याचा अर्थ निर्दिष्ट ई-मेलवर एक प्रत पाठवणे आहे. पुरावा म्हणून ईमेल पत्रव्यवहार

कधीकधी तुमच्या एका ईमेलवर आलेली सर्व पत्रे आपोआप दुसऱ्या ईमेलवर पाठवणे आवश्यक होते. हे स्पष्ट करण्यासाठी, येथे एक उदाहरण आहे. तुमच्याकडे Yandex आणि Google (Gmail) वर मेल आहे. तुम्ही नेहमी GMail वापरता, हा तुमचा मुख्य मेल आहे आणि वेळोवेळी Yandex. त्यामुळे, तुमच्या Yandex मेलमध्ये वेळोवेळी लॉग इन न होण्यासाठी, तुम्ही तेथून GMail वर पत्रे आपोआप पाठवली जातील याची खात्री करून घेऊ शकता आणि त्यानंतर तुम्हाला नियमितपणे नवीन अक्षरे तपासण्यासाठी तुमच्या Yandex खात्यात अजिबात लॉग इन करावे लागणार नाही.

या लेखात मी तुम्हाला वेगवेगळ्या मेल सेवांचे उदाहरण वापरून एका मेलवरून दुसऱ्या मेलवर पत्रे फॉरवर्ड करणे कसे सेट करायचे ते दाखवेन.

हे सर्व सर्व ईमेल सेवांमध्ये समान कार्य करते, फरक फक्त त्यांच्या इंटरफेसमध्ये आहे, म्हणजे. संबंधित सेटिंग्ज वेगळ्या पद्धतीने स्थित आहेत.

यापूर्वी, लेखांच्या मालिकेत, मी इतर ईमेल खात्यांकडून इच्छित ईमेलवर पत्रे प्राप्त करण्याचा दुसरा मार्ग पाहिला. हे खरं आहे की आपण अक्षरे स्वयंचलित फॉरवर्डिंग सेट करत नाही, ज्याबद्दल मी आज बोलेन, परंतु सेटिंग्जमध्ये इच्छित मेलबॉक्स कनेक्ट करा (फंक्शनला "मेल संग्रह" म्हणतात), उदाहरणार्थ, पीओपी 3 प्रोटोकॉलद्वारे. , आणि तिथून नवीन पत्रांचा सतत संग्रह सुरू होतो. पद्धत समान आहे, परंतु काही प्रकरणांमध्ये नियमित हस्तांतरणापेक्षा सेट करणे अधिक कठीण आहे.

आपल्याला मेल गोळा करण्याच्या पद्धतीमध्ये स्वारस्य असल्यास, संबंधित लेखांमध्ये हे वर्णन केले आहे: GMail मध्ये संग्रह, Yandex मध्ये, Mail.ru मध्ये

खाली मी Yandex मेल वरून पत्रे फॉरवर्ड करणे कसे सेट करायचे ते तपशीलवार दर्शवेल. आणि नंतर मी आणखी 2 मेल सेवा (GMail आणि Mail.ru) वर थोडक्यात स्पर्श करेन, ज्यावर सर्व काही समान प्रकारे केले जाते, फक्त इंटरफेसमध्ये फरक आहे.

Yandex वरून इतर कोणत्याही ईमेलवर मेल फॉरवर्ड करणे सेट करणे

तुमच्या मेल सेटिंग्जवर जा आणि "ईमेल प्रक्रिया नियम" निवडा.

"नियम तयार करा" वर क्लिक करा.

आता आमचे कार्य एक नियम तयार करणे असेल ज्याद्वारे मेल सेवा निर्धारित करेल की सर्व पत्रे आपण निर्दिष्ट केलेल्या दुसऱ्या पत्त्यावर पाठविली पाहिजेत.

जर तुम्हाला "स्पॅम" म्हणून चिन्हांकित केलेली अक्षरे पाठवायची असतील, तर तुम्हाला Yandex वर 2 वेगळे नियम तयार करावे लागतील.

1 ला अनिवार्य नियम तयार करणे. स्पॅम वगळता सर्व ईमेल फॉरवर्ड करणे

नियम सेटिंग्जमध्ये, "जर" अट काढून टाका जी सुरुवातीला जोडली जाईल ती त्याच्या पुढील क्रॉसवर क्लिक करून. कारण आम्हाला कोणतीही विशिष्ट अक्षरे निवडण्यासाठी अटी ठेवण्याची गरज नाही. शेवटी, आम्ही मेलमध्ये येणारी प्रत्येक गोष्ट “इनबॉक्स” मध्ये अग्रेषित करू.

शीर्षस्थानी, तुम्ही तयार केलेला नियम लागू करण्यासाठी कोणत्या ईमेलसाठी कॉन्फिगर करू शकता, तुम्ही "स्पॅम वगळता सर्व ईमेलसाठी" आणि "संलग्नकांसह आणि त्याशिवाय" निवडले पाहिजे.

खाली, “पत्त्यावर फॉरवर्ड करा” चेकबॉक्स तपासा आणि तुमचा ईमेल सूचित करा ज्यावर तुम्ही सध्या उघडलेल्या ईमेलमधील सर्व अक्षरे फॉरवर्ड करू इच्छिता. "फॉरवर्ड करताना कॉपी जतन करा" पर्याय देखील सक्षम करा.

"नियम तयार करा" बटणावर क्लिक करा.

यांडेक्स तुम्हाला पासवर्ड एंटर करण्यास सांगेल. तुमच्या वर्तमान ईमेलसाठी तुमचा पासवर्ड एंटर करा आणि "पुष्टी करा" वर क्लिक करा.

नियम तयार केला जाईल, परंतु तुम्हाला त्याच्या पुढे “पत्त्याच्या पुष्टीकरणाची प्रतीक्षा करत आहे” असा संदेश दिसेल.

आता तुम्हाला पत्रे पाठवण्यासाठी निर्दिष्ट केलेल्या ईमेल पत्त्यावर जाण्याची आणि तेथे पाठवण्याची पुष्टी करणे आवश्यक आहे. हे मेल सेवांमध्ये केले जाते जेणेकरुन तुम्ही यादृच्छिक पत्त्यांवर पत्रे पाठवू शकत नाही ज्यावर तुम्हाला प्रवेश नाही.

त्या मेलमध्ये, “Yandex.Mail” वरून एक पत्र शोधा, ते उघडा आणि तेथून दुव्याचे अनुसरण करा.

"पुष्टी करा" वर क्लिक करा.

तयार! आता "इनबॉक्स" फोल्डरमधील तुमच्या दुसऱ्या मेलमध्ये (यांडेक्स) संपलेली सर्व अक्षरे तुमच्या मुख्य मेलवर आपोआप फॉरवर्ड केली जातील, जी तुम्ही नियमात नमूद केली आहे.

लक्षात ठेवा!वर तयार केलेल्या नियमानुसार, स्पॅम फोल्डरमधील अक्षरे अग्रेषित केली जाणार नाहीत! कारण नियमात "स्पॅम सोडून सर्व ईमेलसाठी" असे नमूद केले आहे आणि तुम्ही नियमात त्वरित "स्पॅम" समाविष्ट करू शकणार नाही, कारण स्पॅम ईमेल फॉरवर्ड करणे कार्य करत नाही आणि तुम्हाला "स्पॅम फोल्डरमधील ईमेलसाठी" त्रुटी येईल. , फिल्टर वापरून ईमेल फॉरवर्ड करणे शक्य नाही.”

परंतु स्पॅम देखील पाठवला गेला आहे याची तुम्ही खात्री करू शकता. हे करण्यासाठी, तुम्हाला दुसरा नियम तयार करणे आवश्यक आहे जे सर्व स्पॅम स्वयंचलितपणे “इनबॉक्स” फोल्डरमध्ये हस्तांतरित करेल. म्हणून, जर तुम्हाला स्पॅम देखील पाठवायचा असेल, तर दुसरा नियम तयार करण्याच्या माहितीसाठी खाली पहा.

काहीवेळा आवश्यक पत्रे स्पॅममध्ये संपतात, म्हणून जर तुम्ही तिथे जाऊन तुमचा दुसरा मेल तपासण्याचा विचार करत नसाल तर, फक्त तिथून अक्षरे स्वयंचलितपणे फॉरवर्ड करण्यावर मोजत असाल, तर मी शिफारस करतो की स्पॅम अक्षरे फॉरवर्ड करणे देखील सेट करा. !

2 रा नियम तयार करणे. तुम्हाला "स्पॅम" फॉरवर्ड करायचे असल्यास

चला दुसरा नियम तयार करूया.

येथे आम्हाला सूचित करणे आवश्यक आहे की सेवेद्वारे "स्पॅम" म्हणून चिन्हांकित केलेली सर्व अक्षरे इनबॉक्समध्ये हस्तांतरित केली जावीत.

हे करण्यासाठी, शीर्षस्थानी, जेथे “लागू करा”, “केवळ स्पॅमसाठी” आणि “संलग्नकांसह आणि संलग्नकांशिवाय” निवडा.

"जर" अट काढून टाका, आम्हाला अजूनही त्याची गरज नाही.

"फोल्डरमध्ये ठेवा" तपासा आणि "इनबॉक्स" निवडा.

"नियम तयार करा" वर क्लिक करा.

नियम तयार आहे!

सर्व फेरफार केल्यानंतर, तुमच्या दुसऱ्या मेलवर येणारी सर्व अक्षरे (जेथे तुम्ही फॉरवर्डिंग सेट केली आहे) तयार केलेल्या नियमांनुसार प्रक्रिया केली जाईल. म्हणजेच, जर तुम्हाला तुमच्या मेलमध्ये एखादे पत्र प्राप्त झाले जे सेवेने स्पॅम म्हणून ओळखले आहे, तर हे पत्र तयार केलेल्या नियम क्रमांक 2 नुसार (जर तुम्ही ते सेट करायचे ठरवले असेल तर) तुमच्या इनबॉक्समध्ये स्वयंचलितपणे ठेवले जाईल. आणि "इनबॉक्स" फोल्डरमध्ये असलेली प्रत्येक गोष्ट, नियम क्रमांक 1 नुसार, तुम्ही निर्दिष्ट केलेल्या ईमेलवर पाठवली जाईल.

उदाहरण म्हणून Mail.ru वापरून फॉरवर्डिंग सेट करणे

तुमच्या मेल सेटिंग्जवर जा आणि "फिल्टरिंग नियम" विभाग निवडा.

"अग्रेषण जोडा" निवडा.

अक्षरे कोणत्या पत्त्यावर पाठवायची ते निर्दिष्ट करा आणि "जतन करा" क्लिक करा.

तुमच्या Mail.ru ईमेलसाठी पासवर्ड टाकून तुमच्या कृतीची पुष्टी करा.

ईमेल पत्त्यावर जा जिथे तुम्ही अक्षरे अग्रेषित कराल, तेथे Mail.ru वरून पत्र शोधा आणि पत्रातील दुव्यावर क्लिक करा (अग्रेषणाची पुष्टी करण्यासाठी हे आवश्यक आहे).

पुढील विंडोमध्ये, "पुष्टी करा" क्लिक करा आणि एक संदेश दिसेल की हस्तांतरणाची पुष्टी झाली आहे.

Mail.ru वर, "फिल्टरिंग नियम" विभागात परत या आणि फॉरवर्डिंग सक्षम करा:

जर तुम्हाला "स्पॅम" म्हणून चिन्हांकित केलेले ईमेल फॉरवर्ड करायचे असतील, तर तुम्हाला Yandex मेलच्या उदाहरणाप्रमाणेच नियम तयार करणे आवश्यक आहे. "फिल्टरिंग नियम" विभागात, एक नवीन नियम जोडा, जिथे तुम्ही खालील सेटिंग्ज निर्दिष्ट करता.

विविध स्त्रोतांनुसार, जगातील सर्व ईमेलपैकी 50 ते 95% पर्यंत सायबर फसवणूक करणाऱ्यांचे स्पॅम आहेत. अशी पत्रे पाठवण्याची उद्दिष्टे सोपी आहेत: प्राप्तकर्त्याच्या संगणकाला व्हायरसने संक्रमित करणे, वापरकर्त्याचे पासवर्ड चोरणे, एखाद्या व्यक्तीला “चॅरिटीमध्ये” पैसे हस्तांतरित करण्यास भाग पाडणे, त्यांचे बँक कार्ड तपशील प्रविष्ट करणे किंवा कागदपत्रांचे स्कॅन पाठवणे.

बऱ्याचदा स्पॅम पहिल्या दृष्टीक्षेपात त्रासदायक असतो: कुटिल मांडणी, आपोआप अनुवादित मजकूर, विषय ओळीत संकेतशब्द प्रविष्ट करण्यासाठी फॉर्म. परंतु अशी दुर्भावनापूर्ण अक्षरे आहेत जी सभ्य दिसतात, एखाद्या व्यक्तीच्या भावनांवर सूक्ष्मपणे खेळतात आणि त्यांच्या सत्यतेबद्दल शंका निर्माण करत नाहीत.

लेख 4 प्रकारच्या फसव्या पत्रांबद्दल बोलेल ज्यासाठी रशियन बहुतेकदा पडतात.

1. "सरकारी संस्थांकडून" पत्रे

फसवणूक करणारे कर कार्यालय, पेन्शन फंड, रोस्पोट्रेबनाडझोर, सॅनिटरी आणि एपिडेमियोलॉजिकल स्टेशन आणि इतर सरकारी संस्था असल्याचे भासवू शकतात. विश्वासार्हतेसाठी, वॉटरमार्क, सीलचे स्कॅन आणि राज्य चिन्हे पत्रात घातली जातात. बहुतेकदा, गुन्हेगारांचे कार्य एखाद्या व्यक्तीला घाबरवणे आणि त्याला व्हायरस संलग्न फाइल उघडण्यास पटवणे असते.

सहसा हे एन्क्रिप्टर किंवा विंडोज ब्लॉकर असते जे संगणक अक्षम करते आणि ऑपरेशन पुन्हा सुरू करण्यासाठी तुम्हाला सशुल्क एसएमएस पाठवणे आवश्यक आहे. दुर्भावनायुक्त फाइल न्यायालयीन आदेश किंवा संस्थेच्या प्रमुखासमोर हजर होण्यासाठी समन्स म्हणून वेशात असू शकते.

भीती आणि कुतूहल वापरकर्त्याची चेतना बंद करते. लेखा मंच अशा प्रकरणांचे वर्णन करतात जेथे संस्थांच्या कर्मचाऱ्यांनी त्यांच्या घरातील संगणकावर व्हायरस असलेल्या फायली आणल्या कारण ते अँटीव्हायरसमुळे कार्यालयात उघडू शकले नाहीत.

कधीकधी स्कॅमर तुम्हाला कंपनीबद्दल माहिती गोळा करण्यासाठी पत्राच्या उत्तरात कागदपत्रे पाठवण्यास सांगतात, जे इतर फसवणूक योजनांसाठी उपयुक्त ठरतील. गेल्या वर्षी, स्कॅमरचा एक गट "फॅक्स पेपर्सची विनंती" विचलित करण्याची युक्ती वापरून अनेक लोकांना फसविण्यात सक्षम होता.

जेव्हा एका अकाउंटंट किंवा मॅनेजरने हे वाचले तेव्हा त्याने लगेच टॅक्स ऑफिसला शाप दिला: “तिथे मॅमथ बसले आहेत, अरे!” आणि पाठवण्याच्या तांत्रिक समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी पत्रातूनच त्याचे विचार बदलले.

2. "बँका" कडून पत्र

विंडोज ब्लॉकर्स आणि रॅन्समवेअर केवळ सरकारी संस्थांकडूनच नव्हे तर बँकांकडूनही बनावट पत्रांमध्ये लपवू शकतात. "तुमच्या नावावर कर्ज काढले गेले आहे, कृपया खटला वाचा" हे संदेश खरोखरच भयानक असू शकतात आणि तुम्हाला फाइल उघडण्याची इच्छा होऊ शकते.

एखाद्या व्यक्तीला बनावट वैयक्तिक खात्यात लॉग इन करण्यासाठी, जमा झालेले बोनस पाहण्याची किंवा त्याने Sberbank लॉटरीमध्ये जिंकलेले बक्षीस प्राप्त करण्यास प्रवृत्त केले जाऊ शकते.

कमी वेळा, स्कॅमर सेवा शुल्क भरण्यासाठी आणि कर्जावरील अतिरिक्त व्याज, 50-200 रूबलसाठी पावत्या पाठवतात, जे समजण्यापेक्षा देय देणे सोपे आहे.

3. "सहकारी"/"भागीदार" ची पत्रे

काही लोकांना कामकाजाच्या दिवसात कागदपत्रांसह डझनभर व्यावसायिक पत्रे प्राप्त होतात. अशा लोडसह, आपण पत्राच्या विषयावरील "पुनः" टॅगसाठी सहजपणे पडू शकता आणि आपण अद्याप या व्यक्तीशी पत्रव्यवहार केलेला नाही हे विसरू शकता.

विशेषत: जर विषारी फील्ड "अलेक्झांडर इव्हानोव्ह", "एकटेरिना स्मरनोव्हा" किंवा कोणतेही साधे रशियन नाव दर्शविते, जे सतत लोकांसोबत काम करणाऱ्या व्यक्तीच्या स्मरणात रेंगाळत नाही.

जर स्कॅमर्सचे उद्दिष्ट विंडोज अनलॉक करण्यासाठी एसएमएस पेमेंट गोळा करणे नाही तर एखाद्या विशिष्ट कंपनीला हानी पोहोचवणे असेल तर वास्तविक कर्मचाऱ्यांच्या वतीने व्हायरस आणि फिशिंग लिंक असलेली पत्रे पाठविली जाऊ शकतात. कर्मचार्यांची यादी सोशल नेटवर्क्सवर गोळा केली जाऊ शकते किंवा कंपनीच्या वेबसाइटवर पाहिली जाऊ शकते.

जर एखाद्या व्यक्तीला शेजारच्या विभागातील एखाद्या व्यक्तीचे पत्र मेलबॉक्समध्ये दिसले, तर तो त्याकडे बारकाईने लक्ष देत नाही, तो अँटीव्हायरस चेतावणींकडे दुर्लक्ष करू शकतो आणि फाइल उघडू शकतो.

४. “Google/Yandex/Mail” कडील पत्रे

Google कधीकधी Gmail खाते मालकांना ईमेल पाठवते की कोणीतरी तुमच्या खात्यात लॉग इन करण्याचा प्रयत्न केला आहे किंवा Google Drive मध्ये जागा संपली आहे. फसवणूक करणारे यशस्वीरित्या त्यांची कॉपी करतात आणि वापरकर्त्यांना बनावट साइटवर पासवर्ड टाकण्यास भाग पाडतात.

Yandex.Mail, Mail.ru आणि इतर मेल सेवांचे वापरकर्ते देखील "सेवा प्रशासन" कडून बनावट पत्रे प्राप्त करतात. मानक दंतकथा आहेत: “तुमचा पत्ता ब्लॅकलिस्टमध्ये जोडला गेला आहे”, “तुमचा पासवर्ड कालबाह्य झाला आहे”, “तुमच्या पत्त्यावरील सर्व ईमेल स्पॅम फोल्डरमध्ये जोडले जातील”, “वितरीत न झालेल्या ईमेलची सूची पहा”. मागील तीन मुद्द्यांप्रमाणे, गुन्हेगारांची मुख्य शस्त्रे म्हणजे वापरकर्त्यांची भीती आणि कुतूहल.

स्वतःचे संरक्षण कसे करावे?

तुमच्या सर्व डिव्हाइसवर अँटीव्हायरस इंस्टॉल करा जेणेकरून ते आपोआप दुर्भावनापूर्ण फायली अवरोधित करेल. जर काही कारणास्तव तुम्हाला ते वापरायचे नसेल, तर सर्व किंचित संशयास्पद ईमेल संलग्नक virustotal.com वर तपासा.

पासवर्ड मॅन्युअली कधीही एंटर करू नका. सर्व उपकरणांवर पासवर्ड व्यवस्थापक वापरा. ते तुम्हाला बनावट साइट्सवर एंटर करण्यासाठी पासवर्ड पर्याय कधीही ऑफर करणार नाहीत. काही कारणास्तव तुम्हाला त्यांचा वापर करायचा नसेल, तर तुम्ही ज्या पेजवर पासवर्ड टाकणार आहात त्याची URL व्यक्तिचलितपणे एंटर करा. हे सर्व ऑपरेटिंग सिस्टमला लागू होते.

जेथे शक्य असेल तेथे, SMS किंवा द्वि-घटक ओळख द्वारे पासवर्ड पुष्टीकरण सक्षम करा. आणि नक्कीच, हे लक्षात ठेवण्यासारखे आहे की आपण कागदपत्रांचे स्कॅन, पासपोर्ट डेटा किंवा अनोळखी व्यक्तींना पैसे हस्तांतरित करू शकत नाही.

कदाचित अनेक वाचकांनी पत्रांचे स्क्रीनशॉट पाहताना विचार केला: “अशा पत्रांमधून फायली उघडण्यात मी मूर्ख आहे का? तुम्ही एक किलोमीटर दूरवरून पाहू शकता की हा सेटअप आहे. मला पासवर्ड व्यवस्थापक आणि द्वि-घटक प्रमाणीकरणाचा त्रास होणार नाही. मी फक्त काळजी घेईन."

होय, बहुतेक फसवे ईमेल नजरेने शोधले जाऊ शकतात. परंतु हे अशा प्रकरणांना लागू होत नाही जेव्हा हल्ला विशेषतः तुमच्यावर होतो.

सर्वात धोकादायक स्पॅम वैयक्तिक आहे

जर एखाद्या ईर्ष्यावान पत्नीला तिच्या पतीचा मेल वाचायचा असेल, तर Google तिला डझनभर साइट्स ऑफर करेल ज्या "प्रीपेमेंटशिवाय मेल आणि सोशल नेटवर्क प्रोफाइल हॅकिंग" सेवा देतात.

त्यांच्या कामाची योजना सोपी आहे: ते एखाद्या व्यक्तीला उच्च-गुणवत्तेची फिशिंग अक्षरे पाठवतात जी काळजीपूर्वक तयार केलेली, व्यवस्थित मांडलेली असतात आणि त्या व्यक्तीची वैयक्तिक वैशिष्ट्ये विचारात घेतात. असे घोटाळेबाज एखाद्या विशिष्ट बळीला अडकवण्याचा प्रामाणिकपणे प्रयत्न करतात. ते ग्राहकाकडून तिचे सामाजिक वर्तुळ, अभिरुची आणि कमकुवतपणा शोधतात. एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीवर हल्ला होण्यास एक तास किंवा त्याहून अधिक वेळ लागू शकतो, परंतु प्रयत्नांचे फळ मिळते.

एखादा बळी पकडला गेल्यास, ते ग्राहकाला मेलबॉक्सचा स्क्रीनशॉट पाठवतात आणि त्यांना त्यांच्या सेवांसाठी पैसे देण्यास सांगतात (सरासरी किंमत सुमारे $100 आहे). पैसे मिळाल्यानंतर, ते तुम्हाला मेलबॉक्ससाठी पासवर्ड किंवा सर्व अक्षरांसह संग्रहण पाठवतात.

बहुतेकदा असे घडते की जेव्हा एखाद्या व्यक्तीला त्याच्या भावाकडून "तान्या कोटोवावर व्हिडिओ तडजोड पुरावा" (लपलेले कीलॉगर) फाइलच्या लिंकसह एक पत्र प्राप्त होते, तेव्हा तो कुतूहलाने भरलेला असतो. जर पत्रामध्ये लोकांच्या मर्यादित वर्तुळाला ज्ञात असलेल्या तपशीलांसह मजकूर प्रदान केला असेल, तर ती व्यक्ती ताबडतोब त्याच्या भावाला हॅक करण्यात आली असण्याची शक्यता नाकारते किंवा कोणीतरी तो असल्याचे भासवत आहे. पीडित व्यक्ती आराम करते आणि फाईल उघडण्यासाठी अँटीव्हायरस बंद करते.

केवळ ईर्ष्यावान बायकाच नव्हे तर बेईमान प्रतिस्पर्धी देखील अशा सेवांकडे वळू शकतात. अशा प्रकरणांमध्ये, किंमत टॅग जास्त आहे आणि पद्धती अधिक सूक्ष्म आहेत.

आपण आपल्या चौकसपणा आणि सामान्य ज्ञानावर अवलंबून राहू नये. भावनाविरहित अँटीव्हायरस आणि पासवर्ड मॅनेजर तुमचे संरक्षण करू द्या, अगदी बाबतीत.

P.S. स्पॅमर अशी "मूर्ख" अक्षरे का लिहितात?

काळजीपूर्वक तयार केलेले स्कॅम ईमेल तुलनेने दुर्मिळ आहेत. जर तुम्ही स्पॅम फोल्डरमध्ये गेलात तर तुम्हाला खूप मजा येईल. पैसे उकळण्यासाठी घोटाळेबाज कोणती पात्रे घेऊन येतात: एफबीआयचे संचालक, “गेम ऑफ थ्रोन्स” या मालिकेची नायिका, एक दावेदार ज्याला उच्च अधिकारांनी तुमच्याकडे पाठवले होते आणि तुम्हाला तुमच्या भविष्याचे रहस्य सांगायचे आहे. $15 डॉलर्ससाठी, एक किलर ज्याला तुम्हाला पैसे देण्याचे आदेश देण्यात आले होते, परंतु तो प्रामाणिकपणे पैसे देण्याची ऑफर देतो.

उद्गार चिन्हांची विपुलता, पत्राच्या मुख्य भागामध्ये बटणे, एक विचित्र प्रेषक पत्ता, एक निनावी अभिवादन, स्वयंचलित भाषांतर, मजकूरातील घोर चुका, सर्जनशीलतेचा एक स्पष्ट ओव्हरकिल - स्पॅम फोल्डरमधील अक्षरे त्यांच्या गडद बद्दल फक्त "किंचाळत" मूळ

लाखो प्राप्तकर्त्यांना त्यांचे संदेश पाठवणाऱ्या घोटाळेबाजांना नीटनेटके पत्र लिहिण्यासाठी काही तास का घालवायचे नाहीत आणि प्रेक्षकांचा प्रतिसाद वाढवण्यासाठी अनुवादकासाठी 20 रुपये का घालवायचे नाहीत?

मायक्रोसॉफ्टच्या अभ्यासात नायजेरियन स्कॅमर्स ते नायजेरियाचे आहेत असे का म्हणतात? "नायजेरियन अक्षरे 20 वर्षांपासून सामान्य लोकांना माहित असताना घोटाळेबाज नायजेरियातील अब्जाधीशांच्या वतीने पत्रे का पाठवत आहेत" या प्रश्नाचे सखोल विश्लेषण केले जाते. आकडेवारीनुसार, 99.99% पेक्षा जास्त प्राप्तकर्ते अशा स्पॅमकडे दुर्लक्ष करतात.

परंतु 10 हजारांपैकी एकाला लक्ष्य केले जात आहे आणि ही व्यक्ती एक आदर्श बळी आहे जी वास्तविकतेच्या पूर्णपणे संपर्कापासून दूर आहे आणि शोध इंजिन कसे वापरावे हे माहित नाही. मानसिकदृष्ट्या आजारी लोक आणि गंभीर मादक पदार्थांचे व्यसन आणि मद्यसेवनाने ग्रस्त लोक आहेत.

खंडणीचा व्यापार करणाऱ्या स्पॅमरला त्याच्या पत्रांना प्रतिसाद देण्यासाठी तुलनेने सामान्य लोकांची गरज नसते. ते पैसे हस्तांतरित करणार नाहीत, परंतु फक्त प्रश्नांनी तुमचे लक्ष विचलित करतील. त्याला मानक विक्षिप्त लोकांच्या संपर्कांची आवश्यकता आहे जे आनंदाने डेनेरीस $500 पाठवतील, कारण त्यांच्या डोक्यातील गिलहरी त्यास मान्यता देते.

या अमूल्य नमुन्यांमधून, सर्वात सॉल्व्हेंट निवडले जातात आणि काळजीपूर्वक वैयक्तिक मानसिक उपचार केले जातात. उदाहरणार्थ, कामचटका प्रदेशातील 50 वर्षीय महिलेची अलीकडेच बदली झाली 4.5 दशलक्ष रूबलएका अमेरिकन लष्करी माणसाला ज्याने तिला ओड्नोक्लास्निकीवर शोधले, प्रेमात पडले, लग्न करण्याचे वचन दिले, परंतु नंतर तीन महिने

ईमेल म्हणजे काय? आधुनिक व्यावसायिक जगात हे आहे:

• तुझा चेहरा. ईमेलच्या मदतीने तुम्ही प्रतिपक्षाच्या नजरेत सकारात्मक प्रतिमा तयार करू शकता किंवा पहिली छाप खराब करू शकता.
• आपले कार्य साधन. बाह्य जगाशी बराच संवाद ईमेलद्वारे होतो. म्हणूनच, जर तुम्ही या साधनामध्ये निपुण असाल तर तुम्ही तुमचे जीवन खूप सोपे करू शकता.
• एक शक्तिशाली विक्षेप. बाह्य जग ईमेलद्वारे तुमच्याकडे आकर्षित करण्याचा, तुमचे लक्ष विचलित करण्याचा आणि तुम्हाला चुकीच्या मार्गावर नेण्याचा प्रयत्न करत आहे.

या दृष्टीकोनातून, ईमेलसह कार्य करूया. चला सोप्या गोष्टीपासून सुरुवात करूया.

पत्राचे स्वरूपन

मी Mozilla Thunderbird ईमेल क्लायंट वापरतो, म्हणून मी ते उदाहरण म्हणून वापरेन. चला एक नवीन अक्षर तयार करू आणि फील्डच्या सूचीमधून वरपासून खालपर्यंत जाऊ.

कोणाला. कॉपी करा. लपलेली प्रत

काहींना माहीत नसेल, पण Mozilla मधील "To" ला "Cc" किंवा "Bcc" मध्ये बदलता येऊ शकतो.

• कोणाला: आम्ही मुख्य प्राप्तकर्ता किंवा अर्धविरामाने विभक्त केलेले अनेक प्राप्तकर्ते लिहितो.
• कॉपी करा: ज्याने पत्र वाचले पाहिजे अशा व्यक्तीला आम्ही लिहितो, परंतु ज्याच्याकडून आम्हाला प्रतिक्रियेची अपेक्षा नसते.
• लपलेली प्रत: आम्ही अशा व्यक्तीला लिहित आहोत ज्याने पत्र वाचले पाहिजे, परंतु पत्राच्या इतर प्राप्तकर्त्यांसाठी ते अज्ञात राहिले पाहिजे. नोटिफिकेशन्स सारख्या व्यावसायिक पत्रांच्या मास मेलिंगसाठी वापरणे विशेषतः योग्य आहे.

चुकीचे मास मेलिंगमध्ये, “कॉपी” किंवा “टू” फील्ड वापरून प्राप्तकर्त्यांना सूचित करा. वर्षातून अनेक वेळा मला पत्रे येतात जी "Cc" फील्डमध्ये 50-90 प्राप्तकर्त्यांची यादी करतात. गोपनीयतेचे उल्लंघन आहे. तुमच्या सर्व प्राप्तकर्त्यांना तुम्ही समान विषयावर कोणासोबत काम करत आहात हे जाणून घेण्याची गरज नाही. हे एकमेकांना ओळखणारे लोक असल्यास चांगले आहे. सूचीमध्ये प्रतिस्पर्धी कंपन्या असतील ज्यांना एकमेकांबद्दल माहिती नाही? कमीतकमी, आपण अनावश्यक स्पष्टीकरणांसाठी तयार असणे आवश्यक आहे आणि जास्तीत जास्त, त्यापैकी एकासह सहकार्य संपुष्टात आणण्यासाठी. असे करू नका.

पत्राचा विषय

व्यावसायिक मेलिंग सेवा अनेकदा त्यांच्या कॉर्पोरेट ब्लॉगवर ईमेल विषय ओळीच्या महत्त्वाबद्दल (कधीकधी समजूतदारपणे) लिहितात. परंतु बहुतेकदा आम्ही विक्री पत्रांबद्दल बोलत असतो, जेथे पत्राचा विषय "ईमेल उघडला पाहिजे" या समस्येचे निराकरण करतो.

आम्ही रोजच्या व्यावसायिक पत्रव्यवहारावर चर्चा करत आहोत. येथे थीम समस्येचे निराकरण करते "पत्र आणि त्याचे लेखक सहजपणे ओळखले जावे आणि नंतर सापडले पाहिजे." शिवाय, तुमचा परिश्रम तुमच्याकडे असंख्य प्रतिसाद पत्रांच्या कर्माच्या रूपात परत येईल, फक्त उपसर्गांसह पुन:किंवा Fwd, ज्यामध्ये तुम्हाला विषयावरील इच्छित पत्र शोधावे लागेल.

वीस अक्षरे हे मध्यम व्यवस्थापकासाठी एक दिवसीय पत्रव्यवहाराचे प्रमाण आहे. मी उद्योजक आणि व्यवसाय मालकांबद्दल अजिबात बोलत नाही आहे; म्हणून पुन्हा एकदा: रिक्त विषयासह ईमेल पाठवू नका.

तर, ईमेलची विषय रेखा योग्यरित्या कशी तयार करावी?

चूक #1 : विषयात फक्त कंपनीचे नाव. उदाहरणार्थ, "आकाश" आणि तेच. प्रथम, या काउंटरपार्टीशी संवाद साधणारे तुमच्या कंपनीतील तुम्ही कदाचित एकमेव नाही. दुसरे म्हणजे, अशा विषयाचा काही अर्थ नाही, कारण पत्त्यावरून तुमच्या कंपनीचे नाव आधीच दिसत आहे. तिसरे म्हणजे, पत्रव्यवहाराच्या या दृष्टिकोनातून तुमचा स्वतःचा मेलबॉक्स कसा दिसेल? यासारखेच काहीसे.

अशा विषयांवर शोध घेणे सोयीचे आहे का?

चूक # 2 : आकर्षक, विक्री मथळा. तुम्हाला अशा मथळे कसे लिहायचे हे माहित असल्यास ते छान आहे. पण ही कौशल्ये व्यावसायिक पत्रव्यवहारात वापरणे योग्य आहे का? व्यवसाय ईमेल विषय ओळ उद्देश लक्षात ठेवा: विक्री करण्यासाठी नाही, परंतु ओळख आणि शोध प्रदान करण्यासाठी.

पत्राचा मजकूर

वेगवेगळ्या प्रसंगांसाठी अनेक लेखन मार्गदर्शक आहेत. उदाहरणार्थ, मॅक्सिम इल्याखोव्ह, अलेक्झांडर अमझिन आणि शब्दांच्या इतर मास्टर्सकडे बरीच उपयुक्त माहिती आहे. मी तुम्हाला त्यांचे लेख वाचण्याचा सल्ला देतो, किमान सामान्य साक्षरता सुधारण्यासाठी आणि लिखित भाषणाची एकूण शैली सुधारण्यासाठी.

पत्र लिहिण्याच्या प्रक्रियेत, आपण क्रमशः अनेक निर्णय घेतले पाहिजेत.

सभ्यतेची बाब . पत्राच्या सुरूवातीस, "माझ्या प्रिय रोड्या, मी तुझ्याशी लेखी बोलून दोन महिन्यांहून अधिक काळ लोटला आहे, ज्याचा मला त्रास झाला आहे आणि झोपही आली नाही" या भावनेने आपण आनंददायी किंवा अगदी प्रेमळपणा देखील अस्पष्ट करू शकता. रात्री, विचार." अतिशय विनम्र आणि खूप खर्चिक, अशा प्रकारची प्रस्तावना लिहिण्याच्या वेळेच्या दृष्टीने आणि संभाषणकर्त्याच्या वेळेच्या दृष्टीने. पत्रव्यवहार हा व्यवसाय आहे, लक्षात ठेवा? स्पर्धेसाठी किंवा रस्कोलनिकोव्हच्या आईला पत्र लिहिण्यासाठी एपिस्टोलरी शैलीतील निबंध नाही, परंतु व्यावसायिक पत्रव्यवहार.

आम्ही आमच्या वेळेचा आणि प्राप्तकर्त्याचा आदर करतो!

प्रदर्शनात क्षणभंगुर भेटीनंतर पाठवलेल्या पहिल्या पत्रात तुमचा परिचय करून देण्यात आणि तुमच्या ओळखीच्या परिस्थितीची आठवण करून देण्यातच अर्थ आहे. जर हे सहकार्य किंवा सतत पत्रव्यवहार चालू असेल तर दिवसाच्या पहिल्या पत्रात आम्ही लिहितो: “हॅलो, इव्हान”, दुसऱ्या आणि त्यानंतरच्या पत्रात: “इव्हान, ...”.

आवाहन . अनेक प्राप्तकर्ते असल्यास पत्रात कोणाला संबोधित करायचे या प्रश्नाबाबत मला नेहमीच काळजी वाटते. अलीकडेच मी अण्णा नावाच्या तीन मुलींना उद्देशून एक पत्र लिहिले. कोणतीही शंका न घेता, मी "हॅलो, अण्णा" लिहिले आणि काळजी करू नका. परंतु असे नशीब नेहमीच नसते.

जर तीन किंवा सात प्राप्तकर्ते असतील आणि त्यांचे नाव समान नसेल तर? तुम्ही त्यांची नावांनुसार यादी करू शकता: “शुभ दुपार, रॉडियन, पुलचेरिया, अवडोत्या आणि प्योत्र पेट्रोविच.” पण ते लांब आहे आणि वेळ लागतो. तुम्ही लिहू शकता: "हॅलो, सहकारी!"

माझ्यासाठी, मी “टू” फील्डमधील व्यक्तीच्या नावाने संबोधित करण्याचा नियम वापरतो. आणि कॉपीमध्ये असलेल्यांशी अजिबात संपर्क करू नका. हा नियम तुम्हाला पत्राचा पत्ता आणि या पत्राचा उद्देश अधिक अचूकपणे (एक!) निर्धारित करण्यास अनुमती देतो.

उद्धरण . बऱ्याचदा पत्रव्यवहार ही प्रश्न आणि उत्तरांसह अक्षरांची साखळी असते - एका शब्दात, संवाद. पत्रव्यवहाराचा इतिहास न हटवणे आणि उद्धृत केलेल्या मजकुराच्या शीर्षस्थानी तुमचा प्रतिसाद लिहिणे हा चांगला सराव मानला जातो, जेणेकरुन तुम्ही एका आठवड्यानंतर या पत्रव्यवहारावर परत याल, तेव्हा तुम्ही तारखेनुसार खाली उतरता संवाद सहजपणे वाचू शकता.

काही कारणास्तव, Mozilla मधील डीफॉल्ट सेटिंग "उद्धृत केलेल्या मजकुरानंतर कर्सर ठेवा." मी ते “टूल्स” → “खाते पर्याय” → “कंपोझिंग आणि ॲड्रेसिंग” मेनूमध्ये बदलण्याची शिफारस करतो. तसे असलेच पाहिजे.

पत्राचा उद्देश . व्यवसाय पत्रांचे दोन प्रकार आहेत:

• जेव्हा आम्ही संभाषणकर्त्याला फक्त माहिती देतो (उदाहरणार्थ, महिन्यासाठी केलेल्या कामाचा अहवाल);
• आणि जेव्हा आम्हाला आमच्या इंटरलोक्यूटरकडून काहीतरी हवे असते. उदाहरणार्थ, जेणेकरून तो पेमेंटसाठी संलग्न बीजक मंजूर करेल.

नियमानुसार, अहवाल देणारी पत्रे पेक्षा कितीतरी पट अधिक उत्साहवर्धक पत्रे आहेत. जर आपल्याला संभाषणकर्त्याकडून काहीतरी साध्य करायचे असेल तर हे साध्या मजकुरात एका पत्रात सांगणे फार महत्वाचे आहे. कॉल टू ॲक्शन हे नावासह असावे आणि पत्रातील शेवटचे वाक्य असावे.

चुकीचे : "पोर्फरी पेट्रोविच, मला माहित आहे की वृद्ध महिलेला कोणी हॅक केले."

बरोबर : "पोर्फीरी पेट्रोविच, मीच त्या वृद्ध महिलेची हत्या केली, कृपया मला अटक करण्यासाठी उपाययोजना करा, मी त्रास सहन करून थकलो आहे!"

या पत्राचे काय करायचे याचा विचार वार्ताहराने का करावा? शेवटी, तो चुकीचा निर्णय घेऊ शकतो.

मजकुरात स्वाक्षरी . ती असावी. शिवाय, सर्व ईमेल क्लायंट तुम्हाला स्वयंचलित स्वाक्षरी प्रतिस्थापन कॉन्फिगर करण्याची परवानगी देतात, उदाहरणार्थ क्लासिक “विनम्र, …”. Mozilla मध्ये, हे “टूल्स” → “खाते पर्याय” मेनूमध्ये केले जाते.

स्वाक्षरीमध्ये संपर्क लिहायचे की नाही ही प्रत्येकाची वैयक्तिक बाब आहे. पण तुम्ही विक्रीशी कोणत्याही प्रकारे जोडलेले असाल तर जरूर लिहा. संप्रेषणाच्या परिणामी करार झाला नसला तरीही, भविष्यात आपण स्वाक्षरीवरील संपर्क वापरून सहजपणे आढळू शकाल.

शेवटी, ज्यांना तुमच्या पत्रांचे उत्तर द्यायला आवडत नाही (करू शकत नाही, नको आहे, वेळ नाही) त्यांच्यासाठी लेटर बॉडीचे आणखी एक वैशिष्ट्य. कृपया पत्राच्या मुख्य भागामध्ये डीफॉल्ट सूचित करा. उदाहरणार्थ, "पोर्फीरी पेट्रोविच, जर तुम्ही मला शुक्रवारी रात्री 12:00 पूर्वी अटक करायला आला नाही, तर मी स्वतःला माफी समजतो." अर्थात, अंतिम मुदत खरी असली पाहिजे (तुम्ही शुक्रवारी 11:50 वाजता उदाहरणावरून मजकूर पाठवू नये). प्राप्तकर्ता आपले पत्र वाचण्यास आणि त्यावर कार्य करण्यास शारीरिकदृष्ट्या सक्षम असणे आवश्यक आहे. अशी "शांतता" तुम्हाला संभाषणकर्त्याच्या प्रतिसादात अयशस्वी झाल्याच्या जबाबदारीपासून मुक्त करते. नेहमीप्रमाणे, तुम्हाला या वैशिष्ट्याचा वापर सुज्ञपणे करणे आवश्यक आहे. जर एखादी व्यक्ती तुमच्या पत्रांना वेळेवर आणि नियमितपणे प्रतिसाद देत असेल, तर असा अल्टिमेटम, त्याला नाराज न केल्यास, त्याला थोडा ताण द्या किंवा त्याला आत्ताच पत्राचे उत्तर न देण्याचा निर्णय घेण्यास प्रवृत्त करा, परंतु तुम्हाला शुक्रवारपर्यंत वाट पहा.

संलग्नक

पत्रे सहसा संलग्नकांसह येतात: रेझ्युमे, व्यावसायिक प्रस्ताव, अंदाज, वेळापत्रक, कागदपत्रांचे स्कॅन - एक अतिशय सोयीस्कर साधन आणि त्याच वेळी लोकप्रिय त्रुटींचे स्त्रोत.

त्रुटी : प्रचंड गुंतवणूक आकार. मला अनेकदा 20 MB आकारापर्यंतच्या संलग्नकांसह ईमेल प्राप्त होतात. नियमानुसार, हे 600dpi च्या रिझोल्यूशनसह TIFF स्वरूपातील काही दस्तऐवजांचे स्कॅन आहेत. संलग्नकाचे पूर्वावलोकन लोड करण्याच्या व्यर्थ प्रयत्नात संवाददाताचा ईमेल प्रोग्राम जवळजवळ निश्चितपणे काही मिनिटांसाठी गोठवला जाईल. आणि प्राप्तकर्त्याने हे पत्र स्मार्टफोनवर वाचण्याचा प्रयत्न केला आहे.

वैयक्तिकरित्या, मी अशी पत्रे त्वरित हटवतो. तुमचा ईमेल वाचण्यापूर्वी तो कचऱ्यात जाऊ नये असे वाटते? गुंतवणुकीचा आकार तपासा. हे 3 MB पेक्षा जास्त नसावे अशी शिफारस केली जाते.

ओलांडल्यास काय करावे?

• तुमचा स्कॅनर वेगळ्या फॉरमॅट आणि रिझोल्यूशनमध्ये पुन्हा कॉन्फिगर करण्याचा प्रयत्न करा. उदाहरणार्थ, PDF आणि 300dpi वाचनीय स्कॅन तयार करतात.
• WinRar किंवा 7zip archiver सारख्या प्रोग्रामचा विचार करा. काही फाइल्स उत्तम प्रकारे कॉम्प्रेस करतात.
• संलग्नक खूप मोठे असेल आणि आपण ते संकुचित करू शकत नसल्यास काय करावे? उदाहरणार्थ, जवळजवळ रिक्त लेखा डेटाबेसचे वजन 900 MB असते. क्लाउड माहिती स्टोरेज बचावासाठी येईल: ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव्ह आणि यासारखे. काही सेवा, जसे की Mail.ru, मोठ्या संलग्नकांना क्लाउड स्टोरेजच्या लिंकमध्ये आपोआप रूपांतरित करतात. परंतु मी क्लाउडमध्ये साठवलेली माझी माहिती स्वतः व्यवस्थापित करण्यास प्राधान्य देतो, म्हणून मी Mail.ru वरून ऑटोमेशनचे स्वागत करत नाही.

आणि गुंतवणुकीबद्दल आणखी एक पूर्णपणे स्पष्ट नसलेली शिफारस - त्यांची नाव . ते प्राप्तकर्त्यास समजण्यायोग्य आणि स्वीकार्य असले पाहिजे. एकदा आम्ही कंपनीत... या नावाने व्यावसायिक प्रस्ताव तयार करत होतो... ते फ्योडोर मिखाइलोविच दोस्तोव्हस्की असू द्या. मला व्यवस्थापकाकडून मंजुरीसाठी मसुदा सीपीसह एक पत्र प्राप्त झाले आणि संलग्नकामध्ये “ForFedi.docx” नावाची फाइल समाविष्ट आहे. ज्या व्यवस्थापकाने मला हे पाठवले त्याचा संवाद असा होता:

प्रिय व्यवस्थापक, आपण वैयक्तिकरित्या या आदरणीय माणसाकडे जाण्यास आणि त्याला फेड्या म्हणण्यास तयार आहात का?

कसा तरी, नाही, तो एक आदरणीय माणूस आहे, प्रत्येकजण त्याला त्याच्या नावाने आणि आश्रयस्थानाने हाक मारतो.

तुम्ही संलग्नकाला “फेडीसाठी” असे नाव का दिले? मी त्याला आत्ता पाठवले तर तो या सीपीचा वापर करून आमच्याकडून कुऱ्हाडी विकत घेईल असे तुम्हाला वाटते का?

मी नंतर त्याचे नाव बदलणार होतो...

टाइम बॉम्ब का तयार करायचा - संभाव्य क्लायंटचा नकार - किंवा फाइलचे नाव बदलून स्वतःसाठी अतिरिक्त काम का तयार करायचे? अटॅचमेंटला ताबडतोब नाव का देऊ नये: “फ्योडोर मिखाइलोविच.डॉक्ससाठी” किंवा त्याहूनही चांगले - “KP_Sky_Axes.docx”.

म्हणून, आमच्याकडे "व्यक्ती" म्हणून कमी-अधिक प्रमाणात ईमेल आहेत. प्रभावी कामाचे साधन म्हणून ईमेलकडे पाहण्याकडे वळूया आणि त्याच्या विचलित घटकाबद्दल बोलूया.

पत्रांसह कार्य करणे

ईमेल एक शक्तिशाली विचलित आहे. कोणत्याही विचलिततेप्रमाणे, नियम कडक करून आणि कामाचे वेळापत्रक सादर करून ईमेलला सामोरे जाणे आवश्यक आहे.

कमीत कमी, तुम्हाला मेल येण्याबद्दलच्या सर्व सूचना बंद कराव्या लागतील. ईमेल क्लायंट डीफॉल्टनुसार कॉन्फिगर केले असल्यास, तुम्हाला ध्वनी सिग्नलसह सूचित केले जाईल, घड्याळाच्या पुढील चिन्ह ब्लिंक होईल आणि पत्राचे पूर्वावलोकन दर्शवले जाईल. एका शब्दात, ते प्रथम तुम्हाला परिश्रमपूर्वक कामापासून दूर करण्यासाठी सर्वकाही करतील आणि नंतर तुम्हाला न वाचलेल्या पत्रांच्या आणि न पाहिलेल्या मेलिंगच्या अथांग डोहात डुबकी मारतील - तुमच्या आयुष्यातून एक किंवा दोन तास उणे.

काही लोकांकडे प्रबळ इच्छाशक्ती असते जी त्यांना सूचनांद्वारे विचलित होऊ देत नाही, परंतु सामान्य लोक नशिबाला भुरळ पाडून त्यांना बंद न करणे चांगले. Mozilla Thunderbird मध्ये, हे "टूल्स" → "सेटिंग्ज" → "सामान्य" → "जेव्हा नवीन संदेश दिसतात" या मेनूद्वारे केले जाते.

कोणतीही सूचना नसल्यास, पत्र आले आहे हे कसे समजेल?

अगदी साधे. तुम्ही स्वतः, जाणीवपूर्वक, तुमच्या मेलमधून क्रमवारी लावण्यासाठी, तुमचा ईमेल क्लायंट उघडण्यासाठी आणि न वाचलेले सर्व संदेश पाहण्यासाठी वेळ बाजूला ठेवा. हे दिवसातून दोनदा केले जाऊ शकते, उदाहरणार्थ, लंच आणि संध्याकाळी, किंवा सक्तीच्या डाउनटाइम दरम्यान, उदाहरणार्थ, ट्रॅफिक जाममध्ये.

लोक सहसा विचारतात, प्रतिसादाच्या वेळा आणि तातडीच्या पत्रांचे काय? मी उत्तर देतो: तुमच्या मेलमध्ये तातडीची पत्रे नाहीत. जोपर्यंत तुम्ही ग्राहक समर्थन विभागात काम करत नाही तोपर्यंत (या विभागाचे मेलसह काम करण्याचे स्वतःचे नियम आहेत).

तातडीची पत्रे असल्यास, प्रेषक आपल्याला इतर चॅनेल - टेलिफोन, एसएमएस, स्काईपद्वारे याबद्दल सूचित करेल. मग तुम्ही जाणीवपूर्वक तुमच्या ईमेल क्लायंटमध्ये जाल आणि तातडीच्या मेलवर प्रक्रिया कराल. सर्व वेळ व्यवस्थापन गुरु (उदाहरणार्थ, ग्लेब अर्खंगेल्स्की त्याच्या “टाइम ड्राइव्ह”सह) 24 तासांच्या आत ईमेलला मानक प्रतिसाद घोषित करतात. चांगल्या वागणुकीचा हा एक सामान्य नियम आहे - तुमच्या संभाषणकर्त्याकडून ईमेलद्वारे त्वरित उत्तरांची अपेक्षा करू नका. एखादे तातडीचे पत्र असल्यास, जलद संप्रेषण माध्यमांद्वारे त्याबद्दल सूचित करा.

म्हणून, आम्ही सूचना बंद केल्या आणि आता आमच्या वेळापत्रकानुसार ईमेल क्लायंट चालू करतो.

जेव्हा आपण मेलवर जातो आणि "ईमेल सॉर्टिंग आउट" नावाच्या क्रियाकलापात गुंततो तेव्हा काय करावे? या कामाची सुरुवात आणि शेवट कुठे आहे?

मी शून्य इनबॉक्स प्रणालीबद्दल बरेच ऐकले आहे, परंतु, दुर्दैवाने, मी ती वापरणारी एकही व्यक्ती भेटलेली नाही. मला माझे चाक पुन्हा शोधायचे होते. Lifehacker वर या विषयावर लेख आहेत. उदाहरणार्थ, " ". खाली मी माझ्या व्याख्येतील शून्य इनबॉक्स प्रणालीबद्दल बोलेन. GTD गुरु टिप्पणी देतील आणि वर्णित प्रणाली जोडतील किंवा सुधारतील तर मी कृतज्ञ आहे.

हे समजून घेणे आणि स्वीकारणे महत्त्वाचे आहे की ईमेल हे तुमच्या क्रियाकलापांसाठी टास्क शेड्यूलर किंवा संग्रहण नाही. त्यामुळे इनबॉक्स फोल्डर नेहमी रिकामे असावे. एकदा तुम्ही तुमच्या इनबॉक्समधून क्रमवारी लावायला सुरुवात केल्यानंतर, तुम्ही हे फोल्डर रिकामे करेपर्यंत थांबू नका किंवा कोणत्याही गोष्टीने विचलित होऊ नका.

तुमच्या इनबॉक्समधील ईमेलचे काय करायचे? तुम्हाला प्रत्येक अक्षरात अनुक्रमे जाणे आणि ते हटवणे आवश्यक आहे. होय, फक्त हायलाइट करा आणि तुमच्या कीबोर्डवरील हटवा दाबा. जर तुम्ही स्वतःला पत्र हटवण्यासाठी आणू शकत नसाल, तर तुम्हाला त्याचे काय करायचे ते ठरवावे लागेल.

1. तीन मिनिटांत उत्तर देऊ शकाल का? मला त्याचे उत्तर देण्याची गरज आहे का? होय, हे आवश्यक आहे, आणि उत्तर तीन मिनिटांपेक्षा जास्त वेळ घेणार नाही, नंतर लगेच उत्तर द्या.
2. तुम्ही उत्तर दिलेच पाहिजे, परंतु उत्तर तयार करण्यास तीन मिनिटांपेक्षा जास्त वेळ लागेल. जर तुम्ही टास्क शेड्युलर वापरत असाल जो तुम्हाला ईमेलला टास्कमध्ये रूपांतरित करू देतो, तर ईमेलला टास्कमध्ये बदला आणि काही काळ विसरून जा. उदाहरणार्थ, मी पूर्णपणे अद्भुत सेवा Doit.im वापरतो. हे तुम्हाला वैयक्तिक ईमेल पत्ता व्युत्पन्न करण्यास अनुमती देते: तुम्ही पत्र त्यावर अग्रेषित करता आणि ते कार्यात बदलते. परंतु तुमच्याकडे टास्क शेड्यूलर नसल्यास, पत्र "0_Run" सबफोल्डरवर हलवा.
3. पत्राला त्वरीत उत्तर दिल्यानंतर, ते एका कार्यात बदलल्यानंतर किंवा फक्त ते वाचल्यानंतर, आपल्याला या संदेशाचे पुढे काय करायचे ते ठरवावे लागेल: तो हटवा किंवा दीर्घकालीन संचयनासाठी फोल्डरपैकी एकावर पाठवा.

माझ्याकडे असलेले दीर्घकालीन स्टोरेज फोल्डर येथे आहेत.

• 0_कार्यान्वीत करा.माझ्याकडे असे फोल्डर नाही, परंतु तुमच्याकडे नियोजक नसल्यास, मी पुन्हा सांगतो, तुम्ही येथे तपशीलवार कामाची आवश्यकता असलेली अक्षरे टाकू शकता. हे फोल्डर देखील नियमितपणे साफ करणे आवश्यक आहे, परंतु यासाठी विशेषतः वाटप केलेल्या वेळी विचारपूर्वक दृष्टीकोन ठेवून.
• 1_संदर्भ.येथे मी पार्श्वभूमी माहितीसह पत्रे टाकली आहेत: विविध वेब सेवांवरील लॉगिनसह स्वागत पत्र, आगामी फ्लाइटची तिकिटे इ.
• 2_प्रकल्प.सध्याचे नातेसंबंध असलेल्या भागीदार आणि प्रकल्पांवरील पत्रव्यवहाराचे संग्रहण येथे संग्रहित केले आहे. स्वाभाविकच, प्रत्येक प्रकल्पासाठी किंवा भागीदारासाठी एक स्वतंत्र फोल्डर तयार केले गेले आहे. भागीदाराच्या फोल्डरमध्ये मी केवळ त्याच्या कर्मचाऱ्यांचीच नाही तर या भागीदाराशी संबंधित Neb कर्मचाऱ्यांची पत्रे देखील ठेवली आहेत. खूप सोयीस्कर: आवश्यक असल्यास, प्रकल्पावरील सर्व पत्रव्यवहार दोन क्लिकमध्ये हाताशी आहे.
• 3_संग्रहालय.इथेच मी ती अक्षरे टाकली की हटवणे खेदजनक आहे, आणि त्यांचा फायदा स्पष्ट नाही. तसेच, “2_Projects” मधील बंद प्रकल्प असलेले फोल्डर येथे स्थलांतरित होतात. थोडक्यात, "संग्रहालय" काढण्यासाठी प्रथम उमेदवार संग्रहित करते.
• 4_दस्तऐवज.येथे कागदपत्रांचे इलेक्ट्रॉनिक नमुने असलेली पत्रे आहेत जी भविष्यात लेखाकरिता उपयुक्त ठरू शकतात, उदाहरणार्थ, क्लायंटकडून सलोखा अहवाल, घेतलेल्या सहलींसाठी तिकिटे. फोल्डरमध्ये "2_Projects" आणि "1_Reference" फोल्डरसह अनेक समानता आहेत, त्यात फक्त लेखा माहिती संग्रहित केली जाते आणि व्यवस्थापन माहिती "2_Projects" फोल्डरमध्ये संग्रहित केली जाते. “4_दस्तऐवज” मध्ये मृत माहिती आहे आणि “2_प्रोजेक्ट्स” मध्ये थेट माहिती आहे.
• 5_ज्ञान.येथे मी फक्त खरोखर उपयुक्त वृत्तपत्रे ठेवली आहेत जी मला काही काळानंतर प्रेरणा घेण्यासाठी किंवा उपाय शोधण्यासाठी परत यायची आहेत.

या प्रणालीच्या ऑपरेशनसाठी इतर ईमेल क्लायंट सेटिंग्ज महत्त्वाच्या आहेत. प्रथम, थंडरबर्डमध्ये डीफॉल्टनुसार "वाचलेले संदेश म्हणून चिन्हांकित करा" चेकबॉक्स आहे. मी हे जाणीवपूर्वक करण्यास प्राधान्य देतो, म्हणून ध्वजासह खाली! हे करण्यासाठी, "टूल्स" → "सेटिंग्ज" → "प्रगत" → "वाचन आणि प्रदर्शन" मेनूवर जा.

दुसरे म्हणजे, आम्ही वापरतो फिल्टर . पूर्वी, मी सक्रियपणे फिल्टर वापरले जे प्रेषकाच्या पत्त्यावर आधारित योग्य फोल्डरवर अक्षरे स्वयंचलितपणे अग्रेषित करतात. उदाहरणार्थ, वकिलाची पत्रे “वकील” फोल्डरमध्ये हलवली गेली. मी अनेक कारणांमुळे हा दृष्टिकोन सोडला. प्रथम: 99% प्रकरणांमध्ये वकिलाची पत्रे काही प्रकल्प किंवा भागीदाराशी संबंधित आहेत, याचा अर्थ ते या भागीदार किंवा प्रकल्पाच्या फोल्डरमध्ये हलविले जाणे आवश्यक आहे. दुसरा: मी जागरूकता जोडण्याचा निर्णय घेतला. एखादे विशिष्ट पत्र कोठे संग्रहित करायचे हे तुम्ही स्वतः ठरवले पाहिजे आणि प्रक्रिया न केलेले संदेश फक्त एकाच ठिकाणी - इनबॉक्समध्ये शोधणे अधिक सोयीचे आहे. आता मी विविध सिस्टीममधून स्वयंचलित नियमित अक्षरे फोल्डर्समध्ये व्यवस्थित करण्यासाठी फिल्टर वापरतो, म्हणजेच मला निर्णय घेण्याची आवश्यकता नसलेली अक्षरे. Mozilla Thunderbird मधील फिल्टर "टूल्स" → "मेसेज फिल्टर्स" मेनूमध्ये कॉन्फिगर केले आहेत.

तर, योग्य दृष्टिकोनासह, पत्रव्यवहाराच्या प्रमाणानुसार ईमेलला दिवसातून 10 ते 60 मिनिटे लागतील.

होय, आणि आणखी एक गोष्ट. नवीन पत्रे येण्याच्या सूचना तुम्ही आधीच बंद केल्या आहेत का? ;)

आश्चर्याची गोष्ट म्हणजे, बर्याच लोकांना, जेव्हा त्यांना एकाच वेळी अनेक लोकांना ईमेल पाठवण्याची आवश्यकता असते तेव्हा फक्त "टू" फील्डमध्ये पत्ते सूचीबद्ध करतात, जेव्हा हे ईमेल आपल्या सहकार्यांना किंवा मित्रांना संबोधित केले जाते तेव्हा हे सामान्य आहे, परंतु एखाद्या गटाला पत्र पाठवताना क्लायंटचे, तुम्ही अशा प्रकारे प्रत्येकाला इतर प्राप्तकर्त्यांचे पत्ते दाखवत आहात, मूलत: तुमचा पत्ता आधार उघड करत आहात.

तुमच्या क्लायंटला हे पत्र तुमच्या स्पर्धकाला अग्रेषित करणे आवश्यक आहे आणि तुमचे संपर्क त्वरित लीक होतील.

हे विचित्र आहे, परंतु मूर्खांपासून दूर असलेल्या अनेकांना हे जाणून आश्चर्य वाटते की जर तुम्हाला अनेक प्राप्तकर्त्यांना पत्र पाठवायचे असेल जेणेकरून त्यांना एकमेकांबद्दल माहिती नसेल, तर यासाठी "Bcc" फील्ड आहे.

उदाहरणार्थ, mail.ru साठी ते असे दिसेल:

आणि म्हणून पुन्हा एकदा थोडक्यात:पत्ते "ते" मध्ये सूचित केले आहेत - प्रत्येकजण पाहू शकतो की तुम्ही कोणाला पत्रे पाठवली आहेत, "अंध कार्बन कॉपी" मध्ये सूचित केले आहेत - प्रत्येकाला वाटते की पत्र फक्त त्याच्यासाठी आहे.

आणि प्रत्येक प्राप्तकर्त्याला एक पत्र प्राप्त होईल जिथे "ते" फील्डमध्ये असेल फक्त त्याचा पत्ता . इतर कार्यक्रमांसाठी, जर तुम्हाला BCC कुठे शोधता येत नसेल, तर एखाद्याला तुम्हाला दाखवायला सांगा. आणखी एक छोटासा मुद्दा, तुम्ही “टू” फील्डमध्ये एक पत्ता निर्दिष्ट केला पाहिजे;

आणि म्हणून, जेव्हा तुमच्या क्लायंटच्या गटाला ऑफर, बातम्या पाठवण्याचा प्रश्न येतो - येथे अंध कॉपी वापरण्याची पद्धत स्पष्ट आहे, तुम्ही तुमचा पत्ता आधार लपवला पाहिजे. तुमच्या सहकाऱ्यांना पत्र पाठवण्याबद्दलचा एक मनोरंजक मुद्दा, येथे परिस्थितीनुसार कार्य करण्याची शिफारस केली जाते, उदाहरणार्थ, सूचना पाठविण्याच्या विनंतीसह पत्र पाठवणे (उदाहरणार्थ, ग्राहक सेवा सुधारण्यासाठी) आणि प्रत्येक सहकाऱ्याने हे पाहिले तर लोकांना समान पत्र प्राप्त झाले आहे, तर बहुधा ते प्रतिसाद देणार नाहीत - इतरांवर अवलंबून राहतील, याचा अर्थ आपल्याला लपविलेली प्रत वापरण्याची आवश्यकता आहे. जर ही ऑर्डर पूर्ण केली गेली तर, उदाहरणार्थ, आपल्या सहकाऱ्याच्या बॉसला सूचित करणे आश्चर्यकारक काम करेल आणि तुमची ऑर्डर पूर्ण केली जाईल.

पुरवठादारांसह एक वेगळी समस्या. एकीकडे, प्रतमधील सर्व प्राप्तकर्त्यांना सूचित केल्याने पुरवठादारास दर्शविले पाहिजे की आपल्याकडे एक पर्याय आहे आणि त्याने आपल्याला चांगल्या किंमती देऊ केल्या पाहिजेत. दुसरीकडे, ज्या व्यवस्थापकाला तुमचे पत्र प्राप्त झाले आहे, ते केवळ त्यालाच पाठवलेले नाही हे पाहून, बहुधा तुमच्या विनंतीला “शांत” वागणूक देईल. व्यक्तिशः, माझ्या मते, मला असे वाटते की पुरवठादारांच्या बाबतीत, तुम्हाला कमीत कमी व्यापार गुपिते संरक्षित करण्यासाठी, परंतु पुरवठादाराच्या व्यवस्थापकाशी चांगले संबंध ठेवण्यासाठी, एक लपविलेली प्रत वापरणे आवश्यक आहे.

तुम्ही तज्ञांच्या चुकीचे अलीकडील प्रकरण वाचू शकता, जेव्हा सर्व प्राप्तकर्त्यांनी इतर प्राप्तकर्त्यांना पाहिले: या चॅटमधील प्रत्येकासाठी स्माक्स, तेथे खरोखर आदरणीय लोक होते - दिग्दर्शक, परंतु तरीही अनेकांना प्रतिसादात स्पॅम प्राप्त झाले.

बरं, नेहमीप्रमाणे, टिप्पण्यांमध्ये चर्चा स्वागतार्ह आहे.