Автоматическая сортировка писем. Автоматическое распределение писем. Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail

Каждое правило Сортировщика писем имеет действие или набор действий, которые будут выполнены при совпадении заданных условий.

Наиболее распространенное действие – Переместить письмо в папку , его используют для сортировки почты от разных корреспондентов. Однако это далеко не единственное из возможных применений правил сортировки .

Переместить письмо в папку – переместить письмо из исходной папки в указанную вами.

Копировать письмо в папку – создать копию письма в указанной папке.

Экспорт письма – сохранить письмо в файл. При этом можно создать новый файл или добавить текст письма к уже существующему файлу. Помимо текста, программа позволяет экспортировать заголовки письма. Можно сохранить письмо как обычный текст, как файл письма (.MSG или.EML ), как Unix-ящик или как текст , разделенный запятыми (.CSV ).

Создать форматированное письмо – создать письмо на основе шаблона. Вы можете настроить The Bat! так, что при получении важного письма от определенных отправителей будет автоматически создаваться шаблон ответа, который вам нужно будет заполнить.

Напечатать письмо – распечатать письмо. В этом же действии вы можете указать шаблон печати письма.

Извлечь прикрепленные файлы – сохранить файлы, прикрепленные к письму, на жесткий диск. Если в папке назначения уже существует файл с таким именем, вы можете выбрать один из трех вариантов – изменить имя файла, записать его поверх существующего или не извлекать его из письма.

Установить текст заметки – добавить к письму вашу заметку. Вы сможете просмотреть заметки, если добавите в списке писем колонку Заметки или включите опцию Рабочая область -> Автопросмотр заметок (комбинация клавиш Ctrl+Shift+I ).

Удалить письмо – переместить письмо в папку Корзина .

Удалить письмо с сервера – удалить письмо с сервера. При этом письмо останется в программе.

При наведении на действие Флаги откроется следующее меню:

Пометить письмо как прочитанное – используется для входящих писем, поскольку остальные почти наверняка уже помечены как прочитанные.

Снять пометку о прочтении – пометить письмо как новое.

Переключить признак прочтения письма – если применить к прочитанному письму, то оно будет отображаться как новое, и наоборот.

Пометить письмо как отвеченное - письмо получит флажок "отвечено".

Пометить письмо как пересланное - письмо получит флажок "переслано".

Пометить письмо как паркованное – припарковать письмо, чтобы его нельзя было случайно удалить из папки.

Снять пометку парковки – отменить парковку письма.

Переключить признак парковки письма – если применить к припаркованному письму, парковка будет снята, и наоборот.

Пометить письмо флажком – добавить к письму пометку в виде красного флажка. У него нет определенного значения, вы можете использовать его по своему усмотрению.

Снять пометку флажком – отменить установку флажка.

Переключить флажок письма – если применить к письму с флажком, то флажок будет убран, и наоборот.

Назначить цветовую группу – пометить письмо определенным цветом.

Установить высокий/обычный/низкий приоритет – установить важность письма.

В разделе Теги можно:

Установить теги – присвоить письму выбранные вами теги.

Добавить теги – добавить выбранные вами теги к тем, которые уже есть у письма.

Очистить теги – удалить указанные теги письма.

Удалить теги - удалить все теги письма.

Добавить адрес(а) в Адресную книгу – создать в Адресной книге запись с адресом, взятым из письма. Это может быть адрес отправителя и/или получателя, а также любой из адресов в поле Копия , Скрытая копия и/или Обратный адрес . Одновременно можно добавить выбранные адреса в одну или несколько групп.

Удалить адрес(а) из адресной книги – удалить любые из вышеуказанных адресов из Адресной книги. Кроме того, можно удалить адрес из одной или нескольких групп.

Создать новое письмо – создать письмо на указанный вами адрес, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

Отправить автоответ – создать ответное письмо на адрес отправителя, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.

Создать подтверждение о прочтении – создать для автора письма подтверждение прочтения, используя соответствующий шаблон.

Переадресовать письмо – переслать исходное письмо по указанному вами адресу или адресам. Получатели будут видеть, что письмо было переслано. У вас есть возможность включить заголовки письма в текст, отправить его без приложенных файлов и/или прикрепить к тексту письма его же в формате.EML .

Перенаправить письмо – отправить письмо в исходном виде по указанному вами адресу или адресам. Адресаты получат письмо без информации о перенаправлении. Вы можете активировать опцию Не отправлять прикрепленные файлы.

Проиграть мелодию – воспроизводить указанный вами файл.WAV или стандартный системный звук в момент срабатывания правила. Вы можете установить временной интервал, в течение которого программе разрешено воспроизводить эту мелодию.

Запустить внешнее действие – ввести командную строку для внешнего обработчика писем. Только для опытных пользователей.

Напомнить позже – создать в Планировщике напоминание для этого письма. Выберите срок и дополнительные параметры напоминания. Например, можно сделать так, чтобы напоминание появилось, если письма с определенных адресов более недели остаются без ответа.

Создать событие в планировщике – создать в Планировщике событие, которое будет происходить при срабатывании правила. Появившиеся настройки соответствуют окну Редактирования события в Планировщике.

Расшифровка письма – расшифровать исходное письмо. Правило может игнорировать письма без подписи или с недействительной подписью. Выберите настройки сохранения расшифрованного письма – можно заменить им исходное письмо, добавить его в исходную папку или в любую другую папку, которую вы назначите. При необходимости The Bat! автоматически удалит оригинал после расшифровки. Также доступны настройки поведения программы на случай, если письмо невозможно расшифровать.

Экспорт S/MIME подписи или сертификата – экспортировать элементы шифрования письма. Вы можете выбрать, какую информацию нужно извлечь из письма – подпись вместе с сертификатами либо только сертификаты. Также можно записать информацию о подписи в текстовый файл или в файл формата.XML .

Установить параметры пользователя – задать собственные значения для переменных. Только для опытных пользователей.

Когда количество писем и состояние вашей электронной почты начинает нагонять тоску и депрессию. Чтобы навести порядок в онлайн-хранилище переписки и достичь заветных «Inbox Zero», воспользуйтесь советами из нашей подборки.

Найти дзен в папке « Входящие»

Gmail позволяет настроить стиль папки входящей корреспонденции: «По умолчанию», отображать «Сначала важные», «Сначала непрочитанные, «Сначала помеченные» и тип «Приоритетные», сортирующий письма в зависимости от их важности.

Если вы хотите действительно контролировать свою электронную почту, типы «По умолчанию» и Приоритетные» будут самыми полезными: один классифицирует, другой выставляет приоритеты. Вы можете менять вид почтового ящика до тех пор, пока не найдёте подходящий именно вам вариант. Откройте меню Настройки и нажмите на вкладку входящих писем, под которой откроется меню для выбора типа этой папки.

Минуя «Входящие»

Нет никакой необходимости вручную сортировать сообщения для их последующего архивирования. Если вы хотите, чтобы некоторые письма (например, относящиеся к рабочему проекту, счета и т.д.) сортировались автоматически - создайте фильтр, который будет обходить папку «Входящие».

Для этого откройте меню Настройки, нажмите на Фильтры и заблокированные адреса, создайте новый фильтр и введите необходимые параметры, например, все письма со словом «заработок» в теме. После этого вам следует указать, чтобы все будущие отфильтрованные сообщения направлялись сразу в архив, минуя папку входящих писем. Можно настроить так, чтобы отфильтрованные послания автоматически отмечались, как прочитанные.

Ключевые слова

Архивная система Gmail способствует тому, чтобы пользователи никогда и ничего не удаляли. Возможно, в этом есть рациональное зерно, но из-за такого положения дел поиск определённого письма заставляет пробираться сквозь кипы электронных отходов даже в том случае, если они идеально организованы и имеют цветовую маркировку.

Автоматическая поисковая опция Gmail вполне приемлема, но намного лучше взять настройки поиска в свои руки. Если у вас есть письмо и вы полагаете, что оно может пригодиться в будущем, перешлите его себе, добавив несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или предложений . Теперь вместо поиска по параметрам даты вы можете просто ввести ключевые слова/предложения и искомое письмо появится перед вами.

Искать как профи

Если вам нужно найти какое-либо письмо, не имеющее полезных ключевых слов, придётся обратиться за помощью к поисковой системе Gmail. В этом разделе вы найдёте информацию о дополнительных операторах поиска, которые помогут отыскать нужный текст в океане из 20 тыс + старых писем.

• Исключите письма с определёнными ярлыками через фукнцию label: [название лейбла] . Это особенно полезно, когда вы хотите отключить логи чатов. Просто введите label:chats в поле поиска. Также вы можете искать сообщения с определёнными лейблами через +label: [название лейбла] . Операторы + и – также работают с другими поисковыми настройками.
• Отыскивайте письма, отправленные и полученные в определённый период с помощью операторов before:[дд/мм/гггг] и after:[дд/мм/гггг] .
• Ищите прикреплённый файл по его названию или типу с помощью оператора filename:[тип файла]. Например, если нужно письмо с вложенными файлами PDF, введите в типе filename:pdf .
• Обыкновенный поиск не включает сообщения из Корзины или Спама - используйте in:trash или in:spam соответственно. Чтобы поиск проверил абсолютно все папки почты используйте команду in:anywhere .

Выделение цветом

Ярлыки полезны для сортировки и классификации ваших писем в Gmail. Но иногда их действительно сложно прочесть, особенно если перед вами находится бесцветная стена писем. Вы можете сделать письма визуально организованными, используя маркировку цветными ярлыками .

Передвиньте мышку к левой колонке и наведите курсор на ярлык, которому хотите присвоить цвет. Нажмите на направленную вниз стрелку, и перед вами появится меню опций. Наведите курсор на Цвет ярлыка и выберите понравившийся вариант, тем самым задав его для определённого ярлыка. Можно добавлять свои собственные варианты цветов.

Удаление старых вложений

Пользователи Google получают 15ГБ бесплатного места для Gmail, Google Drive и Google+. Если вы обнаружили, что лимит исчерпан – удаление старых писем с большими вложениями станет самым верным решением.

Найти подобные сообщения можно следующим образом: перейдите в поле поиска и нажмите на направленную вниз стрелку, чтобы выполнить расширенный поиск. Пометьте пункт Есть прикреплённые файлы и нажмите на Поиск. Или введите has:attachment в поле поиска. Чтобы найти письма, превышающие определённый размер, независимо от статуса вложения, введите следующие параметры размера расширенного поиска: рядом с размером выберите «больше чем» и введите цифру в байтах, килобайтах или мегабайтах, после задайте поиск.

«Умные» ярлыки

Вы также можете организовать письма, создав дополнительные вложенные ярлыки . Используя их, можно классифицировать письма ещё более точно. Например, вместо того, чтобы помечать сообщение простым «Работа», создайте ветку «Работа>Важные проекты».

Выберите письмо и нажмите на кнопку «Ярлык», создайте новый ярлык и введите его название. Затем поставьте галочку напротив «Разместить ярлык под» и выберите родительский элемент из раскрывающегося меню.

Добавление Области просмотра

Добавление опции предварительного просмотра в папке входящих писем поможет сортировать их намного быстрее, без необходимости открывать каждое отдельно .

Откройте меню Настройки и зайдите во вкладку «Лаборатория», которая уже достаточно продолжительное время находится в бета-версии и предлагает множество пока ещё экспериментальных функций. Найдите пункт «Область просмотра» и включите его. После того, как вы сохраните новые настройки, рядом со значком шестерёнки появится кнопка «Показать несколько папок». Нажимайте на нее, когда захотите включить или отключить Область просмотра, а также поменять её параметры.

Чат с правой стороны. Done

Чат справа – ещё одна экспериментальная функция Gmail и отличная возможность разгрузить левую часть экрана. Зайдите в «Лабораторию», найдите функцию «Чат с правой стороны», активируйте её и сохраните изменения. После этого чат переместится в правую часть экрана, освободив левую колонку.

Настройки отображения ярлыков

Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков зайдите во вкладку Ярлыки в настройках. Там указан список: Системные ярлыки, Категории, Круги и другие, созданные вами. Можно выбрать следующие варианты: показывать или не показывать ярлыки, отображать, только если есть непрочитанные сообщения. Выберите настройку для каждого отдельного ярлыка и сохраните изменения. Если вы решили скрыть все ярлыки, то появится новая настройка: «Ещё» в левой колонке.

Используйте псевдонимы электронной почты

Вы получаете дополнительную возможность сортировать письма с использованием псевдонимов электронных адресов. Просто добавьте +any.alias к адресу после имени пользователя, но перед @gmail.com. Вы по-прежнему будете получать письма в свою папку входящих, потому что отправка сообщения на «[email protected]» аналогична отправке сообщения на «[email protected]» или «[email protected]».

Псевдонимы часто используются чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, «[email protected]»), но вы также можете использовать их для фильтрации важных писем .

Автоматическая пересылка важных сообщений

Сначала нужно добавить адрес для автоматической переадресации, для чего лучше заручиться согласием получателя. Скорее всего, адреса для переадресации будут принадлежать кому-то из ваших родственников, коллег или вам самим. Выберите вкладку Пересылка и POP/IMAP в настройках , добавьте нужный адрес электронной почты для пересылки и нажмите След. Подтверждение по электронной почте вместе с проверочным кодом будет отправлено на данный адрес. Вы или другой получатель должны перейти по ссылке в подтверждающем письме, после чего начнёт работать автоматическая пересылка.

После настройки переадресации можно создать и фильтры через вкладку фильтров и заблокированных адресов в настройках. Создайте фильтр в соответствии с новыми запросами, на следующем экране настройте пересылку на выбранный для определённых сообщений адрес.

Постичь мастерство «отфильтровывания»

Фильтры становятся по-настоящему действенным в том случае, когда вы используете их креативно. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрация сообщений от определённого отправителя или доменного имени и их последующая отправка в нужную папку), пора познакомиться с другими интересными вариантами.

• Используйте filename:[тип файла] чтобы создать фильтры для разных типов медиа. Например, filename:jpg | filename:png чтобы отправлять все сообщения с прикреплёнными фотографиями в папку для фото.
• Фильтруйте сообщения, которые содержат ваш адрес электронной почты в полях «От» и «Кому» и отправляйте их в нужную папку. Теперь вы сразу будете находить свои заметки/напоминания/to-do списки в одном определённом месте.
• Создайте хештег (например, #неудалятьникогда ) и специальный резервный аккаунт Gmail для особо важных писем, которые нельзя пропустить или потерять. Затем установите фильтр, который будет автоматически пересылать письма с данным хештегом на резервный аккаунт.

Как и обещали, продолжаем рассказывать о возможностях фильтрации писем в Почте Mail.Ru. В нашей статьи мы рассказали о том, как создать свой фильтр и поделились несколькими ситуациями, когда они будут особенно полезными.

Сегодня рассказываем про автоматическую фильтрацию писем и рассылок. Поехали!

Автоматическая сортировка рассылок

В Почте Mail.Ru вы можете натроить быструю сортировку рассылок и уведомлений от интернет-магазинов и социальных сетей.

Для этого перейдите в раздел «Правила фильтрации» в настройках. Нажмите на кнопку «Отфильтровать рассылки».

В сплывающем окне вам будет предложено рассортировать все рассылки, которые были найдены в вашем почтовом ящике. Распределите отправителей в нужные папки, перетаскивая названия сайтов. По умолчанию это «Входящие», «Рассылки», «Скидки», и «Спам». Также вы можете создать дополнительную папку.

Быстрая настройка правила фильтрации через список писем

На самом деле, в Почте Mail.Ru есть несколько вариантов быстрая настройки фильтров на входящие письма. Рассмотрим каждый из них подробно.

Самый простой вариант - выделить несколько писем от конкретных отправителей и перенести их в нужную папку, которую вы можете создать предварительно.

• Для этого на списке писем выделить несколько писем и «потяните» их в нужную папку, как показано на картинке ниже.

• После в правом верхнем углу вам будет предложено перемещать автоматически письма от этих получателей в выбранную папку. Соглашайтесь, не пожалеете.

• В сплывающем окне вам необходимо подтвердить ваши действия и создать правило фильтрации. Для этого нажмите на кнопку «Перемещать автоматически».

При создании правила фильтрации вы можете также задать другие критерии для писем от этих получателей, например, помечать письма как прочитанные. Для этого нажмите на кнопку «Настроить», как показано на картинке выше.

Создание правила фильтрации через горячие клавиши

Также правило фильтрации можно создать быстро при помощи горячих клавиш. Для этого воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+L на странице чтения письма .

Узнать полный список горячих клавиш в Почте Mail.Ru можно, воспользовавшись сочетанием Shift+?.

Я обожаю обкатанные схемы - рассказы о том, как люди создали систему, организовав пространство и вещи вокруг себя, адаптировали сервисы и приложения под свои нужды и выжали из них максимум.

Чем проще инструмент, тем проще сделать его по-настоящему своим - и тем интереснее читать о том, как это получается у остальных.

Так выглядит список моих фильтров в Gmail. Рабочие письма и уведомления от трекеров сортируются в папки проектов, письма от магазинов сортируются под ярлыки «Шоппинг», письма от назойливого PR, который отказался удалять меня из списков рассылки, отправляются сразу в «Корзину».

Одна из таких базовых систем - электронная почта . Мы все работаем с ней по-разному: у кого-то во «Входящих » тысячи сообщений, а у меня начинается нервный тик, если я вижу в этой папке больше пяти мейлов; кто-то отводит для обработки почты отдельный час утром и вечером, другие проверяют ежеминутно, чтобы ничего не пропустить.

У меня есть несколько работающих правил - если вы делаете покупки в интернет-магазинах, сидите в социальных сетях, используете хотя бы пару приложений для заметок и блогов и переписываетесь не только с тремя подругами, эти правила могут стать вашими.

Всё, что я пишу ниже, актуально для Gmail.com (я пользуюсь только им ровно шесть лет) - но у всех нормальных крупных сервисов есть аналогичные функции.

Я никогда не удаляю письма

За шесть лет мой ящик заполнился только на 71% - со всеми фотографиями высокого разрешения, видео, архивами целых журналов, документами и вложенными файлами, плюс историей всех чатов в Gtalk . В день я получаю под сотню писем - и после того, как они перестают быть мне нужны, вместо кнопки Delete я нажимаю Archive . Письмо отправляется в папку All Mail, и я в любой момент могу поднять историю любой переписки по ключевым словам, тегам, вложениям, имени адресата и датам - поиск в Gmail , разумеется, так же хорош и удобен, как поиск в Google .

Такой подход называется «методом упорядоченного хаоса» и рекомендуется всеми книжками по организации дел и времени. Главное, что нужно не забыть сделать перед архивацией - добавить пару важных тегов (labels). Мои примеры: «Платежи и документы», «Шоппинг», названия проектов, «Ремонт», имена работодателей.

Я не пользуюсь папками

Строго говоря, ни один из пользователей Gmail "а ими не пользуется - только тегами. Это принципиально другой, расслабленный способ хранения информации: одно письмо может одновременно помечено десятком тегов, при этом лежать в All Mail и не маячить перед глазами, призывая к действию.

Вам не нужно вручную сортировать и перемещать письма между папками, пытаясь решить, где им нужно навсегда сохраниться. Если что, вы всегда всё найдёте. Одно письмо может находиться одновременно в нескольких «папках» - например, одно и то же сообщение может содержать в себе «чек», быть «архивом», и быть связанным с путешествием в «Тасманию». Тогда, когда настанет время перебрать все чеки из путешествия, вы сможете отсортировать все письма по принципу «есть тег "Тасмания" и "чек"», а для архива путешествий можно кликнуть на более общий тег.

Да, я всегда ставлю ту самую галочку «Я согласна получать специальные предложения» - иногда даже до того, как сделаю первую покупку. Все хорошие продавцы присылают в рамках своих программ лояльности купоны, именные скидки, специальные предложения, уведомления о клиентских сейлах за три дня до начала официальных распродаж - почему бы ими при случае не воспользоваться?

Главное, чтобы все эти рассылки не попадали в Inbox . Для этого нужно просто создать несколько фильтров (без паники, это три клика): тогда все письма будут складывать в отдельное место, автоматически получать нужные теги и спокойно ждать своего часа, никуда не теряясь по дороге.

Я создаю мелкие фильтры

• Мне пришло письмо от Booking.com, оно в принципе полезно, но читать его прямо во входящих я не хочу, конечно, оно не такое срочное;
• Я нажала на кнопку More и выбрала пункт Filter messages like this ;
• Gmail отсортировал все письма от сервиса, чтобы мы оба убедились, что мне нужно было именно оно.

• A я создала список правил:
  • всегда пропускать папку Inbox (любые рассылки во «Входящих» - это бардак и рассеивание внимания),
  • присваивать таким письмам тег Travel,
  • никогда не отправлять письма с этого адреса в папку «Спам», потому что они всё-таки немного полезны,

• категоризовать их как «Спецпредложения» - это полезно тем, у кого почта от Gmail автоматически сортируется по закладкам, у меня нет, но на всякий случай.
• последняя галочка отбирает все письма, которые уже валяются в ящике, и «причёсывает» их по этим же правилам.

Когда я соберусь что-нибудь купить или куда-то поехать на выходные, я наберу в поиске Gmail название рассылки, тег или адрес магазина и увижу письма со всеми специальными предложениями на одном экране. Можно спокойно собрать купоны на бесплатную доставку и активировать ждущую вас именную скидку и идти в магазин.

Мне достаточно одного адреса

Допустим, ваш e-mail - [email protected] (просто пример).

Все письма, отправленные на адреса [email protected] , [email protected] и даже письма для [email protected] придут именно вам . Точку (или несколько) можно ставить в любое место email-адреса.

Как это может пригодиться? Например, для создания фильтров заранее:

• можно приучить себя оставлять в интернет-магазинах только адрес [email protected] и создать фильтр Gmail: «Все письма, отправленные на [email protected] , нужно помечать тегом «Интернет-магазины», не складывать в Inbox и папку Spam, и сразу отмечать как прочитанные». Или, наоборот, помечать как-то специально, чтобы вам было проще найти уведомление о доставке.
• другой вариант - адрес типа [email protected] - всё, что написано после «+», тоже не считается как отдельный адрес. Здесь может быть небольшая проблема в том, что некоторые сайты об этом знают, и могут не принять такой адрес при регистрации, чтобы вы их письма не фильтровали.

Update, май 2017

С момента публикации этого поста Gmail добавил несколько сервисов - например, запустил своё iPhone-приложение, сделал сервис Inbox , который мне пока так и не полюбился, но надо разобраться, и стал сортировать письма по табам.

Ещё на свете появился очень крутой сервис Unroll.me , который позволяет ещё быстрее склеивать в один длинный рулон спецпредложения и рассылки от магазинов. Но базовые инструкции остаются теми же, так что я просто обновила этот пост и починила поломанные картинки.

Мне 33 года, я живу в Хобарте (Тасмания), работаю в финансовом UX, езжу на скутере, закончила Master of Interactive Multimedia в UTS, Sydney. Люблю котов и кошек.

От того как мы организуем свое рабочее место зависит наша производительность труда. Хаос в бумагах, почте, файлах на компьютере усиливают хаос в голове. Таким образом даже самые простые задачи могут отнимать много времени. А если вдруг вы не найдете в привычной «кучке» нужной бумажки или забудете, где на компьютере лежат прошлогодние шаблоны приказов? Придется потратить кучу времени на поиск, вместо выполнения прямой работы.

Здесь я хочу описать один из способов организации электронной почты. Так как электронная почта является одной из главных «кучек», приводящих к хаосу. Именно этим каналом связи большинство из нас получает большую часть задач или оповещений по своей работе. Как организовать хранение своей почты, чтобы не терять важных писем, не забывать реагировать на новые задачи, не разрываться на сотню «важных» дел?

Многие люди сортируют свою электронную почту по отправителям. В итоге их письма отсортированы по фамилиям и каждая папка содержит переписку с конкретным человеком. Я сначала делал также. Но позже понял, что такой подход не учитывает, что в переписке может учавствовать несколько людей - письма будут разбросаны по разным углам. Так же нельзя точно определить, на какое письмо мы отреагировали (написали ответ, оформили приказ, сделали запрос или другое). А если одно из писем имело важную информацию, которую нужно запомнить на длительный срок? А как потом найти это письмо? Как вспомнить о том, кто его написал?

Еще одной проблемой сортировки по фамилиям становится огромное количество папок, которые следует прокручивать в поиске новых писем.Я использую иной подход. Вся моя входящая корреспонденция делится условно на 3 группы: «входящие», «по категориям»," решенные".

В группу «входящие» падают абсолютно все пришедшие письма. Тут они хранятся до тех пор, пока я их не прочитаю и не предприму на них определенное ответное действие. Пока письмо висит во входящих - за мной числится задача.
После совершения ответного действия (смотря что требовалось: ответное письмо, решение проблем с программой, оформление распоряжения, принятие решения и прочее) письмо перемещается в папку «решенные». Задача по запросу выполнена.

Группа «по категориям» подрразумевает под собой просто несколько папок, в которые вместо группы «решенные» премещаются письма. Например для некоторых проектов письма хранятся в отдельных папках, вся переписка в одном месте. Папки создаютя для отдельных крупных проектов, по особо важным контрагентам. В этой группе так же в отдельные папки выделены автоматически присылаемые письма. Отдельно выделена папка «запомнить», в которой хранится информация, которой пользоваться придется периодически.

Для примера, сейчас структура моей почты выглядит так:
Входящие
-Решенные
-Не интересные
-Запомнить
-Контрагенты
-Автоматические
-Проект1
-Проект2.

Таким образом я не теряюсь в сотне писем, приходящих мне за рабочий день. На каждое письмо идет обязательная реакция или ответ. Ни одно письмо не остается пропущенным или забытым, т.к. пока письмо во входящих - задача не выполнена. По мере выполнения задач, папка «входящие» очищается и всегда остается удобочитаемой. Очень приятно смотреть на папку «входящие» всего с несколькими письмами. Это означает, что аврала нет и можно спокойно работать.

Часто люди, которые очень долго по работе не отвечают даже на самые простые письма их вовсе никак не сортируют или сортируют просто по фамилиям. Можете их об этом спросить.

Теги: электронная почта, организация работы