Анализировать проблему необходимо по стандартной схеме:

Чтобы последние два этапа этого процесса — обобщение данных и предложение рекомендаций — были эффективными, процесс сбора информации должен помогать обнаруживать логически связанные между собой факты. Однако на практике обычно собирается подряд вся информация, доступная по данному предмету, и до тех пор, пока все факты и цифры не будут получены, их полезность не оценивается.

Такой подход влечет за собой дополнительную работу. Будет более эффективно, если вы разработаете модель исследования и логическую древовидную структуру, которые позволят определить последовательность рассуждений. Тем самым вы не только сделаете процесс принятия решения более эффективным, но и упростите процесс выстраивания пирамиды ваших мыслей.

В данной главе я постараюсь рассказать о преимуществах предлагаемого мной подхода по сравнению с традиционным, а также об альтернативных подходах.

Сбор информации как подготовительный этап анализа

Методология сбора информации берет свое начало со времен становления консалтинга (1950-1960-е годы). В то время у консалтинговых компаний еще не было достаточно знаний об отраслях и компаниях, поэтому стандартным подходом к изучению проблемы, независимо от ее специфики, стал сбор данных, которые позволяли в полном объеме проанализировать состояние компании или отрасли.

1. Для определения ключевых факторов успеха в конкретной отрасли исследовались:

• характеристики рынка;
• уровень цен, расходы и объемы инвестиций;
• технологические требования;
• отраслевая структура и уровень прибыльности.

2. Для оценки слабых и сильных сторон клиента исследовались:

• положение компании на рынке и объемы ее продаж;
• уровень технологического развития компании;
• структура расходов;
• финансовые показатели.

3. Показатели деятельности клиента сравнивались с ключевыми факторами успеха отрасли.

Количество собранных фактов превышало все разумные пределы, и вместе с тем на их основании невозможно было сделать конкретные выводы. Одна из ведущих консалтинговых компаний подсчитала, что в 60% всей собранной информации не было никакой необходимости. Консультанты предоставляли слишком много «интересных» фактов и схем, не имевших отношения к проблеме компании. Часто собранная информация была неполной, что не позволяло дать надлежащее обоснование разработанным рекомендациям, и в последнюю минуту приходилось искать дополнительные сведения. Это делало консалтинговые услуги дорогостоящими и одновременно ставило под вопрос их качество. Но даже если информация была собрана в достаточном объеме, требовалось много усилий и времени для составления окончательной версии доклада, который был бы понятен клиенту. Согласно такому подходу все собранные факты классифицировались на следующие группы: производство, маркетинг, проектирование дальнейшего роста, проблемы и так далее.

Но очень трудно сделать выводы, используя информацию, сгруппированную таким образом. Чтобы структурировать ее более наглядно, со временем консалтинговые компании решили представлять ее в той последовательности, в которой она собиралась. В результате были выделены новые категории: факты, выводы, рекомендации. Но их вряд ли можно назвать более полезными, чем предыдущие. В обоих случаях на сбор информации уходило много времени, и в результате получались длинные скучные документы, а истинность полученных выводов была сомнительной.

Растущие расходы и неудовлетворительные результаты работы заставили консалтинговые компании отказаться от прежних подходов к исследованию проблем. Они поняли, что, прежде чем приступать к сбору информации, необходимо структурировать процесс анализа проблемы (именно так сегодня и работают лучшие консалтинговые компании). В некоторой степени это аналог классического научного метода, согласно которому необходимо:

• сделать несколько альтернативных предположений;
• разработать план проведения одного или нескольких экспериментов, которые помогут с большой степенью уверенности исключить какие-либо гипотезы;
• провести эксперимент, чтобы получить точный результат;
• на основе полученного результата составить план действий по решению проблемы.

Другими словами, такой подход позволяет заранее представить вполне возможные причины, объясняющие существование проблемы (данный метод известен как абдукция и описан в Приложении А к этой книге), и направить свои усилия на сбор информации, доказывающей верность или ложность выдвинутых гипотез. Уверенные в том, что их предположения о причинах проблемы верны, консультанты приступают к разработке конструктивных решений по их устранению.

«Но как же определить «вероятные причины»? — возразите вы. — Это же чистые предположения!» Вовсе нет. Вы должны получить их на основе тщательного исследования структуры той сферы, в которой возникла проблема. Это и будет Отправная Точка вашей модели определения проблемы. Чтобы разобраться в данной структуре, необходимо разработать подходящую модель исследования.

Существует большое количество моделей исследования, помогающих организовать процесс анализа, а также множество логических древовидных схем, упрощающих разработку рекомендаций. Зачастую различия между этими двумя методами сложно уловить. Поэтому их объединяют под общим названием «аналитические методы» (или «методы анализа проблем»). Однако я считаю необходимым объяснить каждый метод, чтобы вы знали, какой из них и в какой ситуации применять.

Разработка моделей исследования

Использование моделей исследования помогает визуально представить процессы, происходящие в той сфере, в которой у клиента возникла проблема, и выявить элементы и действия, на которых будет основываться анализ. Возьмем один очень простой пример. Предположим, у вас болит голова. Вы не знаете, почему она болит, и, следовательно, не знаете, как избавиться от боли. Для начала визуально представим возможные причины проблемы.

Применив правило МЕСЕ (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive), получим, что голова может болеть по двум причинам: либо физиологическим, либо психологическим. Если по физиологическим, то головная боль может быть вызвана внешними или внутренними факторами. Если внешними, то вы, возможно, ударились головой, либо у вас аллергия или реакция на погоду и т.д.

Существует только три метода структурирования информации: деление системы на составляющие (структурная последовательность), определение очередности действий (хронологическая последовательность) и деление на основе классификационного признака (сравнительная последовательность). При поиске причин проблемы можно использовать несколько методов одновременно.

Итак, для эффективного анализа проблемы необходимо собрать полезную информацию. Как определить, какая информация будет полезной? Для этого вы должны заранее составить модель исследования. Формулируя затем к каждому элементу модели вопрос, требующий ответа «да» или «нет», вы определите, какая именно информация должна быть собрана. Эти данные и послужат основой для анализа возникшей проблемы.

Визуализация структуры

Любая сфера, любой процесс имеют четкую структуру. Это система, состоящая из различных элементов, каждый из которых выполняет свою функцию. Если вы изобразите на листе бумаги, как система функционирует или должна функционировать, то полученный рисунок поможет вам определить вопросы, на которые вы должны ответить для установления причин имеющейся проблемы.

На рис. 1 показаны элементы маркетинга и реализации, позволяющие розничному продавцу побудить потребителя к покупке. Из рисунка следует, что причины владения слишком малой долей рынка (Р1) кроются либо в том, что потребитель сам недостаточно хорошо осознает необходимость приобретения товара, либо в том, что продавец не может убедить его в такой необходимости. Требуется, таким образом, собрать доказательства в пользу одного из этих предположений.

Рис. 1. Изображение структуры процесса

Другой типичный аналитический прием — изучение бизнес-процессов и ключевых тенденций отрасли. Поделим, например, отрасль на сегменты, как это показано на рис. 2, и определим структуру продаж и конкурентоспособность каждого из них. Из рисунка видно, где создается добавочная стоимость, как изменяются расходы, где генерируется прибыль, в каких случаях прибыль зависит от внешних факторов и когда требуется привлечение внешнего капитала. На рисунке показаны также рычаги управления системой, указывающие на самые уязвимые элементы бизнеса, которые требуют особого внимания при анализе возникшей проблемы.

Рис. 2. Изображение структуры отрасли

Изображение причин и следствий

Второй метод исследования проблемы заключается в установлении причинно-следственных связей, задач и действий, которые ведут к конечному результату. Основой этого метода является отображение различных уровней финансовых элементов, задач или действий.

1. Финансовая структура. Данный подход можно использовать, например, при необходимости изобразить финансовую структуру компании с целью установления причин низкой рентабельности инвестиций (Р1). Рассмотрите схему, представленную на рис. 3.

Рис. 3. Изображение финансовой структуры компании

2. Структура задач. Анализ важнейших задач компании предполагает более глубокий и более точный подход. Весь комплекс задач базируется на финансовой структуре компании. При построении схемы исходным элементом является повышение доходности акции, а все остальные элементы — отдельные управленческие задачи. К полученной структуре добавляют элементы отчета о прибылях и убытках и баланса, которые также представляют собой те или иные задачи. Преимущество данного подхода состоит в том, что при обнаружении проблемы можно сразу определить соответствующую меру по ее устранению. На рис. 4 приведена структура задач табачной компании.

Рис. 4. Изображение важнейших задач компании

Прибыль от реализации, например, оценивается как разность между выручкой и затратами на производство и реализацию (табачный лист, упаковочный материал и т.д.), а также на рекламу и продвижение товара. Каждый показатель интерпретируется как задача (повысить чистые суммы продаж, уменьшить расход табачного листа и т.д.). Таким образом, мы получаем полную информацию об основных задачах компании и можем проанализировать наметившиеся тенденции, взаимозависимость показателей, сравнение со средними показателями по отрасли, что позволит определить методы повышения доходности акции.

3. Структура действий. Этот подход помогает установить совокупность действий, ведущих к нежелательному конечному результату, например высоким расходам или слишком длительному периоду установки оборудования (рис. 5). Цель — визуально представить все причины, которые могут привести к неудовлетворительному результату, и связать их между собой.

Рис. 5. Действия, ведущие к неудовлетворительному результату

Например, установка распределительного телефонного оборудования включает работы, производимые в здании подрядчика, и работы, выполняемые подрядчиком на территории заказчика. Элементами данного процесса являются специалисты, выполняющие работы, используемые устройства, устанавливаемое оборудование, специалисты, тестирующие установленное оборудование, и заказчик, контролирующий результаты работ на разных стадиях. Как все это взаимосвязано?

Как видим, анализ следует начинать с выяснения причин неудовлетворительного результата (например, почему установка оборудования занимает много времени). На следующем уровне необходимо перечислить предполагаемые причины, которые должны быть взаимно исключающими и исчерпывающими: недостаток специалистов, работающих у заказчика, слишком большое количество часов на каждого специалиста и снижение уровня ответственности.

Далее каждую причину необходимо разбить на подпричины. Чем объяснить тот факт, что специалисты проводят больше времени у заказчика? Либо они там медленнее работают, либо работа на выезде сама по себе требует больше времени, либо произошли неожиданные задержки. В результате вы получите полный список вопросов, требующих полной информации для анализа возникшей проблемы. А ваш опыт должен подсказать вам, с чего следует начать.

Классификация возможных причин проблемы

Третий подход представляет собой разбиение предполагаемых причин проблемы на группы. При этом рекомендуется в рамках групп выделять подгруппы, чтобы точнее определить факторы, на которые необходимо обратить внимание. Так, на рис. 6 показано, что снижение объема продаж сети магазинов можно объяснить влиянием либо постоянных, либо переменных факторов. Тот, кто проводит анализ, предполагает, что на продажи повлияли обе группы факторов, и пытается установить, какую необходимо собрать информацию для доказательства того, что: а) снижение объема продаж вызвано падением спроса; б) месторасположение магазинов не соответствует требованиям рынка; в) размер магазинов недостаточен, и так далее.

Рис. 6. Возможные причины возникшей проблемы

Ваша задача заключается в том, чтобы выделенные группы факторов подчинялись правилу МЕСЕ, то есть были как можно более полными, а их элементы взаимно исключали друг друга. На основе этих факторов вы определите причины возникновения проблемы, а отвечая на вопросы «да» или «нет», установите достоверность этих причин. Таким образом, вы получите схему, по которой следует анализировать проблему.

Существует еще один способ классификации причин возникшей проблемы — изображение структуры выбора. Эта древовидная схема основана на предыдущей — совокупности мер, позволяющих обнаружить причины нежелательного результата. В данном случае мы последовательно отображаем на схеме группы факторов, представляющие собой причины и подпричины проблемы. В каждой группе присутствует по два фактора. Факторы перечисляются до тех пор, пока не будет достигнут уровень, на котором расположена наиболее точная информация о причинах проблемы.

Пример такой последовательной дихотомии приведен на рис. 7. Неэффективная реализация товаров объясняется неудовлетворительной работой либо розничных продавцов, либо главного управления. Чем могут быть вызваны плохие результаты розничной торговли? Может, неудачным выбором магазинов? Если это так, то причина неэффективной реализации товаров найдена. Если же магазины выбраны верно, то, возможно, вы недостаточно часто посещаете их? Если с частотой посещений все в порядке, то, может быть, вы что-то делаете неверно во время этих посещений? И так далее.

Рис. 7. Изображение структуры выбора для всех стадий процесса

Секрет схемы выбора состоит в том, чтобы наглядно представить всю последовательность процесса и изобразить его в виде разветвленной структуры. Составление такой схемы выявляет те элементы системы, по которым необходимо собрать информацию для анализа и поиска решения проблемы.

Более подробной версией структуры выбора является последовательная маркетинговая структура, изображенная на рис. 8. Она ценна тем, что все ее элементы анализируются максимально скрупулезно и последовательно.

Рис. 8. Изображение последовательности поиска решения

Если ни на одной из линий проблема не выявлена, необходимо еще раз проверить, правильно ли определены целевая группа и преимущества товара для потребителя.

Предположим, что на основе проведенного анализа вы выделили несколько показателей, свидетельствующих о несоответствии вашей маркетинговой политики требованиям рынка (неподходящая упаковка, неправильная организация рекламной кампании, неправильные методы продвижения, нечастое использование товара потребителями). Недостатки, обнаруженные с левой стороны приведенной схемы, должны быть исправлены в первую очередь (нет смысла убеждать покупателей чаще применять товар, пока вы не усовершенствуете процесс продвижения, и нет смысла повышать расходы на продвижение, если товар по-прежнему будет рекламироваться нецелевой группе покупателей).

Как только вы разработали модель для исследования проблемы, у вас как у консультанта появляется отличный инструмент, позволяющий подробно объяснить клиенту, что происходит в его компании. Вы можете представить ему следующие факты:

• Что представляет собой структура (система), ведущая к нежелательному результату Р1 в настоящий момент (то есть то, что происходит сейчас).
• Как функционировала структура (система) до настоящего момента и что привело к нежелательному результату Р1, сложившемуся на данный момент (то есть то, что происходило ранее).
• Как должна выглядеть структура (система) в идеале, чтобы она привела к результату Р2 (то есть что именно вы должны сделать, чтобы достичь поставленных целей).

В первом и втором случае вы можете обнаружить, какие необходимы изменения, чтобы построить идеальную систему. В третьем случае вы можете выявить недостатки существующей системы по сравнению с идеальной.

Ключевой момент схемы исследования — это верный выбор вопросов, на которые нужно ответить «да» или «нет». Они позволяют однозначно определить причастность той или иной причины к возникновению проблемы. Огромное преимущество данных схем заключается также в том, что они заранее указывают, где заканчивается ваше исследование.

В этом состоит отличие схем исследования от алгоритмов принятия решений и диаграмм PERT , которые указывают только на необходимость принятия мер (см. рис. 9).

Рис. 9. Алгоритм принятия решений и диаграмма PERT указывают лишь на необходимость принятия мер

Применение моделей исследования

Обычно, когда я объясняю модели исследования, мне задают вопрос: «Как узнать, какие модели необходимо разрабатывать в той или иной ситуации? А когда модель выбрана, как определить, нужно ли изучить все ее элементы или только часть из них?»

Это зависит, конечно, от того, насколько хорошо вы знаете анализируемый предмет. Правильное решение не появится само по себе. Оно требует исчерпывающих знаний в той сфере, где вы работаете, будь то производство, маркетинг или информационные системы.

Модель исследования, разрабатываемая для анализа проблемы, обычно определяется Начальной Сценой. На рис. 10 описана проблема, с которой столкнулся департамент информационных систем (ДИС) компании Х, а также меры, предложенные консультантом для решения этой проблемы.

Рис. 10. Проблема: при дальнейшем росте ДИС не справится со своими обязанностями

Проблема клиента

Недавно основанное подразделение ДИС столкнулось с проблемой: темпы роста компании превышают прогнозируемые. Несмотря на внедрение новых систем планирования и контроля, компания не справляется с выполнением заказов, и возникла опасность, что ей не удастся воспользоваться появившимися на рынке возможностями.

Желая изменить ситуацию, компания попросила консультанта разработать рекомендации по повышению эффективности производства и улучшению производительности.

Так как проблема заключается в низких показателях эффективности и производительности на уровне цехов, причины нужно искать в процессах, осуществляемых именно в цехах. Поэтому модель исследования должна изображать общую картину этих действий и процессов. Консультант решил следовать общей схеме сбора информации «по максимуму» и написал в своем предложении, что соберет и проанализирует следующие данные:

• прогнозируемые темпы роста;
• управленческие задачи ДИС;
• потребности управляющего персонала в информации;
• существующие системы и процедуры;
• сферы с низкими показателями эффективности, причины низкой производительности;
• причины неэффективности системы контроля;
• методы отслеживания складских запасов и расхождений между фактическими и принятыми к учету запасами;
• степень использования имеющихся ресурсов.

Если консультант последует этой схеме и приступит к опросу работников компании о каждой ее сфере, то в конечном итоге он получит огромное количество данных и даже не сможет установить, какая информация имеет отношение к исследуемой проблеме, а какая — нет.

Если же он начнет с построения модели исследования, изображающей структуру компании, то сможет, во-первых, понять, что происходит, и, во-вторых, выдвинуть несколько предположений о причинах проблемы. Зная их, он сможет приступить к целенаправленному поиску информации, которая подтвердит или опровергнет его гипотезы.

Подготовительная стадия процесса анализа

На рис. 11. представлена часть схемы, которой консультант должен придерживаться при сборе информации.

Рис. 11. Прежде чем приступить к поиску информации, разберитесь в организационной структуре компании

На основе данной схемы можно выдвинуть обоснованные предположения относительно слабых мест компании и сформулировать соответствующие вопросы. Например:

1. Данные о заказах и времени их выполнения — превосходит ли компания своих конкурентов по времени выполнения заказов и укладывается ли в сроки?

2. Закупаемые товары — существуют ли задержки или чрезмерные расходы при закупке сырья, материалов и комплектующих?

3. Наличие товарно-материальных запасов — часто ли на складе не оказывается требуемых материалов и влияет ли это на производство и производственные расходы?

4. Наличие производственных мощностей — достаточно ли имеющихся производственных мощностей для выполнения запланированного?

5. Расходы на информационную систему — одинаково ли эффективна существующая система контроля для всех сфер компании и обоснованны ли связанные с ней расходы?

6. Отчеты управленческого персонала — обеспечивают ли необходимую систему контроля имеющиеся отчеты о состоянии производства и эффективности использования человеческих ресурсов?

Теперь консультант должен собрать информацию, которая поможет ему ответить «да» или «нет» на каждый из поставленных вопросов и определить, верны ли выдвинутые предположения. Он, конечно, захочет собрать как можно больше и той информации, которая значилась в его первоначальном списке. Но теперь он знает, имеет ли данная информация отношение к анализируемой проблеме и требуются ли какие-либо дополнительные данные.

С управленческой точки зрения очень важно, чтобы консультант, прежде чем приступить к работе, определил источник каждого блока информации, назначил ответственных за ее сбор и рассчитал временные´ и финансовые затраты. Тогда он быстро и эффективно определит причины проблемы и разработает подходящие рекомендации по их устранению.

Построение логических древовидных схем

Логические древовидные схемы помогают найти альтернативные методы решения проблемы. Как уже говорилось выше, способность принимать правильные решения напрямую зависит от профессионализма того, кто их принимает. Специалисты понимают саму суть проблемы и могут предложить неожиданные решения. Те же, кто не способен сразу вникнуть в проблему, могут воспользоваться логическими древовидными схемами и разработать возможные решения на их основе.

Давайте вспомним еще раз этапы последовательного аналитического процесса:

1. Существует ли проблема?

2. В чем она заключается?

3. Почему она существует?

4. Что мы могли бы предпринять?

5. Что нам следует предпринять?

На втором и третьем этапе вы строите модель существующей системы, используя в качестве вспомогательных инструментов структурные и причинно-следственные схемы, которые показывают, как подразделения компании, ее операции и задачи объединяются в единую систему. На четвертом и пятом этапе вы рассматриваете варианты того, как система могла бы выглядеть. Здесь необходимо использовать логические древовидные схемы, которые помогают найти возможные решения, а также определить их влияние на компанию в случае, если данные решения будут реализованы. Эти схемы можно также использовать для выявления ошибок в уже написанных документах.

Вернемся к рис. 4, на котором была представлена структура задач компании. Предположим, что при помощи данной структуры было обнаружено, что прямые затраты на оплату труда слишком высоки.

Чтобы помочь клиенту разобраться в том, как их снизить, консультант решил при помощи логической древовидной схемы структурировать и представить в логической последовательности взаимоисключающие и исчерпывающие возможности снижения затрат. На рис. 12 представлена часть данной структуры.

Рис. 12. Возможные пути снижения затрат

А теперь попробуем разобраться в представленной структурею

1. Выделите составляющие прямых затрат на оплату труда:

• подготовка материалов к производству;
• производство сигарет;
• упаковка;
• прочее.

2. Разбейте затраты на производство одной сигареты на две составляющие: а) денежные затраты в час; б) количество часов, требуемое для производства миллиона штук сигарет:

3. Определите способы снижения денежных затрат в час:

• уменьшить количество сверхурочных часов;
• привлечь более дешевую рабочую силу;
• сократить премиальные выплаты.

4. Определите способы сокращения времени на производство миллиона штук сигарет:

• уменьшить число рабочих на одну производственную машину;
• повысить скорость производственных машин;
• повысить эффективность производственных машин.

5. Переходите на следующий уровень.

После того как структурированы логически возможные решения, можно приступать к расчету прибыли и оценке риска каждой из предложенных мер.

Логические древовидные схемы можно использовать и для определения стратегических возможностей. На рис. 13 представлено несколько стратегических возможностей роста в небольшой европейской стране и меры по их реализации.

Рис. 13. Изображение совокупности реализуемых стратегических возможностей

Анализ основных вопросов

В отношении процесса составления моделей исследования и логических древовидных схем зачастую применяется один и тот же термин «анализ основных вопросов». Это сбивает с толку, и многие не понимают, в каких случаях использовать модели исследования, а в каких — логические схемы. Постараюсь объяснить, почему возникает такая путаница.

Предыстория

Насколько я помню, впервые термин «анализ основных вопросов» был употреблен в 1960 году консультантами McKinsey & Company Дэвидом Хертцем и Картером Бэйлзом, проводившими исследования для властей Нью-Йорка. Разработанный ими метод анализа возможных решений, позволявший делать осознанный рациональный выбор в сложных ситуациях, и получил название анализа основных вопросов. Данный метод мог применяться, если:

• решение должно быть найдено как можно быстрее (например, сколько субсидий город должен выделять на обеспечение жильем семей со средним уровнем дохода);
• внимания заслуживали несколько альтернативных решений;
• необходимо было учесть большое количество различных переменных и целей;
• результат мог быть оценен по нескольким критериям, зачастую противоречащим друг другу;
• принятые меры могли значительно повлиять на другие сферы, в которых назрели проблемы.

Например, существуют различные способы обеспечения жильем семей со средним уровнем дохода (строительство жилья в одном месте или в нескольких). Однако некоторые из этих способов могут противоречить целям, поставленным в других сферах (вывоз мусора, загрязнение воздуха). Метод анализа основных вопросов как раз и должен был расставить приоритеты.

Ключевым моментом в этом методе было составление последовательной схемы исследуемого процесса и изображение на каждой его стадии основных переменных (ОП) — внешних, экономических, административных и социальных факторов, влияющих на процесс. Затем делались предположения относительно того, как каждая из ОП повлияет на процесс и насколько это будет соответствовать поставленным целям. В результате принималось решение, как путем изменения ОП достичь желаемой цели.

Такой метод оказался слишком сложным и не нашел должного применения. Но изображение схем исследуемого процесса и выдвижение гипотез отложились в памяти многих, и теперь практически каждая аналитическая модель воспринимается как «анализ основных вопросов» и считается «важным инструментом для принятия решения» и «важным методом для быстрой и согласованной работы группы специалистов». А поскольку консультанты работают на различные компании, то неправильное понимание этого термина стало весьма распространенным.

Неправильное толкование модели

Возможно, есть фирмы, которые научились эффективно использовать модель анализа основных вопросов для принятия решений. Я, к сожалению, не знаю таковых. Те модели, с которыми столкнулась я, были довольно запутанными. В качестве примера приведу структуру проблемы одного из английских розничных банков.

А вот план «анализа основных вопросов», который консалтинговая компания рекомендовала использовать своим специалистам.

1. Начните с вопроса клиента (например: «Какой должна быть наша стратегия в Европе?»).

2. Сформулируйте основные вопросы и подвопросы (подразумевающие ответ «да» либо «нет»).

3. Выдвиньте свои гипотезы по данным вопросам (ответив на них «да» или «нет»).

4. Определите, какая информация нужна для точного ответа на поставленные вопросы.

5. Назначьте ответственных за сбор информации.

Как видите, этот подход во многом напоминает тот, который я расхваливала выше, но здесь он имеет несколько недостатков.

Начнем с первых двух пунктов. Консультанту предлагается на основе «вопроса клиента» сформулировать «основные вопросы и подвопросы». Но основные вопросы не могут быть взяты из вопроса клиента (Р2). Они должны быть взяты из структуры ситуации, которая привела к Нежелательному Результату Р1 (в нашем примере это сущность бизнеса клиента и его несоответствие структуре европейских розничных банков). Кроме того, непонятно, как оценить, является ли список основных вопросов исчерпывающим.

Заметим также, что в плане неправильно указано отношение между основными вопросами и гипотезами. Формулирование гипотез на третьем этапе не имеет смысла, так как для проведения анализа не важно, подтвердятся ли они. Другими словами, согласно этому плану, если ваша гипотеза подтверждает основной вопрос, то это и есть причина проблемы. Но ведь это всего лишь гипотеза. Так вы рискуете упустить важные моменты. Правильнее рассуждать, оперируя только основными вопросами и подвопросами, так как они полностью представлены на аналитической древовидной схеме.

Все методы, рассмотренные в этой части (определение проблемы, разработка моделей исследования и составление логических древовидных схем), выполняют две функции.

Во-первых, они помогают разработать системный подход к решению проблем — который гарантирует, что вы сконцентрируете свое внимание на реальной проблеме клиента, найдете ее причины и что ваше решение будет правильным.

Во-вторых, они значительно упрощают процесс структурирования и написания окончательного документа, устанавливая его логику и позволяя выстроить пирамиду рассуждений.

На практике консультанты зачастую прилагают слишком много усилий для составления отчета, но он все равно оказывается непонятным клиентам. И все потому, что не уделяется должное внимание логике изложения.

1 Program evaluation-and-review technique method (англ. ) — метод оценки и пересмотра планов. Прим. перев.

Структурирование информации

Нежданов Игорь

Еще одним довольно простым способом анализа получаемой информации является ее структурирование. Структурирование есть ни что иное, как расположение в определенном порядке, или по определенной схеме. Такой порядок может быть определен по разному. Наиболее яркий пример это расположение информации в хронологическом порядке. Например информацию из разных источников о неком событии располагают в последовательно от более раннего к более позднему (или наоборот), т.е. в соответствии с временем которое описывается данным блоком информации.

Другой способ структурирования информации это расположение каждого блока информации в разных разделах в зависимости от того элемента, который описывает данный информационный блок. Далее предлагаю более подробно ознакомиться с разными способами структурирования информации. Отличаются они в основном тем, по какому принципу происходит структурирование.

Расположение в хронологическом порядке или построение последовательности событий.

Данный метод еще называют историческим. Все поступающие данные выстраиваются по времени описываемых событий. После чего определяется:
- что за чем следует,
- какой факт какое событие предопределяет,
- что чему сопутствует и т.п.
Иначе говоря восстанавливается хронология событий. Это один из наиболее простых способов и в то же время достаточно эффективных. Он используется в самых разных исследованиях.

Самый простой пример использования исторического метода (хронологии) это изучение кандидата при его приеме на работу. У вас есть ряд источников: резюме кандидата, его трудовая книжка, заполненная им анкета. Кроме того вы можете использовать Интернет для выявления его мест работы (по оставленным им-же объявлениям и заявкам) или базы данных. Собрав всю эту информацию вы составляете несколько последовательностей (хронологий):

1 - как кандидат хочет выглядеть (по его резюме и анкете);
2 - как было на самом деле (по его трудовой книжке);
3 - вспомогательный вариант (по всем остальным источникам).

Еще один вариант использования хронологии это построение цепочки событий. Например для восстановления полной картины некоего события - что за чем следовало, что причиной чего являлось…. При этом особенно ценно если аналогично рассматриваются и параллельные происшествия, или события рассматриваются с учетом известного происшествия, тогда многое становиться понятно в силу «совпадений» и разного рода корреляций.

Кроме того данный метод можно использовать для выявления обмана (подтасовки фактов) в изложении версий конфликта разными сторонами этого конфликта. Строятся параллельные последовательности событий по версиям всех источников информации. А далее происходит «сравнение показаний». Если о наличии некоего действия в определенное время говорят все участники, то скорее всего так и было….

Привязку событий к определенному происшествию используют для выявления поведенческих реакций объекта, правда это уже моделирование, но для регистрации и анализа используется все тот же исторический метод (хронология событий). В определенной среде это называется провоцированием. Например объекту дают некую «горящюю» информацию, информацию требующую немедленных действий (присылают по почте, передают как слух, сообщают официально и т.п.), а затем внимательно наблюдают:

Что и в какой последовательности он предпримет;
- к кому обратится в первую очередь;
- как в принципе отреагирует на сообщение и т.д.

Можно данное мероприятие обставить соответствующим образом. Например ограничить объект в перемещении или в связи, создать впечатление, что у него практически нет времени на обдумывание и т.п.. Все зависит от того, что вы хотите понять (выявить). Для упрощения восприятия ситуации, результат можно изобразить схематически. Если несколько последовательностей изобразить в одном масштабе и одним стилем, то при их совмещении можно выявлять закономерности, корреляцию и т.п..

Составление перечня источников.

Это структурирование данных об источниках информации по какому то вопросу. Составляя такой перечень нужно давать краткую характеристику каждому источнику в зависимости от целей составления списка и от общей задачи:

Название;
- автор;
- кто опубликовал;
- когда опубликовано;
- канал поступления;
- основная тематика;
- основная аудитория;
- компетентность (качество информации);
- тенденциозность в изложении;
- аффилированность (ангажированность);
- позиция по отношению к теме ваших исследований.

В результате такой систематизации вы получаете общую картину информационного поля, на котором работаете. И как следствие быстро и правильно ориентируетесь в случае появления чего то нового, необычного, неожиданного. Или сможете понять какой источник более важен для вас в свете изучаемой проблемы.

Анализ тенденций.

Еще одна разновидность исторического метода (хронологии) это анализ тенденций. Фактически это структурирование информации по одной из характеристик (показателю). Данный метод предусматривает фиксацию изменений во времени некоторого выбранного вами показателя. Таким показателем может быть нечто выражаемое числовым способом (объем продаж, численность населения, скорость перемещения и т.п.). В таком случае анализ достаточно прост - сопоставление этого показателя на разных временных участках дает основание для заключения о тенденции роста, спада или стагнации. Сложнее обстоит дело с не числовыми показателями такими как настроения поклонников спортклуба или отношение граждан к проблеме. В подобных случаях необходимо вначале «оцифровывать» выбранный показатель. Такую оцифровку можно осуществить посредством:

Экспертных оценок;
- попарного сравнения;
- выбора некоего элемента за единицу измерения.

А затем вновь наблюдение за изменениями во времени.

Построение диаграммы связей.

Это ни что иное как определение всего, что так или иначе связано с изучаемым объектом или событием и графическом отображением данной информации. Построение диаграммы связей есть ни что иное как структурирование информации по такой характеристике как связи объектов. Какие типы связей изучаются зависит от поставленной цели. Такие связи могут быть явными и неявными. К явным относятся прямо установленные - имеющие фактическое подтверждение (доказательства), то как учредитель - учрежденный, продавец - покупатель, родственники и т.п. К неявным относятся те связи, которые нельзя доказать фактами, но которые могут существовать. Например один юридический адрес у нескольких организаций может указывать на то, что они созданы одной юридической конторой, а на основе этого можно предположить и более значимую связь, которая безусловно требует дополнительной проверки. Неявные связи не являются фактами, но они указывают на то, в каком направлении нужно вести поиск. А это уже задание оперативникам.

В результате получится схема, на которой разными фигурами обозначены разные объекты (например люди - овалами; организации - прямоугольниками; связи линиями или стрелками, а толщина этих линий - сила связи). Схемы хороши тем, что одним взглядом охватываешь всю ситуацию. Это позволяет не только ускорить восприятие ситуации, но и выявить аномалии (то что выделяется на общем фоне). Например объект с наибольшим количеством связей или явный аутсайдер. Надо отметить, что конечный результат данного способа анализа информации является как структурированием так и визуализацией информации. Но о визуализации чуть ниже.

Выявление силы связей.

Данный прием хорошо иллюстрируется анализом телефонных контактов. Все контакты (связи) между объектами сортируются в зависимости от того между кем они возникают. Затем оцениваются по частоте возникновения либо по продолжительности разговоров. На основе данных о силе связей строятся гипотезы и вырабатываются рекомендации для дальнейшего поиска.

Возьмем все ту же детализацию телефонных переговоров. Если у вас есть такая детализация за определенный период вы можете определить:

С каким абонентом у исследуемого наиболее тесные контакты,
- с кем контакты в нерабочее время, с кем в рабочее,
- с кем стабильные контакты, а с кем эпизодические.
- если сопоставить с параллельной хронологией, то можно выявить зависимости направления и силы контактов с иными событиями.
Если такую статистику сравнить со статистикой одного из контактеров исследуемого лица, то можно выявить еще и их общие контакты, и их плотность.

Например:

Иванов за исследуемый период общался:

С Петровым 4 раза
- с Сидоровым 2 раза
- с Сергеевым 7 раз

Напрашивается вывод о том, что у Иванова с Сергеевым наиболее плотные контакты. Далее можно строить гипотезы и собирать дополнительную информацию.

Описание объекта

В данном случае информация разносится по блокам, которые характеризуют разные стороны исследуемого объекта. А сама технология является структурированием информации по такому признаку как освещение той или иной характеристики изучаемого объекта. Проще это разобрать на примере. Предположим, что необходимо систематизировать информацию о некой компании ХХХ. Для этого составляем что то вроде списка свойств, элементами которого являются нужные нам характеристики объекта:

Идентификационные данные;
- руководство;
- имущество;
- клиенты;
- проблемы.

Далее всю поступающую информацию разносим в эти разделы в зависимости от содержимого информации. После разнесения, а иногда и в процессе, производим «вычищение» информации. Это ни что иное как приведение к формальному виду, более удобного для восприятия.

Последовательное решение более простых проблем (декомпозиция).

Еще один вариант структурирования информации это декомпозиция или последовательное решение более простых проблем. В данном варианте вы структурируете свою проблему и путь решения этой проблемы. Начиная работу по анализу, с самого первого шага, необходимо четко представлять цель, к которой идете. Эта цель формулируется в виде вопроса, ответ на который и есть то что вы хотите получить. Заведите себе правило - с началом любого проекта в первую очередь формулируйте цель, которую хотите достигнуть. Фиксируете эту цель в плане проекта следующим пунктом после названия.
Например «как поведет себя господин А в такой-то ситуации?» или «какого уровня может достичь в своем развитии предприятие Б?» или более приземленное «какие силы могут противодействовать при покупке бизнеса Л и как их нейтрализовать?». И чем четче сформулирован вопрос, тем точнее и дешевле будет ответ.

Иногда бывает непросто сформулировать цель. Но это необходимо делать по тому, что невозможно достигнуть цели не зная ее.

Сначало рассматривается конечная цель проекта - при необходимости переформулируется таким образом, чтобы было точно понятно что является вашей целью. После того как сформулирована основная цель нужно определить ее подцели, без которых нельзя ответить на основной вопрос. Другими словами отвечаете на вопрос «что вам нужно что бы достичь основной цели (или ответить на основной вопрос)». Определив подцели спускайтесь на следующий уровень по тому же принципу и так пока не дойдете до элементарных вопросов, ответы на которые можно получить простыми действиями. Таким образом формируются группы вопросов со своим главным вопросом, а из групп главных вопросов формируется основной вопрос, ответ на который нам и нужен.
Возьмем уже озвученный вопрос — «какого уровня может достичь в своем развитии предприятие Ч?». Для ответа на него нужно выяснить следующее:

Каково текущее состояние предприятия?
- каковы возможности и преимущества предприятия?
- каковы угрозы и слабости предприятия?
- каковы намерения сил влияющих на предприятие?

Каково текущее состояние предприятия
(описание состояния объекта в настоящий момент)

Руководство (ТОП менеджмент)
- Владельцы (учредители, акционеры)
- Создаваемый продукт (продукция или услуга)
- Краткая история объекта
- Имущество (земля, здания и сооружения, станки и оборудование, не реализованная продукция, незаконченное производство, сырье и материалы, ценные бумаги и обязательства и т.д. и т.п.)
- Партнеры (поставщики, клиенты и т.п.)
- Показатели (финансовые, производственные и т.п.)

Каковы возможности и преимущества
(описание всех ресурсов предприятия и его преимуществ)

Возможности:
- Административные возможности (лобби, связь со властью, зависимость власти от предприятия, возможность влиять на решения властных структур и т.п.)
- Экономические возможности (возможности по наращиванию объемов производства, по переориентации производства, по повышению качества, по снижению цены, по привлечению инвестиций и получению кредитов и т.п.)
- Криминальные возможности (возможность использовать криминал, зависимость от криминала, заинтересованность криминала в предприятии, планы криминала по отношению к предприятию и т.п.)
- Научно-технические возможности (взаимодействие с НИИ, модернизация технологий, вложения в науку, иное участие в научной деятельности)
- Рыночные возможности (сильная конкурентная позиция, рост спроса, рыночная власть производителя, отсутствие товаров-заменителей)

Преимущества:
- Продукция (высокое качество, низкая себестоимость)
- Ценообразование (четко выработанная цена)
- Продвижение (сильная реклама, лобби в среде основных потребителей)
- Сервис/персонал (высокий профессионализм персонала, развитие сотрудников, социальные программы, сервисная поддержка, торговые марки и позиционирование)
- Инжиниринг и разработка новых продуктов (модернизация оборудования, совершенствование технологий, повышение качества)
- Сбыт и маркетинг (непрерывный мониторинг рынка, стимулирование сбыта)
- Менеджмент (низкие расходы на управление, мобильная структура, единая координация, быстрое прохождение управляющих сигналов)

Каковы угрозы и слабости
(описание слабых сторон бизнеса и существующих угроз)

Угрозы:
- Административные (лобби конкурентов, недовольство власти, зависимость предприятия от власти, конфликты с властью)
- Экономические (перегруженность оборудования, невозможность переориентации производства, невозможность повышения качества и снижения цены, трудности привлечения инвестиций и получения кредитов)
- Криминальные (давление криминала, зависимость от криминала, заинтересованность криминала в предприятии, планы криминала по отношению к предприятию, конфликты с криминалом)
- Научно-технические (отсутствие взаимодействия с НИИ, нет модернизации технологий)
- Рыночные (интенсивность конкуренции, угроза появления новых конкурентов, потребности покупателей на рынке, рыночная власть покупателей, дистрибьюторов, поставщиков, давление со стороны товаров-заменителей)

Слабости:
- Продукция (низкое качество, высокая себестоимость, моральное устаревание, невостребованность)
- Ценообразование (необоснованная цена)
- Продвижение (слабая реклама, отсутствие лобби)
- Сервис/персонал (низкий профессионализм, притеснение сотрудников, отсутствие социальных программ, нет программы сервисной поддержки)
- Торговые марки и позиционирование
- Инжиниринг и разработка новых продуктов
- Сбыт и маркетинг (рынок не изучается, сбыт не стимулируется)
- Менеджмент (высокие расходы на управление, неповоротливость структуры, отсутствие единой координации, долгое прохождение управляющих сигналов)

Каковы намерения сил влияющих на предприятие

Какие силы влияют или могут влиять на предприятие
- Ресурсы этих сил
- Деловая репутация этих сил (история взаимоотношений с партнерами, клиентами, конкурентами)
- Кредитная история этих сил (история возврата своих долгов и работы с должниками)
- Поведение в критических ситуациях этих сил (какие шаги предпринимались в кризисных ситуациях, к кому обращались за помощью, кто как проявлялся)
- Планы этих сил (краткосрочные, долгосрочные, стратегические, в том числе частные планы владельцев и руководства)

Вопросы стали более определенными. Теперь по каждому пункту нужно сказать где информацию можно взять и как. Если источники определены, а затраты приемлемы - можно приступать к сбору данных и описательной стадии работы. При необходимости разложение на составляющие идет дальше. После того, как вы дошли до элементарных вопросов, можно оценить какие ресурсы нужны для получения ответов на них (время, люди, финансы и т.п.). На основе этих данных можно составить и бюджет проекта.

Синтез данных по пирамиде с низу вверх — обратная составлению дерева целей. Теперь, начиная с элементарных (конечных) вопросов, последовательно нужно ответить на все вопросы дерева. После получения всех ответов на подвопросы одной группы можно приступать к формулированию ответа на главный вопрос этой группы. На этой стадии начинается творчество. Хорошо если есть группа людей, которых можно использовать в качестве экспертов. В таком случае можно, основываясь на экспертных оценках, свести к минимуму вероятность ошибки. Но увы - чаще всего приходится работать одному. А раз так - приступаем к присвоению весовых коэффициентов каждому ответу на подвопрос в рамках его группы. Иначе говоря определяем в цифрах (баллах) силу влияния данного ответа на главный вопрос его подгруппы. И в зависимости от результатов выявляем наиболее вероятный ответ. И так пока не дойдем до исходного вопроса.

Реферирование информации.

Реферирование это еще один вариант структурирования информации. В этом случае вы упрощаете восприятие информации посредством ее сжатия и структурирования. Реферирование особенно полезно в случае большого объема информации из разных источников (СМИ, БД, опер установки и т.п.) и при необходимости дальнейшего цитирования. Но реферирование всегда ориентировано на объект интереса, т.е. тот кто реферирует — определенным образом сам искажает информацию.

Реферирование заключается в выборке из всего массива информации ключевых моментов и их фиксировании. Умение быстро составить качественный реферат достаточно непростое свойство. В настоящее время появились программы берущие на себя данную функцию. Из простых можно привести в качестве примера TextAnalitics.

Вот простая методика реферирования текста.

Исследуемый текст читается три раза. При первом прочтении выделяются слова, несущие основную смысловую нагрузку - ключевые слова - они выделяются (маркером, подчеркиваются, обводятся - как вам удобнее). Это могут быть имена, названия, даты, профессиональные выражения и т.п..
При втором прочтении внимание концентрируется на ключевых словах, при этом выделяются короткие, не содержащие ничего лишнего словообразования (словосочетания), отражающие основные мысли исследуемого текста и характеризующие ключевые слова - также выделяются.

На третьем прочтении внимание обращается только на выделенные словообразования и на их основе строятся простые, краткие предложения, описывающие смысл сообщения. После чего делается вывод об основном смысле изучаемого текста.

Есть иной способ резюмирования - текст делится на законченные блоки (например абзац) и содержание этих блоков пересказывается в одном предложении.

Более сложный вариант реферирования заключается в выборке из текста значимых утверждений и их изложение. Но этот метод ориентирован на потребителя информации, а точнее на его интересы. Ведь выбираются не все утверждения, а лишь значимые для потребителя. Иначе реферат получиться больше исходного текста.

Предварительная типология проблемы.

Это ни что иное как предварительное изучение проблемы и определение ее основных характеристик, что позволяет выявить особенности и понять к какому типу данная проблема относится. Такой подход дает возможность всесторонне оценить сложные проблемы, выработать разные варианты их решения, в т.ч. используя альтернативные сценарии и накопленный опыт.

Планирование поиска решения.

Данная методология представляет собой ни что иное как выявление аналогий в иных областях для решения поставленной проблемы. Например в смежных или в принципиально не связанных. Например, при планировании создания крупного объединения можно взять за аналогию этапы развития живого организма. Или поиск решения технических задач в живой природе.

Контент-анализ

Еще один способ структурирования текстовой информации это контент-анализ. В самом простом виде контент-анализ это подсчет частоты упоминания какого то фрагмента текста (от слова до страниц и глав). И дальнейшая интерпретация этих частот. А это ни что иное как структурирование.

Самый простой способ применения контент-анализа для нужд конкурентной разведки это выявление частоты употребления не общеупотребительных слов. Суть в том, чтобы удалить из области анализа общеупотребительные слова и оставить только специфические. И по ним можно сделать выводы о предпочтениях, профессии, правдивости … да еще много о чем.

В сети достаточно подобных сервисов от шуточных до вполне профессиональных. Например вот этот

www.сайт

"Техника развития памяти:
методы структурирования информации"

Структурирование информации - это организация изучаемого материала в группы, связанные между собой в логическую цепочку. Особенно умение структурировать информацию ценно при изучении и запоминании большого объема данных.

Ведь его главная задача - упростить понимание отдельных элементов массива данных и упростить понимание их взаимосвязи друг с другом. При этом структурировать можно не только учебный (цифры, текст), но и развлекательный материал как в процессе получения данных, так и после.

Итак, каковы же методы и принципы структурирования знаний?

Первый - вся информация делится на группы в соответствии со значимыми критериями. Существует определенная закономерность («7+-2»), сколько память человека способна в среднем запоминать.

В соответствие с ней не рекомендуется создавать больше 7 групп или подгрупп. Создаваемые группы не должны быть похожи одна на другую, так как чем больше выделяется группа на общем фоне, тем лучше усваивается ее информация. В качестве примера можно привести рекламный бизнес, когда для концентрации внимания на рекламируемом товаре используются яркие и неоднозначные объекты.

Второй - группы логично связываются между собой и выстраиваются в определенном порядке. При этом лучше запоминаются группы, стоящие в начале или конце ряда.

Наиболее эффективными методами структурирования информации признаны метод тезисов, метод Корнели, цепочка Цицерона и метод ментальных карт. Метод тезисов - это тезисное изложение материала, разделенного на главные темы, подтемы и детали в форме отступов. Каждый новый пункт и расшифровку желательно выделять разным цветом.

При использовании метода тезисов легко определить содержание и основные моменты любого объема данных и проследить взаимосвязь между ними. Кроме того, благодаря своей простоте, данный метод позволяет структурировать данные наиболее понятным для каждого способом и не требует много времени. Метод Корнели чем-то напоминает привычные для нас поля в тетрадях, когда на самом листе записывается основная тема, а сбоку дополнения и примечания.

Вы делите листок на три части, в правой части (она занимает 2/3 страницы) конспектируются основные моменты каждой темы. Левая часть листа (около 1/3 страницы) служит для записи ключевых слов, вопросов или рисунков, относящихся ко всем сделанным справа пометкам.

Их назначение - выделить приоритетные понятия, установить прочную взаимосвязь тех моментов, которые нужно запомнить, с возникающими у нас ассоциациями, быстро проследить взаимосвязь законспектированного материала, создать целостность восприятия и прочно зафиксировать материал в памяти. Нижнее поле служит для подведения итогов
Цепочка Цицерона. Название метода связано с интересной подготовкой древнеримского оратора к своим выступлениям. Он прогуливался по дому и мысленно расставлял в нем ключевые моменты своего выступления. Примерно также поступаете и вы. Мысленно расставляете запоминаемые объекты в знакомой вам комнате в строго определенном порядке. Чтобы воспроизвести нужную информацию, вам надо просто вспомнить эту комнату.

Метод карт памяти (метальные карты или майнмэппинг). Метод составления карты памяти позволяет представить всю проблему целиком на одном листе, что является несомненным преимуществом. Он способствует лучшему пониманию материала, облегчает запоминание, развивает творческие способности. Чтобы его построить:

• В центре листа нарисуйте и подпишите картинку, которая отображала бы ключевую тему или предмет карты памяти.
• Нарисуйте расходящиеся от центральной картинки линии, используя ручки разного цвета. Эти линии обозначают основные признаки обсуждаемого предмета.
• Охарактеризуйте эти признаки с помощью ключевых слов или рисунков. Ключевые слова тренируют память, а рисунки концентрируют и развивают внимание. Оставьте место для добавления деталей.
• Нарисуйте следующие более тонкие линии, выходящие из основных. Подпишите каждую из них, чтобы описать содержание признаков.
• Продолжайте процесс, переходя к все более мелким подтемам.
• С помощью разных цветов и рисунков дополните карту памяти для легкого запоминания и тренировки памяти.
• Используйте стрелки и линии для объединения различных идей.

Вопросы структурирования информации весьма востребованы в современном мире ввиду того, что пространство перенасыщено различной информацией. Именно поэтому возникает потребность в правильной интерпретации и структурировании большого количества данных. Без этого невозможно принимать важные управленческие и экономические решения, основываясь на каких-либо знаниях.

Общие сведения

Существует очень много методов структурирования информации. Это вызвано тем, что существует также огромное количество способов ее представления и организации. Об этом надо помнить, ведь информация бывает очень различной по свойствам. Большую роль при этом играет то, какие именно средства или каналы восприятия задействуются при вводе или выводе данных, какой уровень структурированности имеет информация изначально и относится ли она к числовому, графическому, текстовому или другому типу. Важнейшую роль играет окончательная цель, ради которой необходимо структурировать данные.

Цели

Анализ и структурирование информации всегда преследуют определенные цели, и на самом деле их довольно много. От правильной постановки цели во многом зависит конечный результат. Отметим главное классы целей:

• Получение новых знаний по определенному процессу.
• Проверка информации на неполноту или противоречивость.
• Необходимость систематизации и упорядочивания знаний.
• Акцентирование внимания на некоторых аспектах.
• Сокращение информации для избавления от перенасыщения.
• в более наглядном и понятном виде.
• Использование обобщений и абстракций при описании.

В зависимости от того, какие цели мы преследуем, применяются технологии и методы структурирования. Но как мы знаем, классификация - это не конечный фактор, который определяет метод упорядочивания. Именно поэтому важно определить вид информации и способы ее представления.

Классификация информации

Рассмотрим классификацию по сущности и содержанию знаний:

• О целях и ценностях для нужд планирования и прогнозирования.
• О функциональных особенностях.
• О структуре.
• О динамических изменениях.
• В целом о состоянии.
• О задачах.

Данная классификация представлена в порядке убывания актуальности. Так, наиболее важной является информация о целях, ведь именно исходя из нее определяются конечные потребности пользователя. Остальные же классы сравнительно независимы друг от друга, они лишь позволяют уточнять и дополнять уже имеющиеся данные для отражения их полноты. Такое размещение вполне обоснованно, потому что дает возможность решать быстро и эффективно прикладные задачи, но практически не применяется при решении сложных задач, требующих компьютерного анализа.

Основы классификации и структурирования информации базируются и на других признаках:

1. Информация, имеющая отношение к чему-либо

• К объекту.
• К нескольким объектам.
• К среде.

2. Привязка к временному аспекту

• Прошлое.
• Будущее.
• Настоящее.

3. Класс структурной организации

• Структурированный.
• Неструктурированный.
• Упорядоченный.
• Формализованный.

Несмотря на кажущуюся сложность всех классификаций, хочется сказать о том, что структуризация информации - это простой процесс, который мы воплощаем в жизнь каждый день. Проблема понимания этого вопроса заключается лишь в том, что мы не задумываемся о том, насколько это многогранный и обширный вопрос, делаем все автоматически. Если же погрузиться в исследование этой темы с профессиональной точки зрения, то окажется, что структуризация информации решает множество задач, помогая нам построить собственную систему знаний и использовать ее для дальнейшего развития или решения задач как на бытовом уровне, так и на профессиональном.

Что же такое классификация?

Сбор и структурирование информации невозможно без понятия классификации, которое мы частично рассмотрели в предыдущих абзацах. Но все же стоит подробнее разобраться с этим понятием. Классификация - это некая система информационных элементов, которая обозначает реальные объекты или процессы и упорядочивает их по определенным схожим или различным признакам. Чаще всего это процедура проводится для того, чтобы исследование было более удобным.

Существует два вида классификаций. Первая, искусственная, осуществляется по неким внешним чертам, которые не отражают настоящую сущность объекта, и позволяет упорядочить лишь поверхностные данные. Второй вид - это натуральная или естественная классификация, которая проводится по существенным признакам, которые характеризуют сущность объектов и процессов. Именно натуральная классификация - это научный инструмент, который используют для изучения закономерностей объектов и процессов. При этом нельзя сказать, что искусственная классификация абсолютно бесполезна. Она позволяет решать ряд прикладных задач, но сама по себе довольно ограничена.

От того, насколько качественно была выполнена процедура классификации, во многом зависит дальнейший исход исследования. Это вытекает из того, что разграничение по признакам проводится на ранних этапах, а если на них допустить ошибку, то дальнейшие исследования пойдут некорректным путем.

Важные принципы

Приемы структурирования информации требуют соблюдения определенных принципов, позволяющих быть уверенными в достоверности результатов:

• Необходимость каждую операцию разделить на классы и использовать только один основополагающий признак. Это позволяет отсеять лишнюю информацию и сосредоточиться на основных моментах.
• Полученные группы должны быть логически связанными и выстроенными в определенном порядке по признаку важности, времени, интенсивности и так далее.

Правило Миллера

Закономерность носит название 7 ±2. Ее открыл американский ученый и психолог Джордж Миллер после проведения большого количества экспериментов. Правило Миллера заключается в том, что кратковременная человеческая память способна в среднем запомнить 7 букв алфавита, 5 простых слов, 9 чисел, состоящих из 2 цифр, и 8 десятичных чисел. В среднем это представляет группу в количестве 7 ±2 элементов. Это правило применимо во многих областях, активно используется для тренировки человеческого внимания. Но его также применяют для структурирования информации, опираясь на то, сколько сможет осилить человеческий мозг.

Принцип края

Этот эффект основывается на том, что человеческий мозг лучше запоминает информацию в начале или в конце. Исследованием этого принципа занимался ученый из Германии в XIX веке. Именно он считается его открывателем. Интересно, что в нашей стране об этом принципе узнали после фильма про приключения Штирлица, в котором главный герой использовал его для переключения внимания своего противника.

Эффект Рестрофф

По-другому этот эффект называется эффектом изоляции, и заключается он в том, что когда объект выделяется из ряда похожих, то запоминается гораздо лучше других. Другими словами, можно сказать что сильнее всего мы запоминаем то, что более всего выделяется. Подсознательно этот эффект используют абсолютно все люди, которые хотят, чтобы их заметили. Каждый человек замечал, что это работает, когда, помимо его воли, внимание привлекала яркая одежда, выделяющаяся из толпы, причудливой архитектуры дом, выглядывающий из серой улицы, или красочная обложка из-под груды одинаковых.

В структурировании информации эффект Рестрофф используется для того, чтобы различные групп информации были не похожи друг на друга. Это обеспечивает их более быстрое легкое понимание. Таким образом, если каждый элемент будет неоднозначным и интересным, то мы запомним его гораздо быстрее.

Методы структурирования информации

Процесс изучения человеческого мозга не проходит зря. Ученые вывели несколько методик и способов структурирования информации, которые позволяют сделать запоминание намного более удобным. Мы поговорим об основных и самых популярных способах.

Метод римской комнаты, или цепочка Цицерона, - это очень простой, но эффективный метод для усвоения материала. Он заключается в том, что запоминаемые объекты необходимо мысленно расставить в вашей комнате или той, которую вы очень хорошо знаете. Главное условие в том, что все предметы должны быть расставлены в строгом порядке. После этого для того, чтобы вспомнить необходимую информацию достаточно вспомнить комнату. Именно так и делал Цицерон, когда готовился к выступлению. Он гулял по своему дому, мысленно расставляя акценты, чтобы суметь вернуться к важному моменту по ходу своего выступления. Не стоит ограничиваться комнатой, можно попробовать размещать желаемую информацию на знакомой улице, рабочем столе или другом объекте, который вам хорошо известен.

Метод ментальных карт, или метод Бьюзена, - это простой способ графического изображения информации при помощи схем. Часто этот метод называют майндмэппинг, из-за того что необходимо строить ассоциативные карты. Такой способ запоминания стал довольно популярным в последнее время. Подобные карты рекомендуют составлять психологи и различные тренеры для того, чтобы правильно ставить цели и понимать свои настоящие желания. Но первоначальная цель ментальных карт заключалась именно в том, чтобы быстрее запоминать и структурировать информацию. Для того чтобы составить натальную карту, вам понадобится:

• Материал, который вы захотите изучить.
• Большой лист бумаги.
• Цветные ручки и карандаши.

После этого нарисуйте в центре листа символ или рисунок, который ассоциируется с темой, которую вы хотите запомнить, или отображает ее суть. После этого по направлению к центру рисуйте различные цепочки связей, которые отражают ту или иную сторону изучаемого объекта. В результате для того, чтобы вспомнить нужную информацию, вам не придется просматривать списки или читать пол-учебника. Вы сможете сразу вспомнить главную идею, посмотрев на нее в центре листа, а потом, двигаясь по отходящим ветвям, вспомнить конкретно то, что вам нужно.

Методы поэтапной структуризации

Естественно, что структурирование цифровой информации представляет собой более сложный процесс. Особую сложность представляют задачи, которые характеризуются разным уровнем неопределенности. Для того чтобы решить их, следует прибегать к ряду методов, которые можно объединить в методы поэтапной структуризации и морфологические методы. Оба эти вида адаптированы для того, чтобы их можно было использовать в условиях высокой неопределенности.

Но существенным образом они отличаются в том, какой способ будет использоваться. Первая группа нацелена на то, чтобы постепенно снижать неопределенность задачи, в то время как вторая группа нацелена на решение посредством создания моделей за одну итерацию.

Стоит отметить, что при использовании морфологического метода неопределенность может совершенно не меняться, она просто будет перенесена на другой уровень описания. Оба метода начинаются с того, что исследуется уровень формализации. Но если для методов поэтапной структуризации уровень может быть любым, то для морфологических методов важна детальная декомпозиция и последующее генерирование матричных моделей. Другими словами, можно сказать, что морфологические методы чаще всего используются с мощной компьютерной техникой, потому что человеческий мозг не в состоянии обрабатывать такие массивы информации.

Методы поэтапной структуризации направлены на то, чтобы найти логические взаимосвязи, а морфологические методы не ставят перед собой задачу найти логический вывод, но они проводят тщательный комбинаторный анализ и сортируют информацию более тщательно и глубоко.

Однако эффективность работы заключается в том, чтобы использовать оба эти метода. Структурирование цифровой информации требует комплексного подхода. Именно по этой причине важно не только использовать самые доступные методы, но и прибегать к планированию, экспериментам и другим методам отраслевой специфики.

Технология структурирования информации во многом зависит от того, насколько детально должна быть проделана работа. Так, при структурировании в первую очередь учитывается специфика отрасли.

Анализ и структурирование информации очень выгодно рассматривать в разрезе семиотики. Это подход, который интерпретирует любое способы представления информации как одну из разновидностей текста. Использование знаковой системы позволяет максимально упростить и облегчить понимание информации. Так, при графическом представлении мы используем целый ряд методов, которые позволяют переходить от тональности к контрасту, от насыщенности к яркости и так далее. Все это позволяет упрощать распознавание данных и транслировать их для других знаковых систем. Но поскольку графические модели несколько ограничены, то извлечь из них информацию чаще всего проще с использованием модели интерпретации.

Структурирование информации в медиатеке ПК и серверов

Мы подробно рассмотрели вопросы структурирования, но не затронули вопрос в разрезе цифровой информации. В современном мире информационные компьютерные технологии внедряются во все сферы жизни. Поэтому игнорировать их просто невозможно. Последнее время большое развитие получили информационные медиатеки, которые используются в школах, высших учебных учреждениях, техникумах. Медиатеки ПК и серверов объединяют в себе методические учебные пособия, звукозаписи, фонды книг, видеофайлы, компьютерные презентации, а также техническое обеспечение, необходимое для выведения всей перечисленной информации. На сегодняшний день каждое образовательное учреждение создает свою медиатеку, регулярно пополняемую новой информацией, зафиксированной на различных носителях. Это позволяет развивать самостоятельную работу учащихся с телекоммуникациями и электронными каталогами. Функции, которые выполняет медиатека, следующие:

• Структурирование информации с использованием информационных моделей для хранения дипломных работ учащихся рефератов, презентаций и так далее.
• Полная автоматизация работы с библиотекой.
• Обновление и хранение учебных общеобразовательных материалов в электронной форме.
• Хранение справочно-информационных пособий.
• Неограниченный доступ к сетевым ресурсам и электронным библиотекам.
• Хранение и просмотр фото- и видеофайлов образовательного учреждения.
• Поиск необходимой информации по запросу.
• Оперативная работа с любыми источниками информации.

Важную роль играет структурирование хранения информации. Для этого учреждениям необходимо владеть мощными серверами, которые бы гарантировали невредимость и сохранность данных. Именно поэтому к вопросу необходимо подходить грамотно и профессионально, ведь в случае ошибки упущенные данные можно не вернуть.

Структурирование информации в медиатеке ПК требует наличия мощного компьютерного оборудования, включая мобильные устройства, ноутбуки, зарядные устройство и так далее. Только высококачественное оборудование позволит обеспечивать полноценную работу с материалами одновременно для всех пользователей. Также очень важно завести центральный сервер, на котором будут храниться данные. Чаще всего сервера устанавливаются в библиотеках. Установка беспроводной сети позволяет каждому преподавателю или учащемуся получать доступ ко всем материалам с ноутбука, не выходя из дома.

Структурирование информации в базах данных

База данных - это некая совокупность данных, которые совместно используются персоналом предприятия, региона, учащимися вуза и так далее. Задача баз данных состоит в том, чтобы можно было хранить большой объем информации и предоставлять их по первому запросу.

Правильно спроектированная база данных полностью исключает избыточность данных, благодаря чему риск хранения противоречивой информации сводится к минимуму. Исходя из этого, можно сказать, что создание баз данных в современном мире преследует две основные цели - это повышение надежности данных и понижении их избыточности.

Жизненный цикл программного продукта состоит из стадий проектирования, реализации и эксплуатации, но основной и ключевой является стадия проектирования. От того, насколько грамотно она продумана, насколько четко определены связи между всеми элементами, зависит информационная насыщенность и общая производительность.

Правильно спроектированная база данных должна:

• Гарантировать целостность данных.
• Исследовать, находить и удалять противоречивости.
• Обеспечивать легкое восприятие.
• Позволять пользователю структурировать информацию и вносить новые данные.
• Удовлетворять требования производительности.

Перед проектированием базы данных проводят тщательный анализ требований пользователей к будущему программному продукту. При этом от программиста требуется знание основных правил и ограничивающих факторов для того, чтобы грамотно выстроить логические взаимосвязи между запросами. Очень важно правильно проработать поисковой атрибут для того, чтобы пользователи могли по несортированным ключевым словам находить желаемую информацию. Также надо помнить, что чем больший объем информации хранит в себе база данных, тем важнее для нее вопрос производительности, ведь именно при максимальных нагрузках становятся видны все недочеты.

Роль информации в современном мире

Способы структурирования информации, которые мы рассмотрели, направлены на то, чтобы максимально облегчить доступ к данным, хранение их в цифровом или материальном виде. Все они в своей сущности довольно простые, но для их понимания необходимо осознание того, что информация - это лишь абстрактное понятие.

Ее сложно измерить, потрогать или увидеть в той или иной конкретной форме. С точки зрения структурирования информации любой объект представляет собой лишь набор определенных данных и характеристик, которые мы можем представить и разбить на какие-то составные части.

При этом понимание ключевых отличий объектов базируется на том, что мы сравниваем его значения с нормой или с тем объектом, который мы используем для сравнения. Для того чтобы научиться быстро и эффективно структурировать информацию, важно понимать, что она представляет собой всего лишь набор определенных характеристик, свойств и параметров. Научившись правильно с ними обращаться и классифицировать, можно решить множество бытовых и профессиональных задач.

Также важно помнить, что информация всегда может быть записана, изображена или представлена другим способом. Говоря иными словами, если вы чего-то не понимаете, необходимо настолько разбить эту тему на подробные элементы и вникнуть в их суть, чтобы не осталось ничего, чего нельзя было бы объяснить простым языком.

В бытовом плане большинство довольно легко решает такие задачи, изобретая интеллектуальные карты и используя особенности своего мозга, открытые учеными. Но в профессиональном плане структурирование информации до сих пор остается довольно сложной задачей, поскольку ее количество ежедневно и ежеминутно растет.

По сути, вся эволюция человека - это процесс накопления знаний. Но при этом, чтобы эффективно работать, необходимо понять основные принципы структурирования информации, о которых мы тоже говорили ранее. Их не так много. Однако понимание — это ключ к обработке огромных массивов информации и их запоминанию.