Как создать базу данных в Access. Работа с базой данных Access. Как создать базу данных в MySQL

В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.

В этой статье

Обзор

При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не в ней.

Создание базы данных

При открытии Access представление Backstage отображает новую вкладку. На вкладке " создать " можно создать новую базу данных несколькими способами.

Пустая база данных Если хотите, вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть особые требования к проектированию или есть существующие данные, которые нужно включить или внедрить.

Шаблон с сайта Office.com. В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать .

Добавление объектов в базу данных

При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

Части приложения - это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.

Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы - любые объекты базы данных, необходимые для работы.

В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

Если вы не хотите использовать шаблон, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев для этого требуется одно или оба из следующих действий:

Таблица на вкладке Создание .

Создание пустой базы данных

Ввод данных в режиме таблицы - это очень похоже на работу с листом Excel. При вводе данных создается структура таблицы. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля в зависимости от введенных данных.

Закрыть Да Нет Отмена

Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access\. Если он существует, Blank.accdb используется как шаблон для всех новых пустых баз данных, за исключением веб-баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании. Следует помнить, что файл Blank.accdb не влияет на создание новых пустых веб-баз данных.

Важно:

Добавление таблицы

Таблицы на вкладке Создать .

В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор Свойства поля .

Свойства поля . Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.

Свойство	Описание
Размер поля
Формат поля
Маска ввода
Значение по умолчанию
Обязательное поле	Да

Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.

Еще раз сохраните таблицу.

Примечание: Конструктор

Импорт, добавление или связывание данных из другого источника

Таблицы Таблицы

Добавление части приложения

Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.

Например, часть приложения "Примечания" состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип "Счетчик", поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.

Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.

Откройте вкладку Создание .

В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения . Появится список доступных частей.

Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть .

В диалоговом окне Открытие файла базы данных

• Параметры Access

  Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.

  Открыть и выберите вариант Открыть для чтения

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения

Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл . В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента . В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше 50).

Вы также можете отобразить последние базы данных на панели навигации в представлении Backstage, чтобы получить доступ к двум щелчкам: 1) , а затем - последнюю базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки последние установите флажок Быстрый доступ к списку последних баз данных и настройте количество отображаемых баз данных.

При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние .

Использование Access 2007

Страница "Приступая к работе с Microsoft Office Access"

При первом запуске Access или закрытии базы данных без выхода из Access отображается окно .

Это начальная страница, на которой можно создать новую базу данных, открыть существующую или ознакомиться с информацией с сайта Microsoft Office Online.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Access предлагаются разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать базу данных. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями.

Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

Скачивание шаблона с сайта Office Online

Если на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access нет нужного шаблона, то при наличия подключения к Интернету можно найти на сайте Office Online другие шаблоны.

На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Дополнительно на веб-узле Office Online щелкните пункт Шаблоны .

В окне браузера отобразится домашняя страница "Шаблоны" на сайте Office Online.

Используйте средства поиска и навигации Office Online для поиска нужного шаблона Access, а затем следуйте инструкциям по его скачиванию. При этом файл базы данных скачивается на компьютер, а затем открывается в новом экземпляре Access. В большинстве случаев шаблоны разрабатываются таким образом, чтобы сразу открывалась форма ввода данных и можно было немедленно приступить к их вводу.

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона .

Создание базы данных без использования шаблона

Если вы не хотите использовать шаблон, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев сюда обычно относится одно или оба из следующих действий:

Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание .

Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.

Создание пустой базы данных

Ввод данных в режиме таблицы напоминает работу с листом Microsoft Office Excel 2007. Структура таблицы создается при вводе данных - при каждом добавлении нового столбца в таблицу определяется новое поле. Access автоматически определяет тип данных каждого поля на основе введенных данных.

Если на этом этапе вводить данные в таблицу "Таблица1" не нужно, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да , чтобы сохранить изменения, кнопку Нет , чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена , чтобы оставить таблицу открытой.

Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу "Таблица1" без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать .

Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.

Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

Создание таблицы на основе шаблона. В Access есть шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную и готовую к использованию структуру таблицы. При необходимости вы можете добавлять или удалять поля.

Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Это можно сделать только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор . Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля .

Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля . Дополнительную информацию можно получить, нажав клавишу F1.

В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.

Свойство	Описание
Размер поля	Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел ("Длинное целое", "Двойное с плавающей точкой" и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.
Формат поля	Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.
Маска ввода	Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства.
Значение по умолчанию	Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля "Дата/время", в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести "Date()" (без кавычек).
Обязательное поле	Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да , невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.

Если ваши данные хранятся в другой программе, например Office Excel 2007, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если же вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".

Access присваивает полям имена в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа на следующую строку, Access определяет, что первая строка является частью данных и присваивает полям универсальные имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка вставленных данных не похожа на приведенные ниже строки, Access определяет, что первая строка содержит имена полей. Access называет поля соответствующим образом и не содержит первую строку данных.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор . Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.

Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.

Открытие существующей базы данных Access

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Открыть .

В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.

Выполните одно из следующих действий.

• Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).

  Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять чтение и запись в базу данных.

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения , чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно , чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение "Файл уже используется".

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения , чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть

Щелкните значок Мой компьютер в диалоговом окне Открытие файла базы данных или выберите Мой компьютер в раскрывающемся списке Папка .

В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, на котором может находиться база данных, и выберите команду Найти .

Введите условие поиска в диалоговом окне Результаты поиска и нажмите кнопку Поиск для поиска базы данных.

Если база данных найдена, дважды щелкните ее, чтобы открыть.

Чтобы база данных открылась, необходимо нажать кнопку Отмена в диалоговом окне Открытие файла базы данных . Затем закройте диалоговое окно Результаты поиска .

Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

Для открытия одной из баз данных, которые открывались недавно, щелкните ее имя файла в списке Открыть последнюю базу данных на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access . Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использованных файлов не отображается, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем - кнопку Параметры Access . В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Дополнительно . В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше девяти).

Если вы открываете базу данных, нажав кнопку Microsoft Office , а затем используя команду Открыть , вы можете просмотреть список ярлыков баз данных, которые вы открывали ранее, щелкнув Мои последние документы в окне Открыть . диалоговое окно.

Создание пустого пользовательского шаблона

При создании новой пустой базы данных Access открывает новую таблицу, в которой можно вводить данные, но при этом не создаются другие объекты в базе данных. Если вы хотите, чтобы другие объекты, такие как формы, отчеты, макросы или дополнительные таблицы, присутствуют во всех создаваемых базах данных, вы можете создать настраиваемый пустой шаблон, содержащий эти объекты. После того как в следующий раз создать новую базу данных, она уже будет содержать эти объекты в шаблоне. Помимо этих объектов шаблон может включать таблицы с данными, а также любые особые параметры конфигурации, свойства базы данных, ссылки или код, которые должны быть доступны во всех новых базах данных.

Например предположим, что у вас есть набор макросов, которые должны использоваться во всех проектах. Если создать пустой шаблон с этими макросами, они будут автоматически добавляться во все создаваемые в Access базы данных.

Пустые шаблоны можно создать в виде файлов следующих форматов: Office Access 2007, Access 2002–2003 или Access 2000. Шаблон должен называться Blank.accdb в случае использования файлов формата Office Access 2007 и Blank.mdb для форматов файлов предыдущих версий.

Если по умолчанию используется формат Access 2000 или Access 2002–2003, файл пустого шаблона получит имя Blank.mdb. Новая база данных будет создана в том же формате, что и файл Blank.mdb. Например, если по умолчанию используется формат Access 2000, а шаблон с именем Blank.mdb имеет формат файла Access 2002–2003, все новые базы данных будут создаваться в формате Access 2002–2003.

Если по умолчанию используется формат Access 2007, файл пустого шаблона получит имя Blank.accdb.

Изменение формата файлов, используемого по умолчанию

Нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Параметры Access .

В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Основные .

В группе Создание баз данных в раскрывающемся списке Формат файла по умолчанию выберите нужный формат.

Чтобы создать пустой шаблон, выполните одно из следующих действий:

Создайте пустую базу данных (назовите ее "Пустая" или дайте ей любое временное имя), а затем импортируйте или создайте объекты, которые должны быть в шаблоне.

Создайте копию существующей базы данных, в которой есть нужные для шаблона объекты, а затем удалите лишние объекты.

Когда нужные для шаблона объекты будут готовы, сохраните базу данных:

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Сохранить как .

• Папка системного шаблона Например, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

  Папка шаблонов пользователей Например:

  • В Windows Vista C appdata\local\temp. Наме\аппдата\роаминг\микрософт\темплатес

    В Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings Наме\аппликатион Data\Microsoft\Templates

    Примечание: Пустой шаблон в системной папке переопределяет пустые шаблоны в любых пользовательских папках.

В поле Имя файла введите Blank.accdb (или Blank.mdb , если создается шаблон одной из предыдущих версий), а затем нажмите кнопку Сохранить .

Теперь, когда вы создаете новый шаблон, при создании пустой базы данных объекты в шаблоне будут включены в новую базу данных, созданную по умолчанию. Access откроет новую таблицу в режиме таблицы, как это происходит при создании новых пустых баз данных без использования шаблона.

Чтобы прекратить использование пустого шаблона, удалите или переименуйте файл Blank.accdb (или файл Blank.mdb, если используется одна из предыдущих версий программы Access).

Что такое создание базы данных? Различают два настольную и клиент-серверную. Для создания настольных вам необходима такая программа, как Access. Вы сможете без труда её найти в любом офисном пакете. Сейчас Access выпускает фирма Infra-Office, Microsoft и многие другие создатели офисных пакетов. Что касается клиент-серверной модели, то простенькую модель можно реализовать силами «учебной» программы Delphi. Серьезные базы данных сегодня пишутся на Oracle и Visual Fox Pro. Данные программные платформы оснащены графическим инструментарием для создания обрабатываемых запросов к базам в 500 000 и 1 000 000 или в десятки миллионов строк.

Рассмотрим наиболее перспективную платформу для программирования прошлых лет Delphi 6.0. Оговоримся сразу, что создание в Delphi - это не просто получение файлов *.db или *bdb, а инсталляция ее на персональный компьютер, настройка и автоматизация. Итак, в Delphi 6.0 создаются файлы базы данных в подпрограмме, размещенной в главном меню среды разработки, Date Base Desktop 6.0.

Здесь вы найдете все необходимые инструменты для создания файлов базы данных, назначения ее типа и предварительного заполнения. Отметим, что вам доступно будет создание и оперирование только теми файлами, для которых на платформе установлен драйвер. Так например, для работы с типом Visual Fox Pro 9.0 необходимо доустанавливать в операционную систему внешний драйвер.

Что касается работы программы с базой данных, созданной на Delphi 6.0, без сосуществования ее с самой платформой, то данная проблема решается путем установки и настройки программного пакета Data Base Engine 6.0 (BDE).

Так, если вы твёрдо решили работать с типом файлов Paradox, то, написав программу в определенной папке на жестком диске, вам необходимо впоследствии прописывать настройки в пакете Data Base Engine 6.0, в которые входят пути к файлам, их свойства и название базы данных. Такая схема работает при перемещении создаваемых вами программ на другой компьютер.

Пакет Engine 6.0 обязательно должен быть установлен на компьютере, куда вы инсталлируете созданный на Delphi 6.0 машинный код.

Создание базы данных на Delphi 6.0 достаточно автоматизировано. Элементарная программка для хранения данных с одним файлом базы получается путем нескольких нажатий клавиш. Здесь основная сложность заключается в реализации реляционных форм базы данных. Так СДНФ 3 может реализоваться путем настроек двух таблиц DBGRID. А получение различных видов отчетов в QReport - это целая история, которую не хочется даже затрагивать. Скажем лишь, что лучше код созданной программы не выбрасывать в корзину, так как каждый пользовательский отчет для людей, не знающих SQL, придётся программировать заново…

Access создание базы данных в офисном пакете не представляет особого труда. Войдя в программу, вы получаете доступ к необходимому инструментарию для создания или правки существующей БД. Здесь вам не надо прилагать особых усилий для создания отчета или новой формы проекта. Все решается практически интуитивно. Так, для установки связи между таблицами используется графический инструментарий, который практически за одно прикосновение может связать по нужному ключу две необходимые таблицы.

В данной статье рассмотрено только создание базы данных на учебных и настольных пакетах. Что касается серьезного программирования, то без знания о существовании данных платформ вам никогда не решить проблему оперирования большими базами данных.

Создание новой нормализованной реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Процесс проектирования реляционной базы данных был рассмотрен в предыдущей главе. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц. Напомним, что в нормализованной реляционной базе данных таблицы находятся в отношениях типа «один-ко-многим» или «один-к-одному». Для одно-многозначных отношений в качестве ключа связи, как правило, используется уникальный ключ главной таблицы, в подчиненной таблице это может быть любое из полей, которое называется внешним ключом .

Создание реляционной базы данных начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть заданы ключевые поля таблиц, указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т. е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные во взаимосвязанные таблицы.

ВНИМАНИЕ!
Пользователь может начинать работу с базой при любом количестве созданных таблиц еще до создания полной базы, отображающей все объекты модели данных предметной области. База данных может создаваться поэтапно, и в любой момент ее можно дополнять новыми таблицами и вводить связи между таблицами в схему данных, существующие таблицы могут дополняться новыми полями.

Создание базы данных в MS Access 2010

На открывшейся после запуска Access странице отображено представление Microsoft Office Backstage - набор команд на вкладке Файл (File) - которое предназначено для выполнения команд, применяемых ко всей базе данных. При этом на вкладке Файл (File) выбрана команда Создать (New). Область этой команды содержит Доступные шаблоны (Available Templates), позволяющие создать базу данных с использованием многочисленных шаблонов, размещенных на вашем компьютере или доступных через Интернет.

Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Эти готовые базы данных позволяют быстро создать приложения, ориентированные на поддержку широкого спектра задач. Непрерывно появляются новые шаблоны приложений, которые можно загрузить с веб-узла Microsoft Office Online. Эти стандартные приложения можно использовать без какой-либо модификации и на-стройки либо, взяв их за основу, приспособить шаблон к вашим нуждам и создать новые поля и таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных.
Команда Открыть (Open) предназначена для открытия любой ранее созданной базы данных. Здесь же доступен список из 4 последних открываемых баз данных. Команда Последние (Recent) открывает более длинный список недавно открываемых баз данных. Щелчком на значке кнопки можно добавить базу данных в список последних, а щелчком на значке удалить из списка.

Команда Открыть (Open) предназначена для открытия любой ранее созданной базы данных. Здесь же доступен список из 4 последних открываемых баз данных. Команда Последние (Recent) открывает более длинный список недавно открываемых баз данных.

И у нас видео на эту тему:

Про создание файла базы данных Access читаем в следующей .

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать

СУБД и экспертные системы

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.3. Создание базы данных (способы создания таблиц и создание структуры таблиц для базы данных "Деканат")

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:

• создание таблицы в режиме конструктора;
• создание таблицы с помощью мастера;
• создание таблицы путем ввода данных

Для создания новой таблицы можно выбрать любой из этих режимов. Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.

Напомним, что таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.

Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.

Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.

Рис. 1.

При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.

Рис. 2.

Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц

Рис. 3.

Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:

• имя поля;
• тип данных;
• описание.

Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

1. Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт).
2. Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт).
3. Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов).
4. Дата/время – даты и время (8 байт).
5. Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов).
6. Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта).
7. Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит).
8. Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта).
9. Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков).
10. Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office - Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

• текстовый;
• поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
• числовой;
• дата/время;
• денежный;
• счётчик;
• логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
• поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
• гиперссылка;
• вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
• вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
• мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов . Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения . Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».