в каждой формуле использовалась одна и та же ячейка "B3", нужно запретить изменение индекса в процессе заполнения диапазона. Это можно сделать, указав в формуле, которая находится в стартовой ячейке диапазона "C6", абсолютный адрес ячейки (поставив перед индексом, изменение которого надо запретить, символ $). Таким образом, чтобы в рассматриваемом примере для заполнения формулами ячеек "C7:C10" можно было использовать операцию заполнения диапазона, в ячейку "C6" необходимо записать формулу "=B6*B$3".

Автозаполнение ячеек

Форматирование ячеек

• Выравнивание данных
• Установка параметров шрифта

Задания для самостоятельной работы

Автозаполнение ячеек

Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец

Если несколько первых символов, введенных в ячейку, совпадают с символами, которые уже имеются в этом столбце, то MS Excel автоматически подставляет недостающую часть символов. Автоматическое завершение выполняется только тогда, когда запись состоит из текста или текста и чисел. Эта функция не используется для записей, полностью состоящих из чисел, дат или времени. Данная команда позволяет быстро редактировать и заполнять таблицу .

Если необходимо чтобы запись полностью совпадала, то, как только она появилась в ячейке, нужно нажать клавишу Enter . Если запись нужна не полностью, то дойдя до нужного символа нажать клавишу Backspace (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Автоматическое завершение

Заполнение данными с помощью маркера заполнения

Для заполнения ячеек данными MS Excel может автоматически продолжать ряд чисел, комбинаций чисел и текста, дат и времени по заданному образцу. Для быстрого заполнения ячеек данными нужно выделить диапазон ячеек и переместить маркер заполнения нужную сторону (т.е. заполняется строка или столбец).

После перемещения маркера заполнения отображается кнопка Параметры автозаполнения в виде квадратика, с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек. Так, для заполнения только форматов ячеек (установленное начертания, тип, размер, цвет шрифта) необходимо выбрать вариант Заполнить только форматы (Рис. 3.3.а), для заполнения только содержимого ячейки - вариант Заполнить только значения (Рис. 3.3.б), для копирования данного диапазона – Копировать ячейки (Рис. 3.3.в).

Рис. 3.3 Выбор команд с помощью маркера заполнения

Заполнение активной ячейки содержимым смежной ячейки

Для заполнения смежных ячеек необходимо выделить пустые ячейки, захватывая в выделении и ячейку с данными, снизу, справа, сверху или слева от ячейки, которая содержит данные для заполнения. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Заполнить , а затем в открывшемся списке команду Вниз , Вправо , Вверх или Влево (рис. 3.4).

Примечание . Для быстрого заполнения ячейки данными из ячейки, которая находится сверху или слева, можно воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl +D или Ctrl +R .

Рис. 3.4. Команда Заполнить

Заполнение ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков

С помощью маркера заполнения можно быстро заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков, таких как дни недели, месяцы или годы. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• ввести начальное значение в ячейку
• ввести значения в следующие ячейки, чтобы задать образец заполнения
• выделить заполненные ячейки

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., в первые две ячейки нужно ввести значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8... – последовательность 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2..., то вторую ячейку можно оставить пустой.

Перетащить маркер заполнения по диапазону (до нужной ячейки), который нужно заполнить.

Примечание . Для заполнения в порядке возрастания необходимо перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в порядке убывания – вверх или влево.

Если начальным значением является дата, например, «янв.13», то для получения ряда, состоящего из названия месяцев в том же формате, нужно выбрать команду Прогрессия из меню Заполнить группы Редактирование вкладки Главная (рис. 3.5.) и в появившемся диалоговом окне поставить в поле Единицы переключатель напротив значения месяц .

Рис. 3.5.Диалоговое окно Прогрессия

Пользовательский список автозаполнения

Чтобы упростить ввод определенных последовательностей данных можно создать пользовательские списки автозаполнения. Такой список создается на основе уже имеющегося на листе списка или вводится вручную.

Примечание . Пользовательский список может состоять только из текста или текста в сочетании с числами. Для того чтобы создать пользовательский список, состоящий только из чисел, сначала необходимо создать список чисел в текстовом формате.

Чтобы создать список из существующего необходимо выделить на листе диапазон ячеек, которые требуется включить в список автозаполнения. Нажать кнопку MS Office и выбрать команду Параметры Excel . В появившемся диалоговом окне выбрать группу Основные , а в ней в области Основные параметры работы с Excel нажать кнопку Изменить списки.

В диалогом окне Списки (рис. 3.6) нажать кнопку Импорт (в данном поле указываются адреса ячеек, которые включены в список). Элементы списка автоматически добавятся в виде нового списка. По завершению нажмите кнопку Ок .

Рис. 3.6. Диалоговое окно Списки

Чтобы создать новый список, так же его можно ввести в поле Элементы списка диалогового она Списки . Каждый элемент отделяется друг от друга нажатием на клавишу Enter . Затем нажать на кнопку Добавить и он отразиться в виде списка в поле Списки .

Для удаления списка нужно его выделить в диалоговом окне Списки и нажать кнопку Удалить . Подтвердить удаление и нажать кнопку Ок .

Форматирование ячеек

Для форматирования ячеек: выбор формата данных в ячейке, размещение текста в ячейке, установки типа, размера, цвета шрифта, оформление границ ячейки или таблицы, команда заливки – используются команды вкладки Главная групп Шрифт , Выравнивание , Число или диалоговое окно Формат ячеек .

Выбор формата отображения значения в ячейке

В предыдущей лекции рассматривался вопрос о типах данных: текст, число, формула. С помощью Числовых форматов можно указывать какие значения принимают данные в ячейке, например, денежный формат (2,00р. или $ 2,00), дата (15.07.13 или 15 июля 2013 г.), процентный (20,00%) и другие. Также для каждого формата устанавливаются свои параметры Для этого можно вызвать на экран диалоговое окно Формат ячеек (рис. 3.7) или воспользоваться командами группы Число вкладки Главная (рис. 3.8).

Рис. 3.7. Диалоговое окно Формат ячеек: Число

Рис. 3.8. Команды группы Число вкладки Главная

Помимо команд, относящихся к формату данных, в данной группе можно установить формат с разделителями (разделение разрядности, например, 2 000), увеличить / уменьшить разрядность (количество знаков после запятой, например, 2,35346 – при уменьшении разрядности до одного знака получится 2,4).

Выравнивание данных

Для выравнивания данных можно использовать команды группы Выравнивание вкладки Главная или команды диалогового окна Формат ячеек: выравнивание (рис. 3.9). В области выравнивание указывается расположение данных относительно ячейки по горизонтали и вертикали; в области отображение Переносить по словам можно заполнить данные ячейки в несколько строк, Автоподбор ширины – изменить размер шрифта, если данные оказались больше ширины ячейки, Объединение ячеек – из нескольких ячеек делает одну; в области Ориентация можно указать на какой угол нужно повернуть текст.

Рис. 3.9 Диалоговое окно Формат ячеек: Выравнивание

Установка параметров шрифта

С помощью команд группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячеек: Шрифт (рис. 3.10) можно изменить тип, размер, начертание, цвет шрифта. С помощью команд Надстрочный и Подстрочный в поле Видоизменения устанавливаются верхний (t о) и нижний (t о) индексы.

Рис. 3.10 Диалоговое окно Формат ячеек: Шрифт

Обрамление выделенного диапазона и заливка

На рабочем листе границы таблицы представлены в виде серых линий, которые не выводятся при печати. Для установления нужных границ к созданной таблице применяется обрамление с помощью команды Границы группы Шрифт вкладки Главная . Предварительно выделенную таблицу в MS Excel можно обрамить рамкой и залить ячейки различным цветом.

Предварительно выделив таблицу, в диалоговом окне Формат ячеек: Границы (рис.3.11) можно выбрать тип линии, установить цвет, а затем в области Отдельные указать с помощью мыши только те границы, которые следует установить для таблицы.

Рис. 3.11 Диалоговое окно Формат ячеек: Границы

Для заливки ячейки или группы ячеек используется команда Заливка из группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячейки : Заливка . В последнем можно указать тип узора заливки и его цвет.

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Создайте пользовательский автоматический список, состоящих из любых 4 элементов (например, времен года – зима, весна, лето, осень).

3. Оформите пользовательский список на листе 1 .

4. Переименуйте лист 2 в Факторы .

5. Оформите таблицу по образцу, учитывая расположение текста в ячейках, начертание, установленные границы к таблице:

6. Для данной таблице установите тип шрифта Arial; размер шрифта – 12, цвет – синий.

7. Поверните текст в ячейке В3 на 90 о.

8. На листе 3 создайте произвольную таблицу, в которую включены такие поля как Дата (установите нужный формат), Числовой (установите нужный формат, например, числовой с

указанием два знака после запятой, денежный, процентный). Установите границы к данной таблице и скопируйте ее на лист 1 .

9. Сохраните данный файл под именем Форматирование .

10. Закройте программу.

Если вам необходимо заполнить диапазон набором значений, то можете воспользоваться одним из методов, который состоит во вводе первого значения, написании формулы для расчета следующего значения и копировании формулы.

Например, на рис. 35.1 показан ряд последовательных чисел в столбце А. Ячейка А1 содержит значение 1, а ячейка А2 содержит формулу, которая была скопирована вниз по столбцу: =А1+1

Другой метод заключается в том, чтобы позволить Excel сделать работу, используя удобную функцию автозаполнения.

1. Введите 1 в ячейку А1.
2. Введите 2 в ячейку А2.
3. Выберите А1:А2.
4. Переместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки А2 (так называемый маркер заполнения ячейки) и, когда указатель мыши превратится в черный знак «плюс», перетащите его вниз по столбцу, чтобы заполнить ячейки.

Вы можете включать и отключать это поведение. Если у ячеек нет маркера заполнения, выберите Файл Параметры , перейдите в раздел Дополнительно диалогового окна Параметры Excel. Здесь в области Параметры правки установите флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек .

Данные, введенные в шагах 1 и 2, обеспечивают Excel необходимой информацией для определения типа серии, которую надо использовать. Если бы вы ввели 3 в ячейку А2, то серия бы состояла из нечетных чисел: 1,3, 5, 7 и т. д.

Вот еще один трюк автозаполнения: если данные, с которых вы начинаете, являются беспорядочными, Excel завершает автозаполнение, выполняя линейную регрессию и заполняя диапазон спрогнозированными значениями. На рис. 35.2 приведен лист с ежемесячными значениями продаж за январь-июль. При использовании автозаполнения после выбора С2:С8 Excel продлевает наиболее вероятную линейную тенденцию продаж и заполняет недостающие значения. На рис. 35.3 показаны спрогнозированные значения, а также график.

Автоматическое заполнение, которое также используют автоматизированные системы учета электроэнергии , также работает с датами и даже некоторыми текстовыми элементами, а именно - названиями дней недели и названиями месяцев. В табл. 35.1 приведено несколько примеров типов данных, которые могут быть автоматически заполнены.

Таблица 35.1. Типы данных с возможностью автозаполнения

Вы также можете создавать собственные списки элементов для автоматического заполнения. Для этого откройте диалоговое окно Параметры Excel и перейдите в раздел Дополнительно . Затем прокрутите окно вниз и нажмите кнопку Изменить списки для отображения диалогового окна Списки . Введите ваши элементы в поле Элементы списка (каждый на новой строке). Затем нажмите кнопку Добавить , чтобы создать список. На рис. 35.4 показан пользовательский список названий регионов, которые используют римские цифры.

Для большего контроля над тем, что происходит при использовании автозаполнения, используйте правую кнопку мыши при перетаскивании маркера заполнения. Отпустив кнопку, вы увидите контекстное меню с некоторыми параметрами (рис. 35.5). Элементы, которые доступны в контекстном меню, зависят от типа выбранных данных. Например, если первая ячейка в серии содержит дату, то будут включены связанные с датой параметры.