Обеспечивающие подсистемы информационных систем информационное обеспечение. Функциональные и обеспечивающие подсистемы ис

Внемашинное информационное обеспечение (ИО) включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временные характеристики и информационные связи; различные классификаторы и коды; унифицированную систему документации для отражения показателей; формы вывода результатов обработки.

Автоматизация управленческих операций требует приведения всего множества показателей в единую, целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности), а также четких взаимодействий между ними.

Систематизация управленческой информации вызывает необходимость применения следующих видов классификаторов:

· общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны (например, ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП; ОК отраслей народного хозяйства – ОКОНХ; система обозначений органов государственного управления – СООГУ; система обозначений административно-территориальных объектов – СОАТО; ОК профессий и услуг; ОК работ и услуг; ОК единиц измерений, система классификации форм собственности – СКФС и др.);

· отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности (как правило, разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки);

· локальные классификаторы, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, банка, фирмы (коды табельных номеров, подразделений, банковских счетов и др.). Приобретают особое значение в автоматизированных информационных системах.

При классификации информации сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. Соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Например, при кодировании территорий районы располагаются по областям. Такой зафиксированный на бумажном или другом носителе упорядоченный список однородных наименований, состоящий из отдельных строк (позиций), называется номенклатурой . В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, классификация – это упорядочение элементов множества на подмножества на основании анализа признаков и выявления зависимостей внутри признаков.

За классификацией выполняется кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта символом или группой символов по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными или смешанными. При машинной обработке предпочтение отдается кодам в цифровой форме как наиболее удобной для машинной группировки.

В результате присвоения кодовых обозначений каждой позиции номенклатуры формируется классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.

Классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки документов к машинной обработке. Коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные в документе места, в зоны, где размещаются постоянные и переменные признаки документа. При наличии автоматизированной ИС предусматривается хранение всех классификаторов на машинных носителях в банке данных в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

К кодам предъявляется ряд требований. Они должны

· охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию;

· быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач сбыта и материально-технического снабжения);

· отличаться стабильностью;

· иметь резерв свободных номеров (но не излишний, ибо это может привести к увеличению значности кода);

· иметь минимальную длину кодового обозначения;

· иметь одинаковую значность кодов данной номенклатуры для всех позиций.

Часто к кодам добавляют контрольный разряд (через тире к основному коду), который обеспечивает автоматическое нахождение ошибки машиной при неверном проставлении экономистом какой-либо цифры в коде или при перестановке цифр.

Коды обеспечивают группировку информации в памяти компьютера, подведение итогов по всем группировочным признакам и их печать в сводных таблицах. Они находят применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации, а также значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.

Информация кодируется по определенной системе кодирования – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется несколько систем кодирования , среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная . Выбор системы кодирования зависит от количества выделяемых признаков в номенклатуре, числа позиций в каждом признаке и степени устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без резерва. Коды системы малозначны, просты, однако в них учтен только младший признак, что исключает получение итогов по старшим признакам. Другой недостаток системы – отсутствие резервных позиций. Порядковая система используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Серийная система напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Она удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает получение сводных итогов по всем группировоч-ным признакам.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно начиная с 1, 01, 001 и т.д. – в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов. Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. При этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов.

В условиях быстро возрастающего применения компьютерной техники во всех отраслях деятельности трудно преуменьшить роль штрихового кодирования в повышении эффективности производства, торговли, транспорта, банковского дела. В западных странах практически вся торговля основана на штриховых кодах, которые наносятся на 99% всех производимых товаров. При его отсутствии в торговле не принимают товар от производителя либо делают это с большой скидкой (30–40% и более). Такие действия объясняются тем, что штриховое кодирование товаров экономически оправдано, когда охватывает не менее 85% товаров. По сути дела штриховой код – способ введения информации в ЭВМ, с помощью которого можно быстро «узнать» объект и передать информацию о нем в компьютер. Рассмотрим кратко, как это происходит в торговле.

Штриховой код сочетает в себе последовательность темных и светлых полос разной ширины. Сведения о товаре несут относительные размеры ширины этих полос и их сочетания. Определенная совокупность штрихов (темные полосы) и пробелов (светлые полосы) – это знак (символ), а соединение ряда знаков образует код товара.

Существует три особенности применения машиночитаемых документов со штриховыми кодами:

1. Считывание, контроль и декодирование кода осуществляются с помощью микропроцессорных устройств, для чего необходимо внедрение специализированных технических средств.

2. Обязательным является наличие ПЭВМ, куда заранее записываются стандартизированные характеристики товара для последующего сопоставления их с кодом товара, а также использования в качестве условно-постоянных данных при решении конкретных задач сбыта.

3. Автоматическое считывание данных со штрихового кода или ярлыка проходит практически без искажения и не требует особых навыков в работе, поэтому может выполняться кассиром-операционистом или продавцом-кассиром.

Структура информационной системы представляется совокупностью ее отдельных частей, которые называются подсистемами. Последние бывают функциональными и обеспечивающими. Функциональная часть состоит из ряда подсистем, которые решают конкретные задачи планирования, контроля, анализа, учета и управления деятельностью объектов. Для обеспечения нормальной деятельности основной части информационной системы в ее составе должна быть обеспечивающая подсистема.

Общая структура информационной системы - это комплекс подсистем, предназначение которых может быть различным. Так, обеспечивающие бывают:

• информационными;
• техническими;
• математическими и программными;
• организационными;
• правовыми.

Подсистема информационного обеспечения

Подсистема ИО - это единая система классификации и унифицированная система документации, схема информационных потоков, которые циркулируют в организации и методология организации баз данных.

Структура информационной системы предусматривает этот элемент для обеспечения своевременного формирования и выдачи достоверной информации для управленческих решений.

Для того чтобы грамотно организовать информационное обеспечение, необходимо следующее:

Ясно представлять цели, задачи, выполняемые функции всей информационной системы;

Точно определить движение информации и представить его в виде схемы информационных потоков;

Совершенствовать процесс документооборота;

Использовать действующую систему классификации и кодирования;

Владеть методологией создания связей;

Создавать массивы информации на носителях данных.

Подсистема технического обеспечения

Техническим обеспечением является совокупность технических средств для обеспечения работоспособности информационной системы и документация на них.

Технические средства представлены компьютерами любых моделей; устройствами сбора, накопления информации, а также ее обработки, передачи и организации вывода; устройствами оргтехникой и приборами автоматического считывания информации; эксплуатационными материалами и др.

Подсистема математического и программного обеспечения ИС

Структура информационной системы предусматривает наличие подсистемы математического и программного обеспечения, которая является совокупностью математических методов, алгоритмов и программ для выполнения функционирования.

Средства математического обеспечения включают в себя средства моделирования управленческих процессов, математического программирования и др.

Программное обеспечение - это разработанные с к ним.

Организационное обеспечение

Эта подсистема является совокупностью методов и средств, направленных на регламентацию пользования техническими средствами и взаимодействия работников между собой в период разработки и промышленной эксплуатации ИС.

Функции подсистемы заключаются в анализе действующего типа управления и выявлении задач, требующих автоматизации; постановке задач к выполнению на компьютере, обоснование их эффективности; разработке управленческих решений структуре организации, методологий решения задач, повышающих эффективность системы управления.

Подсистема правового обеспечения

Она представляет собой правовые нормы, определяющие создание информационной системы, ее Основной задачей правового обеспечения считается укрепление законности системы, поэтому его составляют законы, указы, инструкции, постановления и т.д.

Архитектура информационной системы определена концепцией, которая определяет модель, структуру, функции и взаимосвязи компонентов.

Понятие «информационная система» включает в себя таковое о традиционных архитектурах. Это файл-серверная, клиент-серверная, переходная к трехслойной и трехслойная архитектура.

Система является сложной, если может быть описана более чем на одном языке (академик А.И. Берг). Одним из основных свойств ИС является делимость на подсистемы, которая имеет достоинства с точ­ки зрения ее разработки и эксплуатации, к которым относятся:

Упрощение разработки и модернизации ИС в результате специа­лизации групп проектировщиков по подсистемам;

Упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответ­ствии с очередностью выполнения работ;

Упрощение эксплуатации ИС вследствие специализации работ­ников предметной области.

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсисте­мы. Функциональные подсистемы ИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предпри­ятия), характерные для его структурных подразделений и (или) фун­кций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечи­вающих подсистем, таких как информационная, математическая, тех­ническая, организационно-правовая и кадровая подсистемы.

Функциональная подсистема ИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей будем понимать неко­торый процесс обработки информации с четко определенным множе­ством входной и выходной информации (например, начисление сдель­ной заработной платы, учет прихода материалов, оформление заказа на закупку и т.д.). Состав функциональных подсистем во многом оп­ределяется особенностями экономической системы, ее отраслевой при­надлежностью, формой собственности, размером, характером деятель­ности предприятия.

Функциональные подсистемы ИС могут строиться по различным принципам:

Предметному;

Функциональному;

Проблемному;

Смешанному (предметно-функциональному).

Принципы предметной направленности использования ИС в хо­зяйственных процессах промышленного предприятия определяет под­системы управления производственными и финансовыми ресурсами: материально-техническим снабжением, производством готовой про­дукции, персоналом, сбытом готовой продукции, финансами. При этом в подсистемах рассматривается решение задач на всех уровнях управ­ления, обеспечивая интеграцию информационных потоков по верти­кали. Для реализации функций управления выделяют функциональ­ные подсистемы: прогнозирование, нормирование, планирование (тех­нико-экономическое и оперативное), учет, анализ и регулирование, которые реализуются на различных уровнях управления и объедине­ны в следующие контуры управления: маркетинг, производство, логи­стика, финансы (табл. 3.3).

Примером применения функционального подхода может служить многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации кор­порации «Галактика» (АО «Новый атлант»), который включает в себя четыре контура автоматизации в соответствии с функциями управле­ния: контуры планирования, оперативного управления, учета и конт­роля, анализа.

Проблемный принцип формирования подсистем отражает необхо­димость гибкого и оперативного принятия управленческих решений по отдельным проблемам в рамках СППР, например решение задач бизнес-планирования, управления проектами. Такие подсистемы могут реализовываться в виде ЛИС, импортирующих данные из корпора­тивной информационной системы (например, система бизнес-плани­рования на основе Project-Expert), или в виде специальных подсистем в рамках КИС (например, информационной системы руководителя).

На практике чаще всего применяется смешанный {предметно-фун­кциональный) подход, согласно которому построение функциональной структуры ИС - это разделение ее на подсистемы по характеру хо­зяйственной деятельности, которое должно соответствовать структу­ре объекта и системе управления, а также выполняемым функциям управления. Используя этот подход, можно выделить следующий ти­повой набор функциональных подсистем в общей структуре ИС пред­приятия.

Функциональный принцип:

Стратегическое развитие;

Технико-экономическое планирование;

Бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности. Предметный принцип (подсистемы управления ресурсами):

Техническая подготовка производства;

Основное и вспомогательное производство;

Качество продукции;

Логистика;

Маркетинг;

Подсистемы, построенные по функциональному принципу, охва­тывают все виды хозяйственной деятельности предприятия (произ­водство, снабжение, сбыт, персонал, финансы). Подсистемы, постро­енные по предметному принципу, относятся в основном к оператив­ному уровню управления ресурсами. Структура подсистем ИС, выделенных по функционально-предметному принципу, приведена на рис. 3.3.

Система является сложной, если может быть описана на более чем одном языке (академик Берг). Одним из основных свойств ИС является делимость на подсистемы, которая имеет ряд достоинств с точки зрения ее разработки и эксплуатации, к которым относятся:

• упрощение разработки и модернизации ИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;
• упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ;
• упрощение эксплуатации ИС вследствие специализации работников предметной области.

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Функциональные подсистемы ИС информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для структурных подразделений экономической системы и (или) функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких как информационная, программная, математическая, техническая, технологическая, организационная и правовая подсистемы.

3.3.1. Функциональные подсистемы информационных систем

Функциональная подсистема ИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей будем понимать некоторый процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации (например, начисление сдельной заработной платы, учет прихода материалов, оформление заказа на закупку и т. д.). Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.

Функциональные подсистемы ИС могут строиться по различным принципам:

• предметному;
• функциональному;
• проблемному;
• смешанному (предметно-функциональному).

Так, с учетом предметной направленности использования ИС в хозяйственных процессах промышленного предприятия выделяют подсистемы управления производственными и финансовыми ресурсами: управление материально-техническим снабжением, управление производством готовой продукции, управление персоналом, управление сбытом готовой продукции, управления финансами. При этом в подсистемах рассматривается решение задач на всех уровнях управления, обеспечивая интеграцию информационных потоков по вертикали. Для реализации функций управления выделяют функциональные подсистемы: прогнозирование; нормирование; планирование (технико-экономическое и оперативное); учет; анализ; регулирование, которые реализуются на различных уровнях управления и объединены в контуры управления: Маркетинг, Производство, Логистика, Финансы (примеры представлены в табл. 3.3-1).

Примером применения подхода к выделению функциональных подсистем на основе функций управления может служить многопользовательский сетевой комплекс (МСК) полной автоматизации корпорации "Галактика" (АО "Новый атлант"), который включает четыре контура автоматизации в соответствии с функциями управления: контур планирования; контур оперативного управления; контур учета и контроля; контур анализа.

Проблемный принцип формирования подсистем отражает необходимость гибкого и оперативного принятия управленческих решений по отдельным проблемам в рамках СППР, например решение задач бизнес-планирования, управления проектами. Такие подсистемы могут реализовываться в виде локальных информационных систем, импортирующих данные из корпоративной информационной системы (например, система бизнес-планирования на основе ППП Project-Expert), или в виде специальных подсистем в рамках корпоративной ИС (например, информационной системы руководителя).

На практике чаще всего применяется смешанный (предметно-функциональный) подход, согласно которому построение функциональной структуры ИС - это разделение ее на подсистемы по характеру хозяйственной деятельности, которое должно соответствовать структуре объекта и системе управления, а также характеру выполняемых функций управления. Используя этот подход, можно выделить следующий типовой набор функциональных подсистем в общей структуре ИС предприятия.