Техническое задание оформленное в соответствии с. Порядок разработки технического задания

Как закупить то, что нужно именно вам, не нарушая антимонопольное законодательство? Залог успеха в этом деле - грамотно составленное техническое задание. Читайте в статье, какие неявные нарушения совершают заказчики.

В общем случае при составлении закупочного ТЗ заказчик должен следить за полной безликостью описываемого объекта, то есть в нем не должно быть никаких требований и даже намеков на конкретные товарные знаки, производителей или даже страну происхождения товара.

На самом деле, грамотно подготовить описание объекта закупки, техническое задание по 44-ФЗ, без наличия специальных знаний в конкретной области довольно непросто. Некоторые заказчики даже создают закупку на оказание услуг по подготовке техзаданий. Но и самостоятельно это сделать вполне реально, если внимательно изучить требования к объектам закупки, сопоставить со своими потребностями и точно следовать правилам описания объекта закупки по 44-ФЗ.

Нужно иметь в виду, что в маркировке изделий зашифрованы некоторые характеристики. К примеру, техническим заданием предусмотрен материал «плитка тротуарная» с маркировкой «Классико 1КО.4», техзаданием никаких требований к толщине плитки не предъявлено. Согласно расшифровке маркировки, её толщина составляет 4 см. (последняя цифра маркировки указывает на толщину в смантиметрах). Однако, при исполнении контакта выяснилось, что требовалась плитка толщиной 6 см. От толщины плитки зависит нагрузка, которую она может выдержать. Неграмотно составленное техзадание привело к закупке материала, который не удовлетворяет необходимым требованиям. Поэтому нужно тщательно проверить маркировку всех материалов в техническом задании и указать все основные, важные требования к материалам.

Желательно не копировать описание товаров с различных сайтов . Информация в описании может не быть достоверной и окажется, что заявленным требованиям не соответствует ни один товар. Существует большая вероятность, что под данное описание подходит единственный товар. Это может расцениваться как ограничение конкуренции.

Все требования к характеристикам не должны иметь двусмысленное толкование. Иначе будет очень много запросов на разъяснение. Зачастую бывает так, что при множестве запросов, заказчик не может успеть в установленные сроки ответить на них по существу и времени на корректировку технического задания может не оказаться. На основании этого, иногда заказчик в разъяснении указывает, что достаточно подачи одного лишь согласия, без указания на материалы. В свою очередь, это снижает шансы закупить именно то, что необходимо, так из заявки не видно какие материалы будут использованы при исполнении работ.


Инструкцию по подготовке заявки лучше составлять уже после описания требований к техническим характеристикам. Инструкция должна не запутывать участника, а конкретизировать требования технического задания, во избежание множества запросов от участников. Несоответствие технического задания инструкции, создающее препятствие для подготовки заявки, может спровоцировать направление жалоб в УФАС потенциальными участниками закупки.

Какие ещё требования важно указать в техзадании:

• К гарантийному сроку товара, работы, услуги и (или) объему предоставления гарантий их качества. Заказчик в техническом задании должен установить гарантийный срок не менее, гарантийного срока производителя.
• К гарантийному обслуживанию товара.
• К расходам на эксплуатацию товара.
• К обязательности осуществления монтажа и наладки товара.
• К обучению лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара.

Главные правила

1. При подготовке документации о закупке обратите внимание на коды Общероссийского классификатора продукции (ОКПД2), относящиеся к объекту закупки. Необходимо чтобы использованный код совпадал с конкретным объектом закупки.
2. Помимо положений 44-ФЗ, разрабатывая техзадание следует иметь в виду также требования иных правовых актов, антимонопольных органов, технических норм и стандартов (ГОСТ, ТУ, СНиП и т.д.).
3. Товары и материалы, запрашиваемые заказчиком в техническом задании, должны соответствовать объекту закупки и сметной документации (если такая имеется).
4. При закупке на строительный подряд необходимо также приложить дефектную ведомость, смету, а в случае капитального строительства (реконструкции, капитального ремонта) также необходимо приложить и проектную документацию.
5. Указывайте, что хотите закупить новые товары и материалы (т.е. они не использовались, не находились в ремонте, реставрации, не были восстановлены). Иначе, заказчик может получить б/у товары.

Распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли прописывать на поставку запасных частей указание «оригинальных»?
Ответ: Можно, если речь идет о продукте, стоящем на гарантии, либо присутствует необходимость обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком, а также в случае закупок запасных частей и расходных материалов к машинам и оборудованию.

Вопрос: Обязательно ли прописывать идентификационный код закупки в техническое задание?
Ответ: Идентификационный код закупки указывается в плане закупок, плане-графике, извещении об осуществлении закупки, приглашении принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), осуществляемом закрытым способом, документации о закупке, в контракте, а также в иных документах, предусмотренных настоящим Федеральным законом. В ТЗ его указывать не обязательно.

Вопрос: Нужно приобрести прибор для научных исследований к уже имеющейся системе из 3-х приборов одного производителя. Необходимо полное совмещение всего в работе. Эквивалент не желателен. Можно не писать эквивалент и указать производителя? Система тонко настраиваемая и дорогая.
Ответ: Если Ваш случай подходит под «…за исключением случаев несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком…) - можно, в других случаях — нельзя.

Вопрос: Можно ли в техзадании по капремонту указать узкие показатели, например, цвет стен с конкретным колером, приложить пример композиции из гипсокартона на потолке, конкретную коллекцию плитку без эквивалента, ссылаясь на эстетические предпочтения?
Ответ: При формировании технического задания заказчики должны руководствоваться требованиями статьи 33 Закона № 44-ФЗ. Цвет стен — это выбор заказчика, это его потребность, не ограничивающая число поставщиков. Макет, эскиз композиции из гипсокартона на потолке — это также потребность заказчика, все исполнители смогут повторить приведённый в документации макет. Коллекция плитки без эквивалента — это нарушение пункта 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ: «Документация о закупке может содержать указание на товарные знаки в случае, если при выполнении работ, оказании услуг предполагается использовать товары, поставки которых не являются предметом контракта. При этом обязательным условием является включение в описание объекта закупки слов «или эквивалент».

Многие компании не готовы привлекать подрядчиков на этап написания технического задания, полагая, что каждый подрядчик будет писать понятный только его сотрудникам документ, фактически гарантируя себе привилегированное положение на конкурсе\тендере.

Отчасти это действительно так, но связано подобное явление во многих случаях не столько с меркантильными интересами подрядчиков, сколько с различиями в подходе к реализации данного документа.

В определении технического задания на Википедии, в частности, говорится, что это «документ, содержащий требования заказчика к объекту закупки, определяющие условия и порядок ее проведения для обеспечения государственных или муниципальных нужд, в соответствии с которым осуществляются поставка товара, выполнение работ, оказание услуг и их приемка».

Кроме того, есть ряд ГОСТов, например, 19.201-78, в которых прописано, что и в каком виде должно содержаться в подобном документе.

Однако, как показывает практика, под заветной аббревиатурой «ТЗ» понимаются совершенно разные по сути, содержанию, оформлению и детализации документы. К сожалению, многие заказчики уверены, что, написав пару страниц требований к будущей системе, они получат от нас точную (максимум с дельтой в 10-20%) оценку с календарным планом работ. Получая в очередной раз на почту «ТЗ, по которому к завтрашнему дню надо дать оценку и выслать КП», я всегда морально готовлюсь увидеть очередное творение в стиле «система должна обмениваться с сайтом всей необходимой информацией».

Одно время в отделе, где я работал, было принято следующее разделение: Техническим заданием назывался документ, описывающий требования к системе на понятном для бизнес-пользователей языке, а Техническим проектом – документ, составленный на основании Технического задания, более подробный, детально описывающий все функции, но уже на языке, понятном в основном разработчикам .

Мне данная характеристика, пусть и не являющаяся верной с формальной точки зрения, видится весьма справедливой для небольших компаний, у которых нет сверх бюджетов, но есть задачи, требующие срочного решения. Основным для них становится составление ТЗ силами своих сотрудников и его рассылка, к примеру, в несколько фирм-франчайзи. И естественно, что писать огромную простыню, содержащую неимоверное количество технической информации никто не будет.

Так как же составить ТЗ, по которому в итоге получится именно то, что было заложено его автором(-ами), а не то, что «умеет типовой функционал конфигурации»?

Я не буду описывать основополагающие требования к структуре документа, такие как: в ТЗ должны быть описаны цели проекта, содержаться функциональные требования, должен присутствовать список сокращений и оглавление, написано все должно быть максимально простыми и короткими фразами и т.д. Считаю, это известно всем, кто хоть несколько раз читал технические задания.

Документы, с которыми мне приходилось сталкиваться, и на основании которых были получены максимально близкие к задумке результаты, обладали следующими свойствами:

1. ТЗ как инструкция . Документ по своей структуре напоминает инструкцию пользователя, где пошагово написано, в каком случае какие действия нужно выполнить пользователю, чтобы получить требуемый результат. Т.е. это были документы без сплошного перечня требуемых функций, но с логической разбивкой на отдельные процессы с описанием их специфики

2. Больше визуализации . Чем больше в документе содержится макетов\скриншотов\мокапов\блок-схем, тем меньше вероятность получить выполняющую вроде бы нужные функции, но обладающую совершенно иной логикой\оформлением\интерфейсом систему

3. Usability. Из двух предыдущих пунктов есть простое следствие – понятная логика работы и максимальная визуализация будущей системы помогут в итоге заложить в ТЗ нужное количество примечаний\пунктов, касающихся удобства использования системы. Для систем, с которыми работают низкоквалифицированные сотрудники, это может стать решающим фактором успешности проекта (впрочем, этот параметр также крайне важен и для топ-менеджмента, не желающего иметь дела с «этими бухгалтерскими программами»). Например, в ТЗ на систему для розничных продаж не указали, что поиск артикула должен занимать не более трех секунд. Если бы систему реализовали через типовой поиск конфигурации, то это могло привести к критическим ситуациям в реальной эксплуатации, т.к. с учетом количества номенклатуры этот поиск занимал до 30 секунд, что недопустимо при работе с розничными покупателями, где каждая секунда на счету.

4. Ссылки на популярные решения . Зачастую, для всех, к примеру, менеджеров по продажам компании, фраза «функционал ведения сделок» означает примерно одно и то же, но для сотрудников подрядчика эта фраза не значит ровным счетом ничего. Но добавьте пару слов в эту фразу, и из варианта «карточка сделки, аналогичная таковой в Битрикс24(или 1С:CRM)» уже понятно, чего примерно ожидает от этой самой карточки Заказчик.

5. Первичная обратная связь . Еще раз повторюсь - для успешной реализации ТЗ его не обязательно писать по ГОСТу. Не нужно писать документ, предназначенный только техническим специалистам. Техническое задание в первую очередь должно быть понятно коллегам его составителя, а потом и тем, кто будет его реализовывать. Крайне важно получить положительную обратную связь от коллег бизнес-пользователей, прежде чем направлять документ потенциальным подрядчикам или внутреннему отделу разработки. Документ, предельно ясный одному человеку, но не понятный даже ближайшему окружению не имеет шансов на успешную реализацию.

Безусловно, есть различные точки зрения на требования к составлению ТЗ. Однако в ситуации отсутствия должного количества времени, ресурсов и компетенций, именно написанное на максимально понятном для бизнес-пользователей языке техническое задание, обладающее указанными выше свойствами, будет иметь максимальные шансы на успешную реализацию.

Люди по-разному трактуют события и явления, иначе видят решения задач. В ситуациях, когда есть четкий план, любая неправильная трактовка может привести к неожиданным результатам, и скорее всего, вы получите не то что хотели.

Если по написанному вами ТЗ люди делают то что вы хотите получить, и в процессе работы вы не тратите лишних сил на дополнения и переформулирование собственных мыслей - значит вы умеете круто ставить задачи, и у вас есть чему поучиться.

Если даже после прочтения ТЗ исполнитель делает что-то не так, значит, вам нужно пересмотреть свой подход к постановке задач. Даже самый крутой исполнитель, которого вы нанимаете на проект, сделает не то что вам нужно, если вы составили для него плохое техническое задание.

Чтобы написать хорошее ТЗ, вам необходимо представить себя на месте человека, которому оно адресовано. Проиллюстрируем эту мысль.

Мы делаем видеоролики, и пару месяцев назад для нас было в новинку привлекать к работе иллюстраторов. Первые наши технические задания порождали череду вопросов со стороны исполнителя, и нам приходилось созваниваться и объяснять человеку что мы имеем ввиду в таком-то и таком-то пункте. В какой-то момент мы устали, устал иллюстратор. Это был повод задуматься.

Как нам кажется, проблема заключалась в том, что мы формулировали задание слишком общими фразами, что давало иллюстратору повод додумывать и тратить время на поиски не профильной для него информации.

Что было плохо:

1. Мы писали список требований к иллюстрациям для анимации, не сопроводив эти требования примерами с картинками и видео. Это был просто текст вроде: “старайтесь рисовать гнущиеся элементы таким образом, чтобы энкор поинты суставов совпадали друг с другом”. Из-за того что мы поленились это проиллюстрировать, наш иллюстратор сделал то что нужно только с третьего раза.
2. Мы насыщали ТЗ слишком большим количеством примеров. Иллюстратор буквально тонул в изобилии работ, которые нам нравятся. Не было четкого стилистического ориентира.
3. Много текста. Мы писали лишнюю информацию о проекте. Эта информация никак не могла помочь иллюстратору сделать его работу.
4. Раскадровка с недостаточными пояснениями о том что будет происходить в слайде.
5. Доступность ТЗ только онлайн, на Гугл Диске.
6. Мы не имели четкого представления для кого пишем это ТЗ. Мы не вошли в роль этого человека для нашего проекта.

Конечно, можно предположить что человек, нанятый на проект, сам по себе такой, недогадливый и недалекий. Эту мысль мы откидываем сразу. Цель ТЗ - не проверять интеллектуальные способности человека и не играть с ним в угадайку. Когда вы нанимаете кого-то на проект, как правило, это не самые глупые люди, правда? Вы же видели предыдущие работы человека, вы общались с ним перед началом проекта.

Проанализировав свои ошибки, мы поменяли подход к написанию технического задания. Наш последний проект получился очень легким на подъем, во многом это благодаря тому, что мы стали четче и обдуманнее ставить задачи. Мы значительно меньше времени стали тратить на дополнительные объяснения. ТЗ состояло из 43 страниц. Возможно, мы немного перестарались, но первые слова иллюстратора, после прочтения нового ТЗ, были такими:

Суть нашего нового подхода к написанию ТЗ свелась к следующему:

1. Очень кратко и емко нужно описать для кого этот проект, какие задачи нужно решить по окончанию проекта, и какую конкретную задачу решает человек, которого вы нанимаете на проект. Таким образом, он не будет работать вслепую, понимание “что” и “зачем” позволит ему предложить вам лучшие решения.

2. Сопроводить исполнителя всеми необходимыми материалами, которые нужны для работы: референсы, картинки и видео с объяснениями. Наш последний проект был посвящен работе кухонного прибора. В сети без проблем можно найти тысячи статей, картинок и видео о его работе. Мы сэкономили время иллюстратору и собрали самые очевидные и понятные картинки и видео. Это заняло у нас 15 минут. Но мы уверены что сэкономили гораздо больше времени на работу.

3. По пунктам четко и кратко написать все что требуется сделать, чтобы считать работу завершенной.

4. Любые технические требования теперь мы иллюстрируем и записываем видео . Тут важно побольше задавать вопросов себе: что в нашем пайплайне может быть непонятно? Что может породить дополнительные вопросы?

5. Теперь мы скидываем не только текст в формате Гугл Докс, но еще ссылку на скачивание PDF версии ТЗ, чтобы в случае неполадок с интернетом, ТЗ было под рукой.

Некоторые из этих вещей могут показаться естественными, однако осознание этой естественности пришло с опытом. Надеемся что информация в этой статье была полезна. Хотелось бы в комментариях услышать о ваших пониманиях идельного ТЗ.

Техническое задание является исходным материалом для создания информационной системы или другого продукта. Поэтому техническое задание (сокращенно ТЗ) в первую очередь должно содержать основные технические требования к продукту и отвечать на вопрос, что данная система должна делать, как работать и при каких условиях.

Как правило, этапу составления технического задания предшествует проведение обследования предметной области, которое завершается созданием аналитического отчета. Именно аналитический отчет (или аналитическая записка) ложится в основу документа Техническое задание.

Если в отчете требования заказчика могут быть изложены в общем виде и проиллюстрированы UML-диаграммами, в техническом задании следует подробно описать все функциональные и пользовательские требования к системе. Чем подробнее будет составлено техническое задание, тем меньше спорных ситуаций возникнет между заказчиком и разработчиком во время приемочных испытаний.

Таким образом, техническое задание является документом, который позволяет как разработчику, так и заказчику представить конечный продукт и впоследствии выполнить проверку на соответствие предъявленным требованиям.

Руководствующими стандартами при написании технического задания являются ГОСТ 34.602.89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» и ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению» . Первый стандарт предназначен для разработчиков автоматизированных систем, второй для программных средств (разницу между данными сериями мы обсуждали в статье «Что такое ГОСТ»).

Итак, ниже мы представляем список и описание разделов, которые должно содержать техническое задание согласно ГОСТам.

Итак, документ Техническое задание должен, по сути, отражать все требования к проектируемому продукту, выделенные на этапе аналитического исследования объекта автоматизации.

Опираясь на таблицу, приведенную выше, мы можем выделить основные разделы технического задания:

• Общие сведения о системе (программе);
• Назначение, цели и задачи системы (программы);
• Требования к системе (функциональные требования, пользовательские требования, требования к системе в целом и тд);
• Требования к видам обеспечения;
• Требования к документированию;
• Стадии и этапы разработки;
• Порядок контроля и приемки системы (программы).

Общие сведения
Данный раздел документа Техническое задание должен содержать полное наименование системы и все варианты сокращений, которые будут использованы при разработке документации.

Пример:

«В данном документе создаваемая информационная система называется «Единое окно доступа к образовательным ресурсам», сокращенно ЕО.
Систему Единое окно доступа к образовательным ресурсам далее в настоящем документе допускается именовать Единое окно или Система.»

Также сюда следует включить подразделы сообщающие реквизиты организаций участвующих в разработке (Заказчика и Исполнителя).

В подразделе «Основания для разработки» документа Техническое задание перечисляются основные документы, на основании которых выполняются данные работы. Например, для системы, выполняемой по заказу Правительства страны или другого Государственного органа, должны быть указаны законы, указы и постановления Правительства.

Неотъемлемой частью документа Техническое задание также должен быть список терминов и сокращений. Термины и сокращения лучше представить в виде таблицы с двумя столбцами «Термин» и «Полная форма».

Термины и сокращения располагаются в алфавитном порядке. В первую очередь принято давать расшифровку русскоязычным терминам и сокращениям, потом англоязычным.

Назначение и цели создания системы

Данный раздел документа Техническое задание должен содержать назначение и цели создания системы.

Пример:

«Информационная система «Единое окно доступа к образовательным ресурсам» предназначена для обеспечения пользователей полной, оперативной и удобной информацией, касающейся системы образования Российской федерации, организаций выполняющих функцию образовательных учреждений.

Основной целью Системы является формирование единой информационной среды и автоматизации бизнес-процессов Образовательных учреждений Российской Федерации.

Создание информационной системы «Единое окно» должно обеспечить:

• предоставление пользователям широкого спектра информационных ресурсов;
• повышение уровня информационной безопасности;
• повышение эффективности работы образовательных учреждений и ведомств за счет оптимизации ряда бизнес-процессов;
• повышение эффективности процесса взаимодействия информационных систем и сервисов внутри ведомства.

Создание Системы позволит сократить эксплуатационные затраты в результате повышения эффективности работы ведомства.»

Требования к системе

Данный раздел документа Техническое задание предназначен для описания основных функциональных требований системы. Это самая важная часть технического задания, так как именно она станет основным вашим аргументом при спорах с Заказчиком в процессе сдачи системы в эксплуатацию. Поэтому к его написанию необходимо подойти наиболее тщательно.

В документе Техническое задание должны быть представлены все требования, выявленные на этапе проведения анализа объекта автоматизации. Лучше всего выделить основные бизнес-процессы, которые и должны быть раскрыты посредством описания функциональных требований.

Пример:

«4.1 Бизнес-процесс «Предоставление информации об образовательных учреждениях Российской Федерации

В данном бизнес-процессе выделяются следующие участники:

Модератор – работник ведомства, входящий в состав обслуживающего персонала Системы, ответственный за корректность предоставляемых данных

Пользователь – гражданин, нуждающийся в получении информации о работе образовательных учреждений Российской Федерации.

4.1.1 Регистрация образовательного учреждения в Системе

Регистрация образовательного учреждения Российской Федерации осуществляется ответственным сотрудником учреждения («Постановление Правительства …»).

Процесс регистрации образовательного учреждения включает следующие шаги:

• Автор создает запись об организации;
• Автор заносит данные организации;
• Система проверяет наличие лицензии для данной организации

• Если лицензия существует в базе данных, Система отправляет Автору сообщение об успешной регистрации;
• Если лицензия не найдена в базе данных, Система отправляет сообщение Автору об отсутствии лицензии для данной организации.»

Если позволяет время, информацию, приведенную в данном разделе, следует, более полно раскрыть в приложении к документу Техническое задание. В приложении к техническому заданию можно привести экранную форму и ниже описать все события, которые на ней присутствуют (создание, просмотр, редактирование, удаление и т.п.).

Требования к системе в целом включают раскрытие ее архитектуры с описанием всех подсистем. В данной части Технического задания следует описать требования к интеграции системы с другими продуктами (если таковые имеются). Далее в техническое задание должны быть включены:

• требования к режимам функционирования системы
• показатели назначения
• требования к надежности
• требования к безопасности
• требования к численности и квалификации персонала и режиму его работы
• требования к защите информации
• требования по сохранности информации при авариях
• требования к патентной чистоте
• требования по стандартизации и унификации
• и т.д.

Требованиям к видам обеспечения

В данном разделе документа Техническое задание должны быть представлены требования к математическому, информационному, лингвистическому, программному, техническому и др. видам обеспечения (если таковые имеются).

Требования к документированию

Раздел «Требования к документированию» технического задания включает перечень проектных и эксплуатационных документов, которые должны быть предоставлены заказчику.

Данный раздел технического задания также важен, как и описание функциональных требований, поэтому не следует ограничиваться фразой «Заказчику должна быть предоставлена вся документация согласно ГОСТ 34». Это означает, что вы должны предоставить весь пакет документов включая «Формуляр», «Паспорт» и т.п. Большинство документов из списка, указанного в ГОСТ 34.201-89 не нужны ни вам, ни заказчику, поэтому лучше сразу согласовать список на этапе разработки документа Техническое задание.

Минимальный пакет документов обычно включает:

• Техническое задание;
• Ведомость эскизного (технического) проекта;
• Пояснительная записка к Техническому проекту;
• Описание организации информационной базы;
• Руководство пользователя;
• Руководство администратора;
• Программа и методика испытаний;
• Протокол приемочных испытаний;
• Акт выполненных работ

Перечень документов в техническом задании лучше представить в виде таблицы, где указывается наименование документа и стандарт на основании, которого он должен быть разработан.

Стадии и этапы разработки

В данном разделе документа Техническое задание следует представить информацию обо всех этапах работ, которые должны быть проведены.

Описание этапа должно включать наименование, сроки, описание работ и конечный результат.

Порядок контроля и приемки системы

В данном разделе документа Техническое задание необходимо указать документ, на основании которого должны быть проведены приемо-сдаточные испытания.

При необходимости техническое задание может быть дополнено другими разделами, или сокращено путем удаления нецелесообразных пунктов.

При изменении структуры технического задания, во избежание конфликтных ситуаций, ее необходимо согласовать с заказчиком до разработки документа.

В техническом задании заказчику необходимо указать все свои требования к предполагаемому объекту закупки. В частности:

Совет: Начинать готовить техническое задание стоит заранее. Это снизит риск того, что будут нарушены сроки публикации документации о закупке в ЕИС. Ведь контрактной службе (контрактному управляющему) необходимо от нескольких дней до нескольких недель, чтобы составить качественное техническое задание в зависимости от технической сложности объекта закупки.

Совет: Когда составляете техническое задание, имеет смысл руководствоваться:

• ГОСТами. Например, при создании автоматизированной системы - ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;

• методическими указаниями (рекомендациями) учредителя. Например, Минкультуры России разработало Методические указания по порядку разработки технического задания при проведении закупок в рамках целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» (письмо Минкультуры России от 25 января 2013 г. № 446-01-56/10-НМ).

Создание технического задания - это задача творческая, которая требует от заказчика достаточных затрат сил и времени. Однако комплексный подход к ее решению, а также внимательное отношение к каждой закупке является главным условием эффективной закупочной деятельности.

1. Общая информация о заказчике

В этом разделе стоит указать такие данные заказчика:

• наименование;

• место нахождения заказчика;

• график работы.

Указать место нахождения и режим работы заказчика актуально тогда, когда по условиям контракта участник должен поставить товар (выполнить работу, оказать услуги) на территорию заказчика.

Также в этот раздел можно включить информацию о совместной или централизованной закупке, а также о привлечении эксперта (экспертной организации).

2. Общая информация о закупке

Здесь стоит указать:

• полное наименование объекта закупки,

• выбранный способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя),

• источник финансирования.

Этот раздел также может содержать данные о терминах и сокращениях, используемых в техническом задании. Эту информацию можно оформить, например, в виде таблицы.

3. Описание объекта закупки

В этом разделе необходимо наиболее полно и точно описать следующее.

1. Качественные, технические и функциональные характеристики. Качество товара должно соответствовать как требованиям законодательства, так и условиям контракта.

При этом заказчику при описании технических и качественных характеристик необходимо использовать стандартные показатели (требования, условные обозначения и терминологию). Для этого нужно руководствоваться обязательными требованиями, в частности, ГОСТами, СНиПами, гражданским законодательством (ст. 469, 721 ГК РФ). Например, требования к качеству пищевых продуктов установлены в Федеральном законе от 2 января 2000 г. № 29-ФЗ.

Если стандартные показатели невозможно взять из техрегламентов, стандартов (других законодательных актов о техническом регулировании), то нужно обосновать использование других показателей (требований, обозначений, терминологии).

Совет: Не стоит применять точные значения показателей. Лучше заменить их на условия с максимальными и (или) минимальными значениями, а также значениями, которые не могут меняться. То есть такие показатели, которые позволят участникам определить, соответствуют ли закупаемые товары (работы, услуги) установленным требованиям. Например, при закупке системного блока правильнее будет указать в техническом задании «Объем жесткого диска - не менее 500 Гб», а не «Объем жесткого диска - 500 Гб».

Об этом сказано в части 2 статьи 33 Закона № 44-ФЗ и разъяснено в письме Минэкономразвития России от 10 декабря 2014 г. № Д28и-2796.

2. Эксплуатационные характеристики (при необходимости).

3. Общее количество товаров (объем работ, услуг). Когда это сделать невозможно, заказчик может указать цену единицы работы (услуги).

4. Требования к упаковке. Это дополнительное требование. В техническом задании можно указать, например, что упаковка товара должна обеспечивать его сохранность при транспортировке и хранении.

5. Требования к безопасности объекта закупки.

6. Сроки и порядок поставки товара, выполнения работы, оказания услуги. В частности, нужно определить место поставки товара (выполнения работы, оказания услуги). При этом можно указать:

• конкретный адрес доставки;

• диапазон (альтернатива) мест поставки, в пределах которого участник в заявке должен указать конкретный адрес (например, в границах г. Москвы).

Это нужно для того, чтобы при подаче заявок участники имели представление, куда им нужно поставить товар (в каком месте оказать услугу или выполнить работу). Тогда при решении о подаче заявки они будут понимать, смогут ли выполнить заказ именно в этом месте. Заказчик, в свою очередь, обезопасит себя от риска, что выигравший закупку участник откажется от исполнения.

7. Гарантийный срок и гарантийное обслуживание (ч. 4 ст. 33 Закона № 44-ФЗ). Гарантийный срок нужно установить в днях, месяцах и годах.

После этого важно прописать условия гарантийного обслуживания, то есть полный перечень действий поставщика (подрядчика, исполнителя) по содержанию либо доведению объекта закупки до состояния, необходимого заказчику.

Например, при закупке кондиционера стоит установить срок гарантии не менее двух лет, в течение которых поставщик будет обязан бесплатно в течение трех дней с момента выявления поломки произвести осмотр оборудования и устранить выявленные нарушения в его работе.

8. Другие характеристики, являющиеся важными при описании конкретного вида товара, работы, услуги. Так, при покупке товара в техническом задании заказчику обязательно нужно указать, что он должен быть новым и свободным от прав третьих лиц. То есть никто не использовал и не ремонтировал товар ранее. В противном случае заказчик рискует получить товар, бывший в употреблении. Об этом сказано в пункте 7 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ.

Если нужно, в техническое задание также следует включить дополнительные требования к объекту закупки. Это могут быть:

• обучение сотрудников;

• требования по монтажу и наладке;

• сервисное обслуживание;

• соответствие образцу и т. д.

Перечень сведений и требований может варьироваться в зависимости от каждого конкретного объекта закупки.

Пример описания объекта закупки

В соответствии с планом-графиком ГУ «Альфа» закупка партии бумаги для офисной техники запланирована на май 2016 года. При подготовке к проведению электронного аукциона контрактный управляющий А.С. Глебова приступила к подготовке документации о закупке, в частности, составила техническое задание .

Внимание! Данные об объекте, которые не отражены в техническом задании, участник вправе не учитывать и не выполнять.

Если товар (работа, услуга), который предложил победитель, не устраивает заказчика, но в то же время соответствует техническому заданию, он не вправе отказаться от заключения контракта.

Совет: В качестве источника информации стоит использовать:

• ранее исполненные контракты,

• общедоступные источники (каталоги, прайсы, рекламные буклеты и др.),

• коммерческие предложения,

• информацию из Интернета.

Все это поможет отразить в техническом задании именно те характеристики товара (работы, услуги), которые необходимы заказчику.

Внимание! Если заказчик в документации о закупке укажет сведения, которые могут привести к ограничению количества участников, то возникнет риск понести административную ответственность. Так, на должностных лиц (контрактный управляющий, сотрудники контрактной службы) могут наложить штраф в размере 1 процента начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК), но не менее 10 000 руб. и не более 50 000 руб. (ч. 4.1 ст. 7.30 КоАП РФ).

Внимание! При описании объекта закупки нельзя указывать наименования организаций-изготовителей, товарные знаки, знаки обслуживания и т. д. Это приведет к ограничению конкуренции и, как следствие, к нарушению законодательства о закупках. Исключения - техническое задание может содержать упоминание товарных знаков, если нужно:

• указать средства труда, используемые при выполнении работ или услуг, но не в качестве предмета контракта. При этом обязательным условием является указание формулировки «или эквивалент»;

• приобрести товары, необходимые для взаимодействия с товарами, используемыми заказчиком (например, обновление установленного программного обеспечения);

• приобрести запчасти или расходные материалы к машинам и оборудованию заказчика.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ.

Внимание! Нельзя в рамках одной закупки (одного лота) приобрести разноплановую продукцию (товары, работы, услуги), технологически и функционально не связанную между собой. Это приведет к ограничению количества участников. Так, например, в рамках одной закупки нельзя объединить услуги:

• по охране объекта при помощи средств охранно-пожарной сигнализации и

• по техническому обслуживанию самой сигнализации.

ФАС России разъяснила, что это относится к разным рынкам услуг. Ведь охранные организации, как правило, обслуживанием сигнализаций не занимаются. И если включить такие услуги в одну закупку, это приведет к ограничению количества участников.

Это следует из части 3 статьи 17 Федерального закона от 26 июля 2006 г. № 135-ФЗ и разъяснено в письмах Минэкономразвития России от 10 марта 2015 г. № Д28и-442, ФАС России от 21 мая 2014 г. № АЦ/20578/14.

Поэтому при планировании закупки и составлении документации заказчику нужно проанализировать этот момент и при необходимости:

• разбить закупку на отдельные лоты,

• для каждого лота составить отдельное техническое задание.

4. Требования к поставщику (подрядчику, исполнителю)

В техническом задании нужно прописать требование о том, что участники закупки должны соответствовать законодательству России. Это может быть, например, информация о наличии лицензии на определенный вид деятельности.

Кроме того, в некоторых случаях Правительство РФ может установить дополнительные требования к участникам закупки, в частности, к наличию финансовых, материальных ресурсов, опыта работы, аналогичного предмету контракта (ч. 2 ст. 31 Закона № 44-ФЗ). Так, в постановлении Правительства РФ от 4 февраля 2015 г. № 99 есть дополнительные требования к участникам закупки на работы по сохранению объектов культурного наследия. Участник такой закупки должен представить сведения о контракте, который он исполнил без штрафных санкций в течение последних трех лет. Сумма такого контракта должна быть не менее 20 процентов НМЦК, на заключение которого проводят закупку.