Инструменты эксель. Управление запасами. Нажимаем на команду Выполнить и получаем решения уравнения

Как уже было сказано, в программах Microsoft Office 2010 отсутствует такой привычный атрибут программ Windows, как главное меню. Лента инструментов заменила собой строку главного меню, а панели инструментов объединены в одной панели быстрого доступа.

И лента инструментов, и панель быстрого доступа имеют фиксированное расположение. Это значит, что их невозможно переместить на другое место экрана, они всегда находятся вверху, над редактируемым документом. Несмотря на это фиксированное расположение, у вас есть возможность настройки не только состава инструментов панели быстрого доступа, но и выбора места ее размещения над или под лентой инструментов. Это делается при помощи инструмента Настройка панели быстрого доступа (рис. 1.3).

На рисунке цифрами обозначены:

1. Сама панель быстрого доступа в конфигурации, предлагаемой по умолчанию (то есть всего с тремя инструментами).
2. Кнопка вызова инструмента Настройка панели быстрого доступа.
3. Сам инструмент.

Устанавливая или сбрасывая (это делается щелчком мыши) флажки напротив первых десяти пунктов списка в инструменте настройки, вы можете выводить или скрывать на панели быстрого доступа соответствующие инструменты. В том случае, если вы захотите разместить на панели быстрого доступа инструменты для других команд с ленты инструментов, вы можете воспользоваться пунктом Другие команды. При выборе этого пункта на экран будет выведено дополнительное окно настройки, являющееся частью общего инструмента настройки Excel 2010 (рис. 1.4).

Элементы управления в этом окне:

1. Раскрывающийся список выбора группы команд. Общее количество команд в Excel 2010 огромно, и поиск команды в общем списке затруднен. Данный список позволяет при поиске команд ограничиться некоторой функциональной группой, уменьшив их количество на порядок. Выберите вначале группу, в которой хотите найти команду, а затем уже команду в расположенном ниже списке. Особое внимание обратите на команды, объединенные в группу Команды на ленте. Поскольку этих команд на ленте нет, вы можете долгое время даже не подозревать об их существовании.
2. Раскрывающийся список выбора области сохранения и действия данной настройки (можно задать такой режим, при котором данная конфигурация будет сохранена для программы Excel в целом или только для данного документа).
3. Список команд, кнопки которых помещены на панель быстрого доступа.
4. Список выбираемых команд.
5. Кнопка Добавить позволяет переместить инструмент из списка доступных на панель быстрого доступа. Кнопка Удалить возвращает инструмент, выбранный в списке панели быстрого доступа, в список доступных инструментов.
6. Кнопки изменения порядка следования инструментов в списке панели быстрого доступа. Выделите инструмент, расположение которого вы хотите изменить, и затем щелкайте на кнопке Вверх или Вниз.
7. Кнопка Сброс позволяет вернуть панель быстрого доступа в исходное состояние (с тремя кнопками).
8. Установка флажка Разместить панель быстрого доступа под лентой перемещает панель быстрого доступа ближе к верхней границе документа. Иногда это удобнее.

Если команда находится на ленте, то добавить ее на панель быстрого доступа можно, не вызывая дополнительное окно настройки. Просто щелкните правой кнопкой мыши на нужном инструменте и в контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа.

Если вы щелкнете на ленте правой кнопкой мыши, то в контекстном меню увидите команду Свернуть ленту. Эта команда позволяет в неактивном режиме видеть только наименования вкладок ленты, освобождая пространство, занятое наборами инструментов ленты. При выборе ярлычка вкладки указателем мыши содержимое ленты инструментов открывается, автоматически скрываясь после щелчка в любой ячейке таблицы Excel (рис. 1.5).

Мы уже говорили о том, что все команды Excel 2010 собраны в виде инструментов на ленте инструментов и объединены по функциям на вкладках. Я думаю, что не лишним будет узнать, какая вкладка за какой набор команд отвечает.
Главная - основные операции редактирования (вставка, удаление, вырезание, копирование), основные операции форматирования текста и задания формата ячеек, а также задание и вставка простых формул.

Вставка - название говорит само за себя. Эта вкладка отвечает за создание и вставку в текущий лист самых разных объектов: рисунков, диаграмм, сводных таблиц, ссылок на другие документы. От работы с этой вкладкой вы получите особенное удовольствие, поскольку она позволяет очень легко создавать такие красивые документы, что даже не верится, как мало усилий для этого нужно приложить.

Разметка страницы - все, связанное с размерами листа, областью печати, ориентацией страницы, а также некоторые параметры оформления, влияющие на всю таблицу (я имею в виду темы и фон листа).

Формулы - все связанное с вычислениями в таблице Excel: вставка формул, установление связи между объектами, именование фрагментов таблицы и объектов, задание параметров вычислений. Богатство формул и возможностей поистине впечатляет.

Данные - задание параметров подключения к внешнему источнику данных (будь то другой документ или источник данных в Интернете), управление процессом получения данных, задание способа размещения полученных данных в таблице и, наконец, задание способа отображения этих данных.

Рецензирование - отвечает за подготовку таблицы к тому, чтобы показать ее другим людям, и за совместную работу над этой таблицей. Включает в себя как инструменты для совместной работы над документом, в том числе инструменты для вставки примечаний и сохранения правки, так и инструменты «хорошего тона», например для проверки орфографии. Некоторым людям не нравится, когда в их текстах находят орфографические ошибки.

Вид - отвечает за то, как выглядит программа внешне, видны или скрыты те или иные из ее инструментов, размещает на экране несколько одновременно открытых окон Excel, позволяет задавать масштаб отображения как для листа в целом, так и для выделенной его области.

Упражнение

Посмотрим, как настраивать внешний вид Excel.

1. На ленте инструментов выберите вкладку Вид, найдите там группу Показать или скрыть и, используя правую кнопку мыши, добавьте на панель быстрого доступа инструменты Сетка, Строка формул, Заголовки.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на ленте и выберите команду Свернуть ленту. В этом же контекстном меню выберите команду Разместить панель быстрого доступа под лентой.
3. На панели быстрого доступа сбросьте флажки для инструментов Сетка, Строка формул, Заголовки. Вы должны получить окно Excel, подобное тому, что показано на рис. 1.6.
4. Пользуясь этими же приемами, восстановите исходное состояние Excel.

Вероятно, вы замечали в разделе Главная → Буфер обмена ленты маленькую кисточку, под которой скрывается команда Формат по образцу . Этот инструмент позволяет легко скопировать форматирование ячейки — он предоставляет больше возможности, чем многие полагают.

При использовании этого инструмента копируются все составляющие форматирования из исходного диапазона, в частности числовые форматы, границы, объединение ячеек и условное форматирование.

Основы форматирования по образцу

В упрощенном виде инструмент Формат по образцу используется следующим образом.

1. Выделите ячейку, форматирование которой хотите скопировать.
2. Выполните команду Главная → Буфер обмена → Формат по образцу . Указатель мыши станет похожим на кисть, напоминая, что начинается работа в режиме Формат по образцу — см. рисунок 1.
3. Нажав кнопку мыши, выделите другой диапазон.
4. Отпустите кнопку мыши, и исходное форматирование будет скопировано.

На втором этапе работы можно щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной ячейке и выбрать из контекстного меню пункт Формат по образцу .

Обратите внимание: эта команда зависит от мыши. Форматирование по образцу не может быть выполнено с клавиатуры.

Варианты применения форматирования по образцу

Выше вы узнали, что если выделить диапазон ячеек, то можно применить содержащееся в нем форматирование к другому диапазону ячеек, щелкнув кнопкой мыши всего на одной ячейке. Форматирование применяется к целевому диапазону такого же размера, какой был у исходного диапазона.

Далее, если дважды щелкнуть кнопкой мыши на кнопке Формат по образцу, Excel продолжит работать в таком режиме, пока вы сами это не отмените. Таким образом, вы можете скопировать желаемый формат в несколько диапазонов ячеек. Чтобы выйти из режима форматирования по образцу, нажмите Esc или снова щелкните на значке Формат по образцу .

Режим форматирования по образцу также можно применять для удаления всего форматирования из диапазона ячеек и возврата этого диапазона в первозданный вид. Сначала выделите ячейку, не содержащую форматирования. После этого щелкните на значке Формат по образцу и охватите с помощью кнопки мыши желаемый диапазон.

Форматирование по образцу можно применять к целым строкам и столбцам. Например, если вы хотите удалить все форматирование с отдельного листа, выделите неформатированную ячейку, щелкните на значке Формат по образцу , а потом нажмите кнопку Выделить все на пересечении границ строки и столбца.

Инструмент Формат по образцу можно использовать с фигурами и другими объектами, например с картинками. Просто выделите объект, нажмите кнопку Формат по образцу , а потом щелкните на другом объекте.

При всей своей многофункциональности инструмент «Формат по образцу» не работает с диаграммами.

Как бы ни был удобен инструмент Формат по образцу, он не позволяет совершать некоторые операции, и они выполняются иными способами. Например, нельзя скопировать один диапазон, выделить другой и перенести в последний только форматирование, воспользовавшись командой Главная → Вставить → Сохранить исходное форматирование .

Часто при расчетах в Excel у нас возникают ситуации, когда нужно просчитать формулу при изменении переменной или переменных. За примерами далеко ходить не надо:

1. Какой будет ежемесячный платеж, если берется кредит на 100 тыс. руб. на 3 года при различных процентных ставках.
2. Сколько необходимо платить в месяц, если взять в кредит на год, два, три, четыре, пять при различных процентных ставках банка.

Задача 1. А ведь ничего сложного

На самом деле, ничего сверхъестественного в вычислениях нет. Для расчета ежемесячного платежа по аннуитету используется финансовая функция Excel . Соответственно, зная желаемую сумму займа и срок кредитования, можно рассчитать ежемесячный платеж.

Общая сумма выплат рассчитывается как ежемесячный платеж умноженный на количество периодов (всего 36 месяцев), проценты переплаты – это общая сумма выплат минус сумма займа.

Теперь, для того, чтобы сделать аналогичные расчеты, достаточно добавить желаемые варианты годового процента, в формулах расчета правильно воспользоваться , ссылаясь на данные для расчета, и воспользоваться .

Решение первой задачи с помощью инструмента «Таблица данных».

Шаг 1. Делается первый необходимый расчет и создается заготовка под заполнение данными остальных расчетов. Здесь, кстати, абсолютно не важно каким типом ссылок пользоваться, поскольку автозаполнение применятся не будет.

Шаг 2. Выделяется диапазон с тестовым расчетом и заготовкой под остальные данные (в нашем случае это диапазон B5:G8), дальше выбирается инструмент «Таблица данных» на вкладке Данные, группа «Прогноз», команда «Анализ что если» (для версии Excel 2016, если у вас версия 2013, то таблица данных находится в группе «Работа с данными»).

Шаг 3. В диалоговом окне необходимо указать ссылку на ячейку, которая является переменной для расчетов. В нашем случае мы хотим посчитать различные варианты задачи при различных вариантах процентной ставки, значит необходимо поставить ссылку на годовой процент, который используется в вычислениях. Ссылку на годовой процент необходимо поставить в поле «Подставлять значения по столбцам в:», т.к. у нас значения заполняются по столбцам, а варианты годового процента расположены горизонтально. Если бы варианты различного процента были расположены вертикально, тогда ссылку необходимо было ставить во второе поле.

Также, поскольку у нас расчет идет по одной переменной, то заполняем только одно поле диалогового окна, а второе оставляем пустым.

После нажатия «ОК» мы получи результат, а при выборе любого из значений, которое было рассчитано, в строке формул увидим формулу массива «{=ТАБЛИЦА(B5;)}», а не формулы расчета, как в случае с автозаполнением.

При решении первой задачи с одной переменной, очевидно, что проще воспользоваться просто автозаполнением, однако, не стоит спешить с выводами, ведь в инструменте «Подбор параметра» можно использовать для прогноза вычислений двух переменных.

Задача 2. Рассчитать ежемесячный платеж при различных сроках займа и различных процентных ставках.

Подготовительная таблица выглядит следующим образом.

При выделении таблицы важно, чтобы в левой верхней ячейке находилась формула с расчетом, в которую должны будут подставляться новые значения переменных.

Результат работы инструмента «Таблица данных»

Конечно, данный инструмент работает не только с функцией расчет платежа по аннуитету ПЛТ, а с любой формулой, где необходимо проследить изменения в зависимости от изменения определенных переменных.

Больше примеров работы с финансовыми функциями, инструментом «Таблица данных» в .

В главном окне Excel Вы видите две панели инструментов. Познакомимся с кнопками, расположенными на этих панелях. Отметим, что для вывода определенной панели инструментов на экран служит пункт меню Вид › Панели инструментов .

Переместите указатель мыши на панель инструментов, но не на кнопку панели. Нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее, переместите панель на рабочую область (на таблицу) и отпустите кнопку мыши.

В тот момент, когда указатель мыши будет иметь вид черной двунаправленной стрелки, нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее, измените размеры границы панели.

Наиболее простой способ получения информации о кнопках панели состоит в следующем. Вы перемещаете указатель мыши на интересующую вас кнопку, например, на кнопку Справка . При этом рядом с кнопкой появляется ее название в окошке желтого цвета, а в левой части строки состояния - краткая характеристика действий, которые произойдут при нажатии этой кнопки.

Рассмотрим кратко функции кнопок панели инструментов Стандартная . Список этих кнопок и их назначение приведены в табл. 4.2.

Кнопки панели инструментов Форматирование выполняют функции обработки информации в ячейках, устанавливают шрифт и его размер, цвет ячеек и шрифта, стиль текста и рамок.

Таблица 4.2 . Назначение кнопок панели инструментов Стандартная.

Умеете ли Вы работать в программе Excel ? Этот вопрос вызывает недоумение, ведь Excel входит в перечень основных офисных программ. И тем не менее, огромное количество офисных сотрудников, для удобства которых эта программа и создавалась, не имеют представления о том, как выглядит работа в Excel . Давайте попробуем вместе укротить этого «страшного зверя» современного офиса.

Работа в Excel: откуда он взялся

Программа Excel входит в стандартный набор офисных программ Microsoft Office. Почему-то считается, что работа в Excel необходима экономистам и бухгалтерам, поскольку работает как большой калькулятор и позволяет делать массу вычислений. Однако, это весьма односторонний взгляд.

Работа в Excel – это огромная таблица, которая позволяет создавать целые массивы информации. Вы можете обрабатывать собранные Вами данные любого формата (числового или буквенного) таким образом, как это необходимо Вам: составляя диаграммы, делая вычисления любого порядка, составляя отчеты различной сложности. А это можно использовать для любых презентаций, для систематизации данных одного или многих форматов, для лучшей иллюстрации и более полного использования статистических данных…

Для понимания ситуации скажу, что, используя функциональные возможности Excel, Вы сможете вносить в таблицу числовые данные и делать с ними любые необходимые вычисления: умножать и делить, складывать и вычитать. И вот именно это обстоятельство больше всего пугает пользователей. Почему? Да потому, что работа в Excel предполагает умение сохранить данные для каждой отдельной клеточки таблицы, умение составить формулы вычислений, понимание работы со столбцами, со строчками… Предлагаю заглянуть в основные моменты работы Excel.

Работа в Excel: давайте начнем с интерфейса

Начинать работу в новой программе всегда сложно, ведь боязнь нажать не ту кнопку сидит у нас в сознании довольно крепко. Но такая умная машина, как компьютер, уже давно научена программистами не отвечать на наши некомпетентные действия. Однако, знакомство с любой программой следует начинать с ее интерфейса. И работа в Excel - не исключение.

Являясь важным элементом программы Excel, панель вкладок горизонтальной лентой проходит вдоль всего окна, которое мы видим на мониторе. Обратите внимание на то, что все вкладки представляют собой набор команд по определенной теме. Так, например, если Вы наведете курсор на вкладку «Главная», то Ваша работа в Excel начнется со знакомства с разделами программы, которые отвечают за ввод текста в документе, его расположение не только на странице, но и, главным образом, в определенной ячейке. Вы сможете форматировать документ: по мере необходимости менять шрифт, выравнивать текст или цифру, стоящую в клеточке таблицы таким образом, чтобы она не выбивалась из формата документа.

Над вкладками меню во многих вариантах программы находится панель быстрого доступа. Чаще всего на ней отображены значки действий, которые Вам позволяют сохранить документ, над которым Вы работаете. А также значки, что помогут Вам отменить одно или несколько предыдущих действий либо вернуться к последним введенным данным… Работа в Excel требует правильно организовать свое рабочее пространство: если Вам нужны какие-либо функции на панели быстрого доступа, то Вы всегда можете их там закрепить, выбрав из ниспадающего перечня команд при помощи галочки.

Посмотрите внимательно и Вы увидите, что под лентой вкладок находится еще одна строчка. Она состоит из двух частей:

• Та, что находится с левой стороны, называется строка имени. Работа в Excel предполагает работу с таблицей, так рассмотрите ее внимательнее. Вы увидите, что строки, расположенные горизонтально имеют нумерацию, а столбцы – обозначены буквами. Если сложить букву с цифрой, то получится имя той ячейки, где Вы сейчас работаете. Например, А1. Нашли? Не сложно? Благодаря этой функции при большом массиве информации можно всегда с легкостью определить, в каком месте документа Вы находитесь. Или очень быстро найти необходимые данные.
• Та половина, что находится с правой стороны, называется строка формул. При помощи этой строки можно увидеть содержимое каждой ячейки.

Работа в Excel: как вводить данные?

Надо понимать, что таблицы могут быть заполнены как числовыми значениями, так и текстом, обозначениями дат и времени суток, ошибочными данными и логическими формулами. Согласитесь, что все это - совершенно различный формат. Однако работа в Excel позволяет соединить эти различные данные в одной таблице, если подобная необходимость у Вас есть. Просто нужно уметь ввести правильно информацию в каждую ячейку таблицы.

• Числовые значения . Цифры от 0 до 9 и различные символы (знак + или -, $, %...) вводятся следующим образом. Сначала нужную ячейку выделяют, а затем, используя клавиатуру, вводят нужные цифры или символы. Вы увидите вводимые знаки и в строке формул, и в ячейке. По завершении ввода обязательно нажмите Enter, чтобы число сохранилось именно в этой конкретной ячейке. Учтите, что есть нюансы ввода дробных чисел, десятичных, формата времени и даты. Работа в Excel предполагает, что Вы знаете их.

• Ввод текста. Практически любые буквы и символы можно вводить. Ваши возможности ввода ограничивает лишь ширина ячейки, но ее можно увеличить. Если текст окажется больше ширины ячейки, то он перекроет соседнюю, хотя будет находиться в своей ячейке.

Работа в Excel требует, чтобы Вы отрегулировали ширину ячейки, ориентируясь на самый длинный текст. Для этого надо щелкнуть между заголовками столбцов и автоматически все настроится на самое длинное значение в этом столбце.

• Изменения в ячейке. Если Вы еще не фиксировали значения в ячейке при помощи клавиши Enter, то просто при помощи Delete и Backspace удалите неверные цифры или текст и напишите верное значение. В том случае, когда данные уже зафиксированы в ячейке, то на нее нужно навести курсор и щелкнуть два раза. После этого в ячейке появится курсор, как знак того, что работа в Excel может быть отредактирована. В любом случае по окончании изменения данных необходимо нажать клавишу Enter, чтобы сохранить все правки. Возможен вариант, когда Вы ошиблись, изменяя что-то. Все можно вернуть при помощи кнопочки “отменить”.

Работа в Excel: что Вам сказать про формулы...

Формулы, которые используются при построении таблиц, больше всего вызывают трепет у пользователей программы Excel. А между тем, именно ради них все и затевалось. Представьте себе, что у Вас целый столбец цифр и Вам надо сосчитать сумму. Вся надежда на калькулятор! А если такой столбец не один? Работа в Excel позволяет решить эту проблему, нужно лишь правильно создать и записать формулу, по которой и будет произведен расчет

Чтобы программа поняла, что Вы вносите алгоритм действий (формулу), а не цифровые данные, вводится знак равенства. Рассмотрим на примере. Выделим любую ячейку, скажем B1. Там, где у нас строка формул введем следующее: = 5+3. Далее - Enter: в ячейке мы увидим 8, а в строке формул =5+3 - формула. Вы можете потренироваться с различными математическими операциями: умножение, деление, вычитание. Но не забывайте о приоритете одних математических операций над другими. Работа в Excel станет значительно легче, если Вы будете пользоваться скобками. Вы никогда не забудете про приоритеты, так как действия в скобках выполняются в первую очередь.

Чтобы не быть голословными, давайте рассмотрим пример. Давайте внесем в ячейку B1 число 21, а в ячейку В2 - цифру 9. В ячейку В3 мы поместим формулу = В1+В2. В этом случае здесь мы увидим цифру 30. Если Вы измените цифры в ячейках В1 и В2, то сумма в ячейке В3 тоже изменится. Можете поэкспериментировать!

Если у Вас нет желания ошибиться при вводе адресов ячеек, то используйте компьютерную мышь. Работа в Excel предполагает следующий алгоритм действий:

1. необходимо выделить ячейку В3, а в строке формул нужно поставить знак равенства;
2. выделить ячейку В1 и поставить знак плюс;
3. щелкнуть по В2 и важно не забыть нажать Enter.

Заключение

Мы попытались показать Вам лишь самые основные аспекты работы в программе Excel. Возможности Excel неисчерпаемы, и использовать их можно на многих уровнях, ведь специалисты компании Что такое Google Документы и как с ними работать? [Гид для новичков]