Где сканировать документы. Пакетное сканирование документов

Важный шаг при оптимизации бизнес-процессов компании - сканирование документов. Только упорядочив архив и создав удобную систему доступа к документам, можно обеспечить эффективную и успешную работу организации.

Согласно статистике, сканирование архивов документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании в среднем на 35%. Сотрудники перестают заниматься непрофильной деятельностью по поиску и хранению документов и более качественно выполняют свои служебные обязанности.

Второе существенное преимущество сканирования архивов - экономия полезных площадей офисного пространства. Оцифрованный документ всегда доступен в электронном виде и таким образом можно освободить офис: перестать хранить бумажные оригиналы документов.

Также сканирование документов позволяет существенно повысить уровень конфиденциальности при работе с информацией. Оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, может быть получен для работы только тем сотрудником, который имеет для этого авторизованный доступ. При этом бумажный оригинал документа надёжно хранится в архивном хранилище ОСГ.

Работа со скан-образами документов обеспечивает удобный доступ к информации, позволяя таким образом эффективнее организовать работу с документами. Документ всегда доступен и может быть загружен для работы в любой момент.

Сканирование осуществляется в специализированном центре сканирования документов ОСГ. Перед тем, как отсканировать документ, его нужно транспортировать к месту сканирования. ОСГ имеет специальную курьерскую службу для доставки документов и обеспечивает вам полный комплекс услуг: от комплектования и перемещения документов, до создания е-Архива и архивного хранения документов.

Соблюдение конфиденциальности информации

Важно: вся работа при сканировании архивных документов выполняется с соблюдением высочайших критериев конфиденциальности. Информация, поступающая на сканирование, защищена от посторонних глаз.

Методы защиты конфиденциальности

• Использование профессионального оборудования для сканирования документации;
• Использование системы видеонаблюдения;
• Ответственное соблюдение соглашения о конфиденциальности информации.

Опыт работы показывает, что сканирование документации превращает архив компании в ценный актив - во всех сферах бизнеса. Но есть отрасли, где сканирование и распознавание документов наиболее востребованы.

К таким отраслям относятся:

• Банковская сфера;
• Розничная торговля;
• Страховые компании;
• Компании, предоставляющие консалтинговые услуги;
• Юридические компании.

Ответственный и системный подход требуется при сканировании архивных документов в большом объеме. Чем больше документов нужно перевести в цифровой формат, тем сложнее подготовка документов к сканированию. С комплексом гениальных решений ОСГ сканирование любого объема архивных документов выполняется быстро и качественно.

Для того, чтобы сканирование и распознавание документов было выполнено максимально эффективно, специалисты ОСГ подготовят документы к сканированию.

На этом этапе сканирования документов выполняются две основные задачи:

• Техническая обработка документов;
• Систематизация документов.

Этап технической обработки документов

Включает в себя комплекс действий для физической подготовки бумажных носителей к созданию сканов документов. В зависимости от:

• Вида и состояния документов, поступающих на сканирование;
• Задач, которые поставлены перед сканированием;

проводится техническая обработка документов. Этот этап очень важен для того, чтобы в дальнейшем процесс сканирования был максимально автоматизирован.

На этом же этапе оцифровки документов из них изымаются все металлические элементы, способные помешать процедуре сканирования.

Этап систематизации информации

На этой стадии работ проводится смысловой анализ архивов документов при сканировании. В зависимости от того, какие именно услуги сканирования заказаны, специалисты выполнят комплексную работу по сортировке и систематизации данных.

Может быть проведена работа по определению документов, подлежащих сканированию. Если из всего архива нужно сканирование только определенных типов документов, то сотрудники ОСГ выполнят эту сортировку. Таким образом, отсканирована будет только та информация, которую действительно нужно переводить в электронный вид.

Также на этом этапе сканирования архивных документов проводится сортировка документов с учетом:

• Хронологического порядка;
• Типа документации;
• Состояния и внешнего вида.

Этап систематизации очень важен при подготовке документов к дальнейшей индексации. Удобство доступа к отсканированным документам зависит от того, насколько тщательно были выполнены работы на этапе систематизации данных.

Возможности современной техники позволяют выполнять сканирование документов онлайн. Но если говорить именно про сканирование целых архивов больших компаний, то, конечно же, такое сканирование должно выполняться специализированной аутсорсинговой компанией - ОСГ Рекордз Менеджмент. Такой метод позволяет оптимизировать сканирование документов и при квалифицированном выполнении превращает бумажные документы в интеллектуальный электронный архив.

Выбирая, где сделать сканирование документов, следует помнить, что сама процедура сканирования – это только часть комплексного решения, которое требуется реализовать для полноценной обработки документации.

Сейчас весь документооборот становится электронным. Это не значит, что мы не будем использовать бумажные носители, однако к этому все идет. В связи с этим все больше и больше документов должны быть отсканированы или оцифрованы. В таком виде гораздо удобнее обмениваться информацией и документами, а также хранить архивы в электронном виде и находить нужные данные в кратчайшие сроки.

После операции сканирования любой документ можно найти в архиве, если такой создавался и в нужном количестве и цветности.

Сканирование документов востребовано как для компаний, так и для частных лиц. Это может быть сканирование фотодокументов, старых документов, черно-белых или цветных фотографий (особенно если нет негативов для печати или файлов в электронном виде для печати), качественной обработки и последующей печати, а так же хранения в семейном архиве или архиве организации.

Сканирование документов - особенности

Сканирование документов —
точность всех деталей и формат сохранения

Мы используем специальное оборудование для сканирования документов любого формата, то есть от А7 до А0 или чуть более. Это высокопроизводительные многофункциональные устройства и широкоформатные сканеры HP и Xerox.
Очень высокая точность сканирования документов и детализации позволяет максимально точно передать всю информацию (и текст и изображения) и сохранить ее в электронном виде. После сканирования документов файлы можно легко распечатать на любом принтере, отправить по электронной почте или через мессенджеры.

После сканирования текстовые документы могут быть распознаны при помощи нашего специального программного обеспечения чтобы иметь возможность редактировать текст в них.

Современный документооборот диктует свои условия к способам хранения документов: часто возникает необходимость перевода документов «классического» вида, на бумажных носителях, в электронную форму. Технический процесс такого преобразования называется сканированием.

Сканирование документов и чертежей в копировальных центрах «КопиМакс» выполняется в черно-белом и цветном вариантах. Отсканированный документ сохраняется на флэшке или CD заказчика. Если Вы заранее не позаботились о своем носителе информации – ничего страшного, Вы можете приобрести его у нас. Черно-белое сканирование текстовых документов может сопровождаться операцией "распознавание текста" (преобразованием полученных изображений и PDF-файлов в редактируемый формат).

Сканирование многостраничных документов форматов А4-А3 производится в автоматическом режиме. В этом случае, если документ был изначально сшит, он расшивается, пропускается через автоподатчик сканера и автоматически сохраняется на компьютере в виде файлов. На автоматическое сканирование А4-А3 действует гибкая дисконтная система: если в Вашем документе 50 страниц и более – мы выполним работы по его сканированию со скидкой от 20%.

Если сшитый документ перед сканированием расшить не представляется возможным, то его сканирование производится в ручном режиме на планшетных сканерах, или, как мы говорим, «со стекла». Этот процесс занимает больше времени, чем автоматический, и система скидок на сканирование в этом случае не действует.

Сканированием чертежей форматов А0, А1, А2 «занимаются» широкоформатные протяжные сканеры. Черно-белое сканирование чертежа А0 занимает 10 секунд. На цветное сканирование чертежа такого же формата затрачивается 3 минуты. Технология протягивания сканируемого оригинала налагает на процесс свои ограничения: возможно сканирование чертежей шириной до 914 мм и толщиной носителя до 13 мм. Кроме того, нельзя отсканировать прозрачный оригинал (из-за использования в сканирующем оборудовании технологии отражения света).

Цветное сканирование чертежей применяется не только тогда, когда из документа нужно получить соответствующий файл. Оно необходимо для выполнения операции цветного копирования. Процесс цветного копирования документов больших форматов – двухшаговый:

1. Мы выполняем цветное сканирование чертежей;
2. Затем с полученных файлов распечатываем нужное количество копий.

Если раньше, чтобы отсканировать документы, нужно было приобрести сканер или того хуже - пойти на работу и отсканировать там, то теперь это можно сделать при помощи смартфона. Качество сканирования и распознавания текста мобильными устройствами значительно выросли за последние несколько лет. И сегодня я хочу предложить на выбор несколько программ для сканирования документов.

Evernote

Начну с программы, которой я лично пользуюсь каждый день. Evernote - это огромная база данных, в которой можно хранить практически любую информацию. Это очень удобно и можно быстро найти нужный документ, фото, заметки или файл. Поэтому логично сканировать документы именно этой программой.

В последней версии Evernote есть две опции для сканирования. Первая - сканирование «в фоне». Для этого достаточно просто сделать фотографию документа, так же, как вы обычно фотографируете еду, котиков или себя. Наутро Evernote предложит сохранить распознанную версию документа.

Второй вариант - сделать фотографию камерой Evernote. Для этого нужно навести камеру на документ, и программа автоматически сфотографирует нужную область.

Google Drive

Google Drive - облачное хранилище от Google. Как и в Evernote, здесь вы можете легко находить документы, а следовательно их так же удобно хранить и в этом сервисе.

Для того чтобы сделать скан, откройте приложение, нажмите на «плюсик» и выберите пункт «Скан»:

CamScanner

В отличие от описанных выше программ, CamScanner специально разработан для сканирования документов при помощи смартфона. Приложение позволяет не просто сфотографировать документ, но и настроить более тонко весь процесс сканирования, а следовательно, получить более качественный результат.

Office Lens

Office Lens - мощное приложение для сканирования документов от знаменитой Microsoft. Кроме сканирования документов, программа позволяет создавать «сканы» презентаций с досок. Все документы можно хранить в облачном хранилище One Drive.

Adobe Fill and Sign DC

Как можно догадаться из названия, эта программа разработана Adobe. Фирмой, которая прочно ассоциируется с качественным распознаванием даже самого сложного текста. Программа позволяет не просто отсканировать документ, но и сразу же заполнить его, подписать и отправить нужному адресату.

А каким приложением для сканирования документов пользуетесь вы?

Оцифровка (сканирование, перевод в цифровой формат) карт большого размера. Изготовление дубликатов карт России, политических карт мира и других видов карт. Если у вас есть огромная карта нашей странны или карта всего мира, вы можете сделать из неё высококачественны дубликат или оцифровать (перевести карту в цифровой вид, для просмотра ее на компьютере). Понятно, что отсканировать карту небольшого размера, можно и в домашних условиях или обратившись в любую полиграфическую компанию, так же карту можно отснять и на хороший мобильный телефон. Но что будет, если вам необходимо отсканировать карту огромного размера, например превышающего формат А0 (это более 120см по одной из коротких сторон). Практически в любой полиграфии, существует жесткое ограничение на сканируемый формат, как правило, это формат А0, все что больше, уже в сканер не влезет, по этому вам будет трудно найти исполнителя на такой размер сканирования. Единственный способ оцифровать карту больших размеров, это бесконтактное сканирование. Данный способ позволяет делать цифровые копии практически любых видов документов и любых размеров. Можно отсканировать плотные и толстые объекты, так как сканируемый материал не соприкасается на прямую со сканером, оцифровка происходит на большом расстояние от карты. Разрешение сканируемой карты можно сделать очень высоким и превосходящем по качеству все существующие виды планшетных и роликовых сканеров. При таком сканировании будет сохранена каждая деталь вашей карты, все будет хорошо видно, текст и графика будут четкими и резкими, контрастность будет очень высокой. Отсканированную карту в таком разрешении можно будет печать и большего формата, нежели оригинал. Допустим у вас есть карта формата 100х150см, но вы хотите сделать карту размером 150х250см, используя данные способ сканирования карты и ее компьютерную обработку, можно напечатать карту, превышающую по размеру оригинал, при этом ее качество не ухудшится.

Чтобы повесить большую карту на стену, для неё потребуется заказывать раму со стеклом в багетной мастерской. Учитывая габариты, такая рама обойдется вам очень не дешево и вес ее за счет стекла, будет очень внушительным. Можно конечно заменить обычное стекло, на пластиковое, но тогда вся карта пойдет волнами, так как пластику не хватит упругости хорошо прижать карту к заднику рамы. Хорошо что есть альтернативный, более надежный, просто и дешевый способ оформить карту в раму и повесить на стену. Мы предлагаем следующую альтернативу багету: вместо обычной бумаги, мы напечатаем вашу карту на высококачественном литом баннере для интерьерной печати, далее изготовим для него прочный деревянный каркас и осуществим натяжку баннера на него. Баннер будет очень плотно облегать раму в том числе и с торцевой части. Это будет выглядеть очень красиво, вес конструкции будет очень не большой, она будет ударопрочной и её легко можно повесить на стену, для этого вам потребуется всего два самореза. Отсканированную карту можно сохранить практически в любой графический формат. Средний размер оцифрованной карты, 1-2 гигабайта. При желании данное изображение можно сжать для уменьшения размера файла. При сканирование больших форматов, может появляться не большая аберрация, обычно её удается исправить в графических редакторах, но это удается не всегда. Так же цвета отсканированной карты могут иметь небольшие отличия от оригинальных. Процесс сканирования карты очень трудоемкий и долгий, например сканирование и обработка одной карты формата 1х2 метра, занимает около 5-6 часов минимум. По этому, если вам понадобилась срочная оцифровка карты, вам нужно обратить внимание на данный факт.