Автозаполнение в Excel – очень удобная функция, позволяющая значительно упростить как заполнение таблиц данными, так и работу с расчетами и формулами.

Автозаполнение используется в следующих ситуациях:

• Копирование данных в смежные ячейки (например, при заполнении таблицы все ячейки в столбце имеют одинаковое значение)
• Заполнение столбца или строки данными, изменяющимися с определенным интервалом (например, нумерация строк)
• Копирование формул (например, в двух столбцах указана цена и количество товара, для подсчета суммы заказа по каждому товару достаточно посчитать ее в одной ячейке и скопировать формулу для всего столбца)

Как сделать автозаполнение в Excel?

Копирование данных в смежных ячейках

Для того, чтобы заполнить смежные ячейки одинаковыми данными, выполните следующее:

• Наведите курсор мыши на правый нижний угол ячейки до появления знака «+ »
• Зажмите левую кнопку мыши и тяните в нужном направлении, чтобы заполнить ячейки данными

Второй способ автозаполнения в Excel:

• Введите нужные данные в первую ячейку
• Выделите ячейку справа, слева, снизу или сверху ячейки с данными
• Нажмите кнопку «Заполнить» на панели инструментов (Вкладка Главная)
• Выберите направление (вверх, вниз, влево или вправо)

Заполнение последовательностью данных смежных ячеек (числами, текстом, встроенными списками)

Для того, чтобы автоматизировать ввод данных в ячейки, можно использовать встроенные списки, а также автозаполнение последовательностей. Например:

Как сделать автозаполнение такими данными в таблице Эксель?

• Ввести нужные данные в первые две ячейки
• Выделить две ячейки с данными, навести курсор мыши на правый нижний угол, чтобы появился знак «+»
• Зажать левую кнопку мыши, протянуть в нужном направлении

Для удобства работы с таблицами Вы можете создать такой список самостоятельно. Например, с фамилиями сотрудников. Для того, чтобы потом ввести их в столбец, достаточно будет одной фамилии (которая находится первой в списке).

Чтобы создать такой список:

Список будет сохранен в настройках Excel

Копирование формул в Excel

Для того, чтобы скопировать формулу, необходимо выполнить следующее:

• Ввести формулу в первую ячейку
• Выделить ячейку с формулой
• Навести курсор мыши на правый нижний угол ячейки, чтобы появился знак «+»
• Зажать левую кнопку мыши и протянуть в нужном направлении

Если вам необходимо заполнить диапазон набором значений, то можете воспользоваться одним из методов, который состоит во вводе первого значения, написании формулы для расчета следующего значения и копировании формулы.

Например, на рис. 35.1 показан ряд последовательных чисел в столбце А. Ячейка А1 содержит значение 1, а ячейка А2 содержит формулу, которая была скопирована вниз по столбцу: =А1+1

Другой метод заключается в том, чтобы позволить Excel сделать работу, используя удобную функцию автозаполнения.

1. Введите 1 в ячейку А1.
2. Введите 2 в ячейку А2.
3. Выберите А1:А2.
4. Переместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки А2 (так называемый маркер заполнения ячейки) и, когда указатель мыши превратится в черный знак «плюс», перетащите его вниз по столбцу, чтобы заполнить ячейки.

Вы можете включать и отключать это поведение. Если у ячеек нет маркера заполнения, выберите Файл Параметры , перейдите в раздел Дополнительно диалогового окна Параметры Excel. Здесь в области Параметры правки установите флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек .

Данные, введенные в шагах 1 и 2, обеспечивают Excel необходимой информацией для определения типа серии, которую надо использовать. Если бы вы ввели 3 в ячейку А2, то серия бы состояла из нечетных чисел: 1,3, 5, 7 и т. д.

Вот еще один трюк автозаполнения: если данные, с которых вы начинаете, являются беспорядочными, Excel завершает автозаполнение, выполняя линейную регрессию и заполняя диапазон спрогнозированными значениями. На рис. 35.2 приведен лист с ежемесячными значениями продаж за январь-июль. При использовании автозаполнения после выбора С2:С8 Excel продлевает наиболее вероятную линейную тенденцию продаж и заполняет недостающие значения. На рис. 35.3 показаны спрогнозированные значения, а также график.

Автоматическое заполнение, которое также используют автоматизированные системы учета электроэнергии , также работает с датами и даже некоторыми текстовыми элементами, а именно - названиями дней недели и названиями месяцев. В табл. 35.1 приведено несколько примеров типов данных, которые могут быть автоматически заполнены.

Таблица 35.1. Типы данных с возможностью автозаполнения

Вы также можете создавать собственные списки элементов для автоматического заполнения. Для этого откройте диалоговое окно Параметры Excel и перейдите в раздел Дополнительно . Затем прокрутите окно вниз и нажмите кнопку Изменить списки для отображения диалогового окна Списки . Введите ваши элементы в поле Элементы списка (каждый на новой строке). Затем нажмите кнопку Добавить , чтобы создать список. На рис. 35.4 показан пользовательский список названий регионов, которые используют римские цифры.

Для большего контроля над тем, что происходит при использовании автозаполнения, используйте правую кнопку мыши при перетаскивании маркера заполнения. Отпустив кнопку, вы увидите контекстное меню с некоторыми параметрами (рис. 35.5). Элементы, которые доступны в контекстном меню, зависят от типа выбранных данных. Например, если первая ячейка в серии содержит дату, то будут включены связанные с датой параметры.

Автозаполнение ячеек в программе Excel значительно облегчает работу с таблицами. При их создании и заполнении часто приходится вводить в разные ячейки повторяющиеся слова и предложения. Здесь это делается очень быстро и легко.

Многие из тех, кто уже пользовался Excel наверное заметили, что при заполнении ячеек, введение первых нескольких символов в ячейку вызывает предложение от программы автоматически дописать эти слова. Далее, когда появляется предлагаемый для заполнения текст уже можно не продолжать вводить эти значения, а просто нажать Enter и все что мы хотели написать оказывается в ячейке автоматически.

Автоматическое завершение заполнения предлагается только в том случае, если эти слова уже были использованы в ячейках выше, то есть в этом же столбце. Даже если мы вводим слова в другом регистре, скажем заглавными буквами, то их формат изменится и будет как в ячейках выше. Таким образом копируется не только содержание вышерасположенных ячеек, но и формат.

Если при заполнении всплывет автозаполнение, но оно нам не нужно, требуется нажать на клавиатуре кнопку Backspace. Но, думается, что у большинства пользователей такой проблемы нет. Если содержимое ячеек начинается с одних и тех же символов то подсказка (завершение) появляется начиная с того символа где появляются различия в записях.

Здесь автозаполнение было предложено только с 4-го символа, поскольку «авто» встречается и в других словах

Нужно также обратить внимание на то, что так заполняются не все значения. Автоматическое заполнение ячеек выполняется только для записей, содержащих слова или комбинацию слов и чисел, но не для чисел, включая даты и время.

Как включить автоматическое завершение заполнения

Если по каким-то причинам у вас не работает эта функция, то включить ее можно следующим образом. Нужно кликнуть по кнопке Office и открыть параметры Excel, во вкладке «Дополнительно» найти «Параметры правки» и поставить галочку напротив «Автозавершение значений ячеек». Если захотим отключить автозавершение, галочку убираем.

Здесь можно включить и отключить автозавершение

Автоматическое заполнение при помощи мыши

Еще одна возможность автоматического заполнения ячеек таблицы известна уже несколько более узкому кругу пользователей. Однако, воспользовавшись ей однажды, отказаться от этой возможности, как правило, невозможно.

Это заполнение ячеек при помощи так называемого перетаскивания маркера заполнения. Для этого в ячейке с записью, которую надо распространить на другие ячейки, переносим указатель мыши к ее правому нижнему углу, так, чтобы вместо стрелочки отображался крестик (плюсик). Нажимаем левую клавишу мыши и, удерживая ее, перетаскиваем указатель туда, куда нам нужно. После того, как мы отпустим клавишу, во всех ячейках появится перетаскиваемая запись.

Автозаполнение при помощи мыши

Автозаполнение дней недели, дат, времени

Если это же действие мы сделаем с ячейкой, где вписан день недели, дата или время, например «вторник», то автоматически ячейки заполнятся не этим же значением, а последующими днями недели. Можно составлять календарный план или расписание. Очень удобно, не так ли?

Автозаполнение дней недели

Заполнение числовыми данными

Если выделить ряд ячеек с последовательными числами, например 1 и 2, то в заполняемых путем перетаскивания мышью ячейках будет продолжение числового ряда. А это можно использовать для обозначения столбцов или строк таблицы.

Здесь будет продолжен ряд чисел

Все о чем говорилось выше можно сделать и правой клавишей мыши, при этом, по завершению перетаскивания откроется список, в котором нужно будет выбрать, что нужно сделать: скопировать, продолжить ряд или скопировать только формат ячеек.

Параметры автозаполнения

При заполнении ячеек перетаскиванием мыши можно заметить, что после того, как отпускается клавиша мыши, появляется значок «Параметры автозаполнения». При клике по которому предлагается несколько вариантов заполнения, среди которых можно выбрать необходимый способ.

При клике по значку появляются параметры вставки

Если вам кажется этот значок назойливым, то убрать его можно, опять же, в параметрах Excel. Здесь во вкладке «Дополнительно», в разделе «Вырезание, копирование…» нужно убрать галочку из строки «Отображать параметры вставки»

Убрать параметры автозаполнения можно здесь

Как видим, приложение Excel предлагает много удобных функций для автоматического заполнения ячеек. Причем все параметры автоматического заполнения можно легко изменять по своему усмотрению. Хотя, все настройки с обращением к параметрам Excel желательно сделать один раз и больше к ним не обращаться.

Модуль поиска не установлен.

Надежда Баловсяк

Те пользователи, кому часто приходится проводить в Интернете много времени, занимаясь, например, регистрацией продуктов, рассылкой материалов или онлайн-покупками, много времени тратят на заполнение различных веб-форм. Логины, пароли, имена, адреса, индекс и многое другое...

Бесконечное ожидание завершения регистрации после ввода практически одних и тех же данных. Упростить эту рутинную работу могут специальные программы, предназначенные для автоматического заполнения форм.

В Сети существует очень много программ этого класса, однако настоящих универсалов среди них - единицы, так как большинство из таких программ часто имеют слишком узкую специализацию.

Во время интернет-серфинга часто приходится заполнять различные формы на веб-страницах, указывая при этом одни и те же данные - фамилию, имя, адрес, дату рождения и многое другое. С помощью специальных программ можно сохранить эти данные в специальной базе, а при возникновении необходимости, подставлять их в формы на веб-страницах.

IE Scripter

Сайт разработчика: www.iescripter.com
Размер дистрибутива: 1,2 Мб
Статус: Shareware

В результате установки программа IE Scripter добавляет свою кнопку на панель инструментов браузера Internet Explorer. Встретив форму на веб-странице, вам нужно ввести данные, после чего нажать эту кнопку. В окне браузера отобразится дополнительная панель, с помощью которой и осуществляется управление работой программы. Вы можете сохранить введенные в форму данные. При этом программа позволяет вам отобрать, какие именно значения нужно сохранить, а какие - опустить.

Встретив форму на другом сайте, для того чтобы воспользоваться сохраненными данными, нажмите кнопку Load, и программа автоматически подставит все значения в нужные поля. Правда, надо заметить, что не всегда программа работает корректно, особенно для выпадающих полей. Кроме того, не предусмотрено использование различных данных для одной страницы, открытой в Internet Explorer, например, нельзя применить данные нескольких почтовых ящиков - программа не умеет запоминать несколько наборов значений.

Кроме этого способа заполнения, вы можете сохранить в базе данных IE Scripter стандартный набор значений, который программа будет использовать при заполнении встреченных на веб-страницах форм. Эти параметры следует задать в окне настроек программы. Следует заметить, что набор стандартных параметров недостаточный, и их не всегда хватает для заполнения форм. Эти параметры можно загрузить из набора, сохраненного в настройках Internet Explorer. Кроме того, в программе отсутствует возможность редактирования списка ключевых слов, по которым определяется тип поля в веб-форме.

Программа обладает гибкими настройками. Настройки можно сохранить в специальном файле. Среди дополнительных возможностей программы можно отметить инструмент генерации паролей и просмотр cookies.

iNetFormFiller

Сайт разработчика: www.inetformfiller.com
Размер дистрибутива: 2,8 Мб
Статус: Shareware

После установки и обязательной регистрации программы iNetFormFiller в системном трее будет размещен ее значок.

В основном окне программы размещены анкеты с очень детальной информацией о пользователе. Такое впечатление, что разработчики программы предусмотрели все возможные варианты полей для ввода, даже те, которые очень редко встречаются при заполнении веб-форм. Данные формы сохраняются в профайле, который можно настроить, произвольным образом выбирая поля, которые войдут в него, а также создавая группы полей. Кроме того, анкета может содержать поля абсолютно любых стандартов. При этом некоторые поля можно связывать между собой. В этом случае при вводе определенной информации в одно поле остальные, связанные с ним, могут быть заполнены автоматически указанными значениями. При создании профайла программа поддерживает удаление лишних полей. А уже готовые профайлы можно сохранить как шаблоны и использовать впоследствии при создании других профайлов.

В браузер Internet Explorer после установки программы встраивается дополнительная панель инструментов iNEtFormFiller.

Эта программа также умеет заполнять формы двумя способами - подставляя в поля на веб-странице сохраненные данные, либо сохраняя данные, которые были введены в формы на веб-странице. Для заполнения формы достаточно нажать кнопку Заполнить, и все данные будут сохранены в форме.

Все страницы, заполненные программой, сохраняются в специальном разделе - списке форм-карт. Если выделить форм-карту в списке, рядом в окне программы будут показаны поля этой страницы, которые можно редактировать в оффлайновом режиме, просто вводя туда нужные значения. По сути, форм-карта представляет собой ту же веб-страницу с формой, но только с сохраненной структурой.

В режиме пакетного ввода информации программа позволяет заполнять online-формы типовыми данными, при этом можно указать, какие данные следует подставлять из профайла, а какие - вводить вручную.

Еще один интересный инструмент, доступный в iNetFormFiller, позволяет записать каждое действие пользователя, выполняемое в браузере. В этом режиме работы программа запоминает не только заполненные поля, но и каждый щелчок по ссылке или кнопке. Можно запомнить практически любой набор действий, а потом просто воспроизвести его нужное количество раз, изменяя, при необходимости, некоторые параметры.

Следует отметить гибкие возможности настройки программы. Для каждой страницы программа позволяет задать свои собственные настройки, включающие различные опции сохранения и заполнения. Благодаря функциям экспорта и импорта настроек и сохраненных профайлов базу данных программы можно перенести на другой компьютер.

RoboForm

Сайт разработчика: www.roboform.com
Размер дистрибутива: 1,8 Мб
Статус: Shareware

Функциональные возможности RoboForm выделяют эту программу из аналогов, делая ее одной из лучших в своей категории.

Эта программа также добавляет на панель инструментов браузера свою кнопку. RoboForm умеет сохранять данные, которые вы ввели на веб-страницы. При этом программа хранит эти данные в специальных записях под названием пасс-карты. Эти пасс-карты можно использовать для заполнения форм. А если вы введете какие-то данные в формы на веб-страницы, программа сумеет распознать ваши действия и предложит вам сохранить эти данные.

С помощью редактора персон вы сможете вручную сохранить данные для последующего их использования при заполнении форм. Содержимое базы данных программы, пасс-карты, а также возможность добавления новых записей в базу данных программы могут быть защищены паролями.

Если с программой работают несколько пользователей, для каждого из них можно установить свои собственные параметры для заполнения форм.

Следует отметить широкие возможности настройки программы. Например, RoboForm позволяет полностью настроить состав контекстного меню Internet Explorer, также доступна настройка комбинаций клавиш, применяемых программой для заполнения форм.

WebM8

Сайт разработчика: www.m8software.com
Размер дистрибутива: 1,59 Мб
Статус: Shareware

Программа позволяет работать с большим количеством различных данных для заполнения веб-форм. Основное неудобство работы с программой заключается в том, что для каждой формы нужно создать свой собственный отдельный список значений полей. А для заполнения формы следует выбрать в программе необходимый список значений полей для нее, подготовленный заранее. Поэтому с помощью WebM8 довольно сложно заполнять разные веб-формы, встречающиеся на разных веб-страницах. Но зато если вам нужно заполнять одни и те же формы, программа станет для вас идеальным решением.

Автозаполнение ячеек Excel — это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки .

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт .

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия .

Рассмотрим настройки.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

• арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
• геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
• даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:

• день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
• рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
• месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
• год – меняются только годы

• автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение , Шаг и Предельное значение .

Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить .

Если выбрать Заполнить только форматы , будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl .

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение . Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение . Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.