Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ! Структурирование (группировка) данных на листе. Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Элемент списка знаком нам по формам на сайтах. Удобно выбирать уже готовые значения. Например, никто не вводит месяц вручную, его берут из такого перечня. Заполнить выпадающий список в Excel можно с использованием различных инструментов. В статье рассмотрим каждый из них.

Как сделать выпадающий список в Excel

Как сделать выпадающий список в Excel 2010 или 2016 с помощью одной командой на панели инструментов? На вкладке «Данные» в разделе «Работа с данными» найдите кнопку «Проверка данных». Нажмите на нее и выберите первый пункт.

Откроется окно. Во вкладке «Параметры» в выпадающем разделе «Тип данных» выберите «Список».


Снизу появится строка для указания источников.


Указывать информацию можно по-разному.

Сначала назначим имя. Для этого создайте на любом листе такую таблицу.

Выделите ее и нажмите правую кнопку мыши. Щелкните по команде «Присвоить имя».

Введите имя в строку сверху.

Вызовите окно «Проверка данных» и в поле «Источник» укажите имя, поставив перед ним знак «=».


В любом из трех случаев Вы увидите нужный элемент. Выбор значения из выпадающего списка Excel происходит с помощью мыши. Нажмите на него и появится перечень указанных данных.

Вы узнали, как создать выпадающий список в ячейке Excel. Но можно сделать и больше.

Подстановка динамических данных Excel

Если Вы добавите какое-то значение в диапазон данных, которые подставляются в перечень, то в нем изменения не произойдет, пока вручную не будут указаны новые адреса. Чтобы связать диапазон и активный элемент, необходимо оформить первый как таблицу. Создайте вот такой массив.

Выделите его и на вкладке «Главная» выберите любой стиль таблицы.


Обязательно поставьте галочку внизу.

Вы получите такое оформление.

Создайте активный элемент, как было описано выше. В качестве источника введите формулу

Чтобы узнать имя таблицы, перейдите на вкладку «Конструктор» и посмотрите его. Можете поменять имя на любое другое.


Функция ДВССЫЛ создает ссылку на ячейку или диапазон. Теперь ваш элемент в ячейке привязан к массиву данных.

Попробуем увеличить количество городов.


Обратная процедура - подстановка данных из выпадающего списка в таблицу Excel, работает очень просто. В ячейку, куда надо вставить выбранное значение из таблицы, введите формулу:

Адрес_ячейки

Например, если перечень данных находится в ячейке D1, то в ячейке, куда будут выведены выбранные результаты введите формулу

Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».

Ненужный элемент исчезнет.

Зависимые элементы

Иногда в Excel встречается необходимость создания нескольких перечней, когда один зависит от другого. Например, каждый город имеет несколько адресов. При выборе в первом мы должны получить только адреса выбранного населенного пункта.


В этом случае дайте имя каждому столбцу. Выделите без первой ячейки (названия) и нажмите правую кнопку мыши. Выберите «Присвоить имя».

Это будет название города.


При именовании Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода Вы получите ошибку, так как имя не может содержать пробелов, символов подчеркивания, специальных символов и т.д.


Поэтому переименуем эти города, поставив нижнее подчеркивание.


Первый элемент в ячейке A9 создаем обычным образом.


А во втором пропишем формулу:

ДВССЫЛ(A9)

Сначала Вы увидите сообщение об ошибке. Соглашайтесь.

Проблема в отсутствии выбранного значения. Как только в первом перечне будет выбран город, второй заработает.

Как настроить зависимые выпадающие списки в Excel с поиском

Можно использовать динамический диапазон данных для второго элемента. Это удобнее, если количество адресов будет расти.
Создадим выпадающий перечень городов. Оранжевым выделен именованный диапазон.


Для второго перечня нужно ввести формулу:

СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($E$6;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$E$6);1)

ПОИСКПОЗ возвращает номер ячейки с выбранным в первом списке (E6) городом в указанной области SA:$A.
СЧЕТЕСЛИ считает количество совпадений в диапазоне со значением в указанной ячейке (E6).

Мы получили связанные выпадающие списки в Excel с условием на совпадение и поиском диапазона для него.

Мультивыбор

Часто нам необходимо получить несколько значений из набора данных. Можно вывести их в разные ячейки, а можно объединить в одну. В любом случае необходим макрос.
Нажмите на ярлыке листа внизу правую кнопку мыши и выберите команду «Просмотреть код».


Откроется окно разработчика. В него надо вставить следующий алгоритм.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:F2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Обратите внимание, что в строке

If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

Следует проставить адрес ячейки со списком. У нас это будет E7.

Вернитесь на лист Excel и создайте в ячейке E7 список.

При выборе значения будут появляться под ним.

Следующий код позволит накапливать значения в ячейке.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Как только Вы переведете указатель на другую ячейку, Вы увидите перечень выбранных городов. Для прочитайте эту статью.


Мы рассказали, как добавить и изменить выпадающий список в ячейку Excel. Надеемся, эта информация поможет вам.

Отличного Вам дня!

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2 .

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список» . В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя» .

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=» , затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9 . Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8 , затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками» .

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники» , и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В следующем окне, в поле «Источник» , пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]») . У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1» , если будет вторая – «Таблица2» , и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных» .

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя» .

Первый называем «Имя» , второй – «Фамилия» , третий – «Отч» .

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники» .

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных» .

В поле «Тип данных» выберите «Список» , в поле источник – или введите «=Сотрудники» , или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя» , во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных» . В поле «Тип данных» выбираем «Список» , в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1) . Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия» . Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен» . Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия» , и внизу, вместо последней ячейки С3 , напишите С10 . Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Вебмастер. Высшее образование по специальности "Защита информации".. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

Microsoft Excel – отличный инструмент для работы с табличными данными. С его помощью можно быстро создать подходящую таблицу и заполнить ее данными. При этом Excel упрощает не только работу с данными в таблице, но и сам процесс заполнения таблицы.

В этом материале речь пойдет именно о заполнении таблицы. Здесь вы сможете узнать, как в Эксель сделать выпадающий список, который позволит значительно быстрее заполнять таблицу данными. Инструкция будет актуальна для Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Самый простой способ сделать выпадающий список в Экселе, это воспользоваться функцией для проверки данных. Для создания данного выпадающего списка вам сначала нужно сделать обычный список с данными и разместить его в документе Эксель. Такой список можно разместить на том же листе документа, где будет расположен выпадающий список, либо на любом другом листе.

Итак, сначала создаем список данных, которые должны находится в выпадающем списке, и размещаем его в любом удобном месте документа Эксель. Например, вы можете разместить такой список за областью печати либо на другом листе документа Эксель.

После этого выбираем ячейку, в которой нужно сделать выпадающий список. Выделяем эту ячейку мышкой и нажимаем на кнопку «Проверка данных», на вкладке «Данные».

После этого откроется окно «Проверка вводимых значений». В этом окне сначала нужно открыть выпадающий список «Тип данных» и выбрать там вариант «Список».

После чего нужно заполнить строку «Источник».

Для этого устанавливаем курсор в строку «Источник» после чего выделяем мышкой список данных, который должен находится в созданном выпадающем списке.

После указания источника закрываем окно «Проверка вводимых значений» нажатием на кнопку «Ok». Выпадающий список в Экселе сделан и его можно проверять.

Но, теперь в данную ячейку можно ввести только те данные, которые присутствуют в выпадающем списке. А при попытке ввести неверное значение вы будете получать сообщение об ошибке.

Если вы хотите оставить возможность вводить в ячейку данные не содержащиеся в выпадающем списке, то вам нужно выделить ячейку с впадающим списком и нажать на кнопку «Проверка данных». Дальше в открывшемся окне нужно перейти на вкладку «Сообщение об ошибке» и снять отметку напротив функции «Выводить сообщение об ошибке».

После сохранения этих настроек вы можете вводить в ячейку не только те данные, которые доступны в выпадающем списке, но и любые другие, которые вам понадобятся.

Как сделать выпадающий список с добавлением данных

Описанный выше вариант выпадающего списка достаточно удобен. Но, если вы хотите регулярно добавлять в него новые данные, то этот вариант не подойдет, поскольку после каждого добавления данных вам придется изменять диапазон, который указывается в поле «Источник». Решить эту проблему можно с помощью функции «Умные таблицы», которая появилась в Microsoft Excel 2007.

Для этого вам нужно сделать список с данными, точно также как описано выше. Единственно отличие, теперь список должен иметь заголовок.

После создания списка, его нужно выделить и с помощью кнопки «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная» применить к списку любой стиль.

После выбора стиля, появится окно «Форматирование таблицы». Здесь нужно установить отметку напротив функции «Таблица с заголовком» и нажать «Ok».

В результате у вас должна получится таблица с данными, примерно такая, как на скриншоте внизу.

Теперь нужно выделить ячейку, в которой вы хотите сделать выпадающий список, и нажать на кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные». В открывшемся окне нужно выбрать «Тип данных – Список», а потом установить курсор в строку «Источник» и выделить мышкой список с данными, которые должны использоваться для выпадающего списка (выделять заголовок списка не нужно).

Данный способ создания выпадающих списков с возможностью добавления новых строк был проверен на Excel 2010, но он также должен работать и в Excel 2007. Как и в более современных версиях Excel, например, Excel 2013 и Excel 2016.

Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .

Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.

Стандартный способ

Потребуется выделить диапазон ячеек , из которых будет создан выпадающий список , после чего Вставка – Имя – Присвоить (Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы , где в разделе Определенные имена обнаружите кнопку Диспетчер имен .

Жмем кнопку Создать , вносите имя, можно любое, после чего ОК .

Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список . В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.

Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.

Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .

Используем элементы управления

Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.

Выберите вкладку Разработчик (для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах – Настроить ленту .

Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить . В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник .

Правой кнопкой по нему – Формат объекта .

Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .

Применение элементов ActiveX

Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком (ActiveX).

Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки , позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода , можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора во вкладке Разработчик .

В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.

Сделать выпадающий список в Excel просто. Можно сделать связанные выпадающие списки в Excel. Когда список во втором столбце зависит от значения в ячейке первого столбца. Как сделать в Excel зависимые раскрывающиеся списки, читайте в статье "Связанные выпадающие списки в Excel ".
Можно сделать так, что в выпадающем списке сначала будут выпадать буквы алфавита, нажав на выбанную букву выйдет список слов, фамилий на эту букву. Об этом читайте в статье " Связанный выпадающий список в Excel по алфавиту " .
Можно сделать выпадающий список в Excel без дополнительного списка с данными. Смотрите "Как сделать выпадающий список в Excel без списка".
Когда создаем сложные таблицы, анкеты, листы опроса, другие документы, можно в ячейки установить выпадающий список. Это - когда щелкаем мышкой на ячейку и появляется список, из которого выбираем нужный вариант слов. Например, так.
Здесь, в выпадающем списке перечислены наименования продуктов.
Итак, сначала создаем список в столбик, где-нибудь не в этой таблице. Подписываем столбик – это будет будущее имя диапазона. Так удобно делать, когда несколько разных списков. Подробнее, как создать диапазон и присвоить ему имя, смотрите в статье « Диапазон в Excel » .
Список можно написать и в столбце этой же таблице. Но, затем, столбец скрыть, список работать будет. Как скрыть столбец, смотрите в статье "Как скрыть столбцы в Excel ".
Всё. У нас есть список, мы присвоили имя этому диапазону. Теперь устанавливаем этот список в ячейку. Ставим курсор в ячейку, в которой будем делать выпадающий список. Заходим на закладку «Данные» в раздел «Работа с данными», нажимаем на кнопку «Проверка данных», выбираем «Проверка данных». В появившемся диалоговом окне в строке «тип данных» - выбираем «Список». В строке «Источник» - указываем название нашего диапазона, но перед названием ставим знак «равно» . Получилось так.

Таким способом можно сделать несвязанные многоуровневые выпадающие списки в Excel . Например, у нас такая таблица с данными.

Диапазон списков можно сделать динамическим. Смотрите в статье «Чтобы размер таблицы Excel менялся автоматически ». Назовем динамический диапазон ячеек списка J1:J6 «Единицы». Диалоговое окно «Создание имени» заполним так.