Автоматизация офиса призвана дополнить существующую традиционную систему коммуникации персонала(с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами). При их совместном использовании обе эти системы обеспечат. Комплексная автоматизация офисной деятельности

Nokia 01.08.2019
Nokia

ИС офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:

обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

производство высококачественной печатной продукции;

архивация документов;

электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

электронная и аудиопочта;

видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний , в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

сравнение текущих показателей с прошлыми;

составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;

обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В случае, когда требования к информационному обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что будет, если...?"

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;

опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;

имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений;

обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.

В этом контексте можно воспринимать и понятия "стратегический метод", "стратегическое средство", "стратегическая система" и г.п. В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем - стратегический.

Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.

Рис. 3.7. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы

Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 3.7 показано воздействие на фирму внешних факторов:

конкурентов, проводящих на рынке свою политику;

покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;

отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;

создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;

снижение стоимости продукции без ущерба качества.

Информационные системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.

На данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений.

В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая - на том, что организация использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения.

Информационные системы в фирме

В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 3.8 показан один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Рассмотрим роль корпоративной ИС в фирме относительно формирования стоимости выпускаемой продукции.

Информационные системы в фирме, поддерживая все стадии выпуска продукции, могут предоставлять информацию разной степени подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.

Пример 3.15. Фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.

Информационная система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

Рис. 3.8. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы

ПРОЧИЕ КЛАССИФИКАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Классификация по степени автоматизации

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные (рис. 3.9 ).

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные И С предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Пример 3.16. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.

Рис. 3.9. Классификация информационных систем по разным признакам

Классификация по характеру использования информации

Информационно-поисковые системы (см. рис. 3.9) производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Пример 3.17. Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при работе с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.

Классификация по сфере применения

Информационные системы организационного управления (см. рис. 3.9) предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) И С используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.


Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

  • во внутрифирменном взаимодействии персонала;
  • в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

  • профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
  • контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
  • составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
  • поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
  • контролирование бэк-офиса;
  • обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
  • финансовое и производственное планирование;
  • упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
  • специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
  • автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

  • оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
  • накопленной аналитической информации о деятельности организации;
  • личных дел персонала;
  • разработок на производстве;
  • данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:

  • сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
  • интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
  • структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

  • табличный и текстовый процессоры;
  • электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
  • аудиопочта и видеотекст;
  • хранение большого объема информации;
  • программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Внимание: самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

  • операционная система:
    • Microsoft Windows (бюджетный вариант);
    • Apple;
    • Linux;
  • офисные программные компоненты:
    • Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
    • Siag Office для Unix;
    • iWork и т. д.;
  • прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
    • Adobe Acrobat;
    • Photoshop;
    • LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
    • Autocad;
    • Coreldraw;
    • TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
    • Finereader;
    • Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
    • Expert-Ease;
    • Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
    • логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
    • Columbis (для турбизнеса);
    • Ventura Publisher;
    • Lexicon и т. д.;
  • антивирусы:
    • Kaspersky;
    • Webroot;
    • Norton;
    • Avast;
    • McAfee;
    • Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Важно: с развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

  • корпоративной почте с домашнего компьютера;
  • офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
  • внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

  • виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
  • технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
  • Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
  • программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
  • Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
  • Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
  • базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
  • Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
  • служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
  • новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
  • GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

  • трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
  • возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
  • элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
  • снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
  • актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Возможности современных программно-технических средств автоматизации и связи позволяют создавать высокоэффективные системы информационно-коммуникационного обслуживания широкого класса пользователей, деятельность которых напрямую связана с учетом, хранением и контролем исполнения документов (законов указов, постановлений, распоряжений, протоколов, писем).

Современная офисная система - совокупность информационных технологий, ориентированная на совместное и скоординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации.

Основные функции современной офисной системы:

Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс:

Переход на использование безбумажной технологии;

Автоматизация рутинных операций по обработке информации;

Архивизация информации;

Создание и поддержка приложений;

Обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;

Установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;

Обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;

Создание гибкой системы разделения и распределения информации;

Организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;

Быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;

Обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.

Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:

Ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;

Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

Распределение документов по исполнителям и при необходимости назначение срока исполнения по установленным руководством нормативам;

Контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям в установленные руководством сроки;

Формирование и выдача руководству справок о состоянии исполнения документов по их видам, исполнителям и другим параметрам;

Ведение оперативных и архивных фондов хранения документов (своевременный перевод данных из одного массива в другой, внесение изменений и дополнений);

Поиск документов по запросам;

Поиск архивной информации по запросам;

Составление различных итоговых и сводных документов;

Обмен документами (внешний и внутренний).

Основные функциональные подсистемы офисных информационных систем

Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности текстовыми процессорами, некоторые из них имеют специальные конверторы форматов для работы с информацией, подготовленной в другой среде. Текстовые процессоры позволяют вводить и редактировать документы сложной структуры; обеспечивают полное соответствие изображения документа на экране его копии на бумаге; осуществляют орфографический, грамматический и стилистический контроль текста. В некоторых офисных системах, кроме ручного, предусмотрен оптический ввод печатных или рукописных текстов с использованием программных средств распознавания символов (OCR). Развиваются технологии акустического ввода и распознавания текстов.

Регистрация и учет документов могут быть реализованы средствами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат представления информации, характеризующих документ (вид документа, дата поступления, входящий/исходящий номер, наименование, имя отправителя/получателя, краткое содержание). Для дальнейшего поиска необходимо определить поисковые критерии и слова.

Распределение документов по исполнителям и разграничение доступа осуществляется либо с помощью систем электронной почты либо средствами обеспечения коллективной работы (операционные системы, в т. ч. сетевые или СУБД с коллективным доступом). Администратор системы ведет списки исполнителей, объединенных в рабочие группы, с указанием их адресов в локальной сети, номеров телефонов для модемной связи, номеров почтовых ящиков на почтовом сервере. За каждым исполнителем (группой) закрепляется один или несколько документов, объединенных в «папки». Каждому представителю (группе) назначается срок представления или подготовки документа, который вносится вместе с именем исполнителя в базу данных (БД) по регистрации и учету документов. Администратор системы назначает уровни доступа к информации (ее части) каждому исполнителю и/или рабочей группе.

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифровке при вводе и передаются санкционированному исполнителю вместе с шифром. Согласно информации, введенной администратором системы, осуществляются маршрутизация, пересылка и доступ к информации каждым санкционированным пользователем. В некоторых офисных системах применяется технология «публикации в сети», позволяющая санкционированным пользователям просматривать и аннотировать (но не редактировать) документ (делать «заметки на полях»).

Контроль исполнения и поиск документов осуществляются на основе информации, внесенной в процессе регистрации и учета документов в БД. С использованием встроенных средств СУБД возможно создание некоторого ряда фиксированных запросов, допускающих изменение критериев поиска, либо применение генератора запросов, позволяющего пользователю проектировать структуру запроса.

Архивирование информации, ведение фондов, а также поиск документов осуществляется либо средствами локальных СУБД для массивов информации ограниченного объема, либо с использованием мощных распределенных баз данных. Во втором случае хранение информации осуществляется на архивных магнитных или оптических дисках.

Формирование и выдача статистических данных осуществляются на основе информации, внесенной в процессе регистрации, учета и исполнения документов в СУБД или электронные таблицы. С использованием встроенных средств СУБД или макросов электронных таблиц создаются запросы на поиск информации, ее статистическую обработку; выдачу полученных статистических данных на экран или терминал в форматах выходных документов, предварительно спроектированных средствами СУБД или электронных таблиц.

Подготовка и оформление документов реализуется с использованием текстовых процессоров, электронных таблиц, графических пакетов и настольных издательских систем. Все перечисленные компоненты в той или иной степени позволяют использовать элементы информации, подготовленной в одном модуле, в других компонентах. Например, график, построенный в графическом пакете, с использованием данных, полученных из электронной таблицы, включается в текст, подготовленный текстовым процессором.

Обмен документами с внешними (удаленными) пользователями осуществляется модулями электронной почты, включенными в средства обеспечения коллективной работы. Почтовые системы, кроме рассылки документов внутри системы, дают возможность пересылки информации пользователям других систем электронной почты.

Программные средства офисных информационных систем

Первоначально в качестве программно-инструментальных средств автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы пользователей.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем (ОС), когда все эти средства были объединены в единое целое и их работа была осуществлена под стандартным интерфейсом, каждый из работающих получил возможность иметь доступ ко всем ресурсам таких систем, которые стали использоваться и для поддержки делопроизводства.

Использование программных комплексов офисных систем в сфере автоматизации делопроизводства дает пользователям целый ряд преимуществ, наиболее весомыми из которых являются общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена и менее жесткие (за счет использования общих модулей) требования к системным ресурсам. Как правило, такие комплексы включают в себя стандартный базовый набор приложений (текстовый процессор, электронную таблицу и СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты, которые объединены единой средой, способствующей коллективной работе пользователей.

Требования к составу и архитектуре системы:

Система должна базироваться на архитектуре «клиент-сервер», обеспечивающей оптимальное соотношение «затраты/производительность»;

Серверная часть системы должна функционировать под управлением ОС UNIX или Windows 2000/NT;

Клиентская часть системы обычно реализуется под управлением Windows 98/2000/XP, что обеспечивает удобный интерфейс пользователя с возможностью его модификации по мере появления более развитых версий этой системы;

Система должна обеспечивать интерфейс с наиболее популярными системами электронной почты (MS Mail, cc:Mail);

Система должна включать технические и программные средства для обработки и хранения документов на различных носителях (средства сканирования бумажных документов, оптические диски, магнитные ленты). Реализация данных механизмов невозможна без ведения специальных хранилищ (архивов) для занесения и поддержания промежуточных и утвержденных документов.

В табл. 1.5 приведены основные сведения по наиболее распространенным программным средствам реализации офисных информационных систем. Эти программные продукты могут быть использованы для реализации систем электронного документооборота различного назначения на предприятиях любого профиля.

Таблица 1.5

Сравнительные характеристики основных офисных систем

Наиболее целесообразным представляется их применение в условиях массового потока разнотипных документов на различных носителях при большом числе одновременно работающих пользователей, в том числе и для обработки и архивирования технической документации с большим удельным весом графического материала (чертежей, эскизов, рисунков).

Необходимо отметить, что программные офисные средства Microsoft Office представляют собой набор логически не связанных между собой, с точки зрения автоматизации электронного документооборота, компонентов инструментального характера. Чаще всего он включает текстовый редактор, систему электронных таблиц, СУБД, системы электронной почты и иногда средства для проведения презентаций.

Программные средства для рабочих групп класса Lotus Notes представляют собой следующий шаг в развитии офисных систем. В этих продуктах решены проблемы взаимодействия и одновременной работы многих пользователей, коммуникации между ними. В их основе присутствуют инструментальные средства для формирования документов, их маршрутизации между несколькими пользователями, реализации некоторых этапов технологического цикла обработки документов (визирования документов, контроля исполнения и т.д.). Архитектура большинства продуктов этого класса включает в свой состав базу данных для хранения документов и различных описаний, связанных с ними.

Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разнообразных носителях является применение интегрированных систем, позволяющих обеспечить следующие условия:

Соответствие типов документов и предлагаемой технологии их обработки требованиям и стандартам, установленным в организации;

Масштабируемость и интенсивность системы к изменению требований пользователей в перспективе;

Базирование системы на наиболее прогрессивных и проверенных временем решениях в области программного обеспечения.

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства на крупных предприятиях и в коммерческих компаниях, как правило, ложится на специальные службы (управление делами, канцелярию, секретариат, общий отдел). В обязанности этих отделов входит прием и регистрация документов, перемещение документов между подразделениями, фиксация резолюций, контроль исполнения документов (резолюций) и рассылка документов внешним партнерам, т. е. организация потоков документов и управление этими потоками.

Рассмотрим традиционную организацию делопроизводства (рис. 1.8). Поступивший извне документ («входящий») сначала должен быть зарегистрирован (I). Ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал и картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по организации.

Рис. 1.8. Традиционная организация делопроизводства

Работник канцелярии передает документ руководству, которое накладывает резолюцию (II), определяющую, что (перечень работ), кто (ответственный исполнитель) и в какие сроки должен сделать. Далее документ через канцелярию направляется ответственному исполнителю (чаще всего руководителю подразделения), который, в свою очередь, может распределить работу над документом между исполнителями и установить сроки ее выполнения (III).

Резолюции накапливаются и детализируются руководителями различных уровней, пока документ не попадет к непосредственным исполнителям. Исполнители по мере выполнения резолюций по документу возвращают его вместе с отчетом (IV) руководителям - авторам резолюций, которые оценивают результат выполнения (V, VI) и принимают решение о дальнейшей судьбе документа. После завершения работы над документом он списывается в дело и поступает в архив в соответствии с правилами, принятыми на предприятии. Формирование дел осуществляется в соответствии с составленной номенклатурой дел предприятия, представляющей собой список их заголовков (наименований).

Как правило, работа над документом завершается формированием ответа автору документа. Ответ (документ, созданный на предприятии) также регистрируется в канцелярии как «исходящий» документ (VI).

Любой созданный на предприятии документ для придания ему официального статуса проходит регистрацию. Документы, предназначенные для отправки внешним партнерам, регистрируются как «исходящие», а предназначенные для внутренней работы - как «внутренние».

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения должна быть заложена в системе делопроизводства. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть связаны и осуществляться с помощью одних и тех же журналов. После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт делает отметку об этом в соответствующем журнале или контрольно-ревизионной карточке. Из таких карточек формируется картотека контрольных документов. В журнале или контрольно-ревизионной карточке отмечаются срок исполнения и ответственный исполнитель. Секретарь-референт намечает для себя промежуточные сроки, проводит в эти сроки предварительные проверки и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверок проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания делается доклад руководителю предприятия для принятия мер (или для продления сроков исполнения). Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления контракта, проведения деловой встречи). Результаты исполнения в краткой форме записываются в журнал или контрольно-ревизионную карточку («отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде организаций совмещены.

Традиционная технология делопроизводства предполагает наличие регистрационных журналов и картотек контрольных документов, доступ к которым имеют только сотрудники, занимающиеся регистрацией и контролем исполнения. Такая технология имеет принципиальные ограничения:

Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек предприятия и его структурных подразделений. Получение информации о деятельности предприятия требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных источников; картотеки документов, как правило, отделены от исполнителей. Часто картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;

Кроме размножения и перемещения большого количества бумажных документов, ведутся многочисленные вспомогательные журналы и картотеки, в значительной степени дублирующие друг друга. Перечисленные проблемы еще более усугубляются в территориально распределенной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, удаленных друг от друга.

Перед предприятиями встают задачи, напрямую связанные с большим объемом потока документов:

Сокращение сроков обработки документации, доведения ее до исполнителей, согласования с руководителями различного уровня;

Контроль за целостностью всего потока документов не только на этапе регистрации входящей и исходящей документации, но и в процессе «хождения» документов между сотрудниками различных подразделений;

Создание стандартных схем прохождения документов внутри организации и целевых схем, направленных на решение определенной текущей задачи - разработки проекта, подписание сложного договора;

Контроль сроков прохождения документов по каждому из этапов заданной схемы.

В такой ситуации невозможно обойтись без правильно построенной системы учета документов и контроля исполнения решений. Естественно, что система учета документов в том или ином виде существует в каждой организации, но чтобы значительно повысить ее эффективность, необходимо создать информационную систему, позволяющую разрабатывать, регистрировать документы, отслеживать движение документов внутри организации, контролировать сроки исполнения, архивировать документы и осуществлять их поиск в архиве. При этом данная система должна:

Учитывать возможный рост числа обрабатываемых документов и возрастающий объем архива, т.е. быть масштабируемой;

Быть достаточно производительной, чтобы обеспечивать быструю одновременную работу большого числа пользователей, а также оперативный поиск документов по заданным параметрам во всем хранилище документов;

Обеспечивать требуемый организацией уровень конфиденциальности (поскольку система учета документов по своей сути представляет собой срез иерархической структуры организации).

При реализации проекта построения системы учета документов и контроля исполнения решений в первую очередь были учтены следующие особенности:

Большой объем циркулирующих внутри организации документов;

Представление документов как в электронном, так и бумажном виде;

Разнообразие форматов документов, представленных в электронном виде;

Наличие большого количества специальных схем прохождения документов внутри организации;

Наличие территориально удаленных подразделений.

Офисный комплекс Lotus Notes

Lotus Notes - офисный комплекс, разработанный фирмой Lotus Development, поддерживает следующие типы данных: текстовые, числовые, дата/время, ключевые поля; RTF-поля для хранения текста, таблиц, графических, аудио- и видеоданных или OLE-объектов.

Интеграция компьютерных программ осуществляется через: Clipboard; экспорт/импорт файлов; механизм OLE, драйверы Datalens для доступа к внешним базам данных INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER и т.д. Для защиты информации в Lotus Notes используется схема шифрования RSA Public Key/PrivateKey, обеспечивающая наивысший уровень защиты, доступный приложениям типа «клиент-сервер». Для подтверждения подлинности документов используются электронные подписи. Для защиты особо важной информации предусмотрены дополнительные возможности, среди которых:

Хранение промежуточных версий документов;

Хранение списка пользователей, редактировавших документ;

Шифрование всех данных, передаваемых по сети;

Шифрование хранимых данных, почты;

Система паролей доступа.

Поиск информации осуществляется по ключевым полям. Имеется возможность ведения архивов внутренних и внешних документов. С программным продуктом поставляется ряд шаблонов, таких как Дискуссия, Обслуживание клиентов, Хранилище документов и др. Все они имеют практическое применение и могут быть легко приспособлены к конкретным потребностям. База данных может содержать разноформатные документы системы Notes. Кроме того, базы данных содержат макросы, которые автоматизируют работу, бланки, используемые для ввода информации в сложные документы, а также просматриваемые отчеты из документов базы данных.

В состав пакета Lotus Notes входят три основных элемента:

Средства маршрутизации и обработки;

Средства обеспечения защиты/управления;

Архитектура базы данных продукта.

Lotus Notes обладает развитыми средствами создания интерфейсов. Имеются также средства текстового поиска, позволяющие строить список документов, соответствующих заданному критерию поиска.

Lotus Notes поддерживает как групповую работу, так и коммуникации между двумя любыми пользователями. При этом допускается, чтобы множество пользователей одновременно обращались к нескольким базам данных. Управление доступом осуществляется на нескольких уровнях: базы данных, формуляра или вида, документа или части документа. С другой стороны управлять доступом можно также на уровне групп и отдельных пользователей. Для совместной работы с базой данных в большом коллективе ее можно разместить на сервере и задать для отдельных пользователей или групп различные уровни доступа. В Lotus Notes предусмотрено семь уровней доступа.

1. Manager - способен выполнять все операции с базой данных, включая чтение, запись и редактирование документов и форм.

2. Designer - имеет те же полномочия, что и Manager, но не может управлять уровнем доступа и параметрами тиражирования.

3. Editor - уполномочен на чтение, запись и редактирование всех документов в базе данных, но ему не разрешается модифицировать формы и отчеты.

4. Author - может создавать новые документы и редактировать их, а также читать (но не редактировать) другие документы.

5. Reader - имеет право только на чтение.

6. Depositor - вводит новые документы, но не может редактировать существующие.

7. No Access - пользователю не разрешается открывать базы данных или сохранять документы.

Кроме того, Lotus Notes включает в себя систему обмена сообщениями - электронную почту Notes Mail, позволяющую посылать корреспонденцию другим пользователям или группам. Он содержит все необходимые для этого компоненты: распределенную базу данных (документов), интегрированную среду разработки приложений и средства передачи сообщений. Lotus Notes включает в себя компоненты интегрированного программного обеспечения для коллективной работы: среду для разработки и реализации приложений, хранилище объектов, двустороннее тиражирование, средства зашиты и обмена сообщениями, межплатформную поддержку и масштабируемость.

Пользователи могут обращаться к сети через графические интерфейсы Windows, Macintosh, OS/2 или Unix. Notes совместим с такими сетями, как AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

База данных Lotus Notes

БД представляет собой совокупность информации по определенным тематическим направлениям, которая может содержать документы различных типов, включая комментарии, отчеты, коммерческие предложения, финансовые сводки, информацию о контактах, электронные таблицы, изображения или видео- и аудиоинформацию. Несмотря на то что база данных Lotus Notes не является реляционной, в ней могут быть установлены связи между записями.

Перечислим некоторые из типов баз данных, которые наиболее часто встречаются в приложениях:

Библиотека документов содержит данные (отчеты, записки, корреспонденции заказчиков, различных форм и запросов) в форме, соответствующей некоторому внешнему представлению, и которые всегда можно отобразить на экране или напечатать на бумаге;

Конференции - базы данных, предоставляющие возможность сотрудникам участвовать в письменном обсуждении текущих вопросов. После создания базы данных уполномоченные пользователи могут добавлять в нее собственные документы. Тот, кто инициировал телеконференцию, автоматически становится ее руководителем, получает все полномочия доступа, а также определяет уровни доступа для других пользователей. Удаленный доступ к конференциям осуществляется по телефонным каналам (через модем) или региональные сети.

Информационные службы позволяют получать свежую информацию по определенным темам (например, служба новостей о производстве представляет возможность узнать о последних событиях на производстве в отрасли или филиалах, расположенных за рубежом).

Одни и те же команды и методы используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных. Lotus Notes хранит базы данных в отдельных файлах с расширением.nsf. Nsf-файл базы данных содержит следующую информацию:

Формуляры;

Собственно документы, хранящиеся в базе данных;

Информацию о доступе пользователей к базе данных;

Справочную документацию по базам данных.

Документ является основной единицей хранения в базе данных Lotus Notes. Многие базы данных содержат только один тип документа с заданным форматом (каждый документ состоит из одного или более полей, в которых система сохраняет данные), однако в общем случае БД могут содержать документы различных типов. Документы делятся на три категории:

Главный документ;

Ответ на документ;

Ответ на ответ.

Тип документа определяется при его создании (создании его формуляра) в меню «Атрибуты формуляра».

Шаблон документа (формуляр) соответствует каждому типу документа и представляет собой комбинацию статического текста (неизменный текст в пределах формуляра) и полей (области, которые предназначены для ввода данных пользователями).

Различаются два вида полей: общие и обыкновенные. Общие поля отличаются тем, что введенные данные будут отражены во всех документах, присоединенных к главному документу и использующие это поле в своем формуляре. Кроме того, по способу заполнения в Lotus Notes выделяются следующие типы полей: редактируемое, вычисляемое, вычисляемое для вывода, вычисляемое при составлении. Поля выделены курсивом, общие поля отмечены полужирным шрифтом.

Вид документа - представление документа при поиске, просмотре, печати, в котором фигурируют значения полей документов или вычисленные на их основании выражения. Вид содержит также описания связей между документами, критерии отбора документов для отображения на экране или включения в отчет. Обычно количество видов превышает количество формуляров, что связано с необходимостью получать выдачи документов с различной упорядоченностью и набором полей отображения. Вид аналогичен отчету в реляционных СУБД, где каждому документу при выдаче на печать или экран соответствует одна или несколько строк (при выдаче на экран иногда предусмотрена горизонтальная прокрутка), а каждая колонка отчета обычно соответствует одному или нескольким полям документа (записи) или выражению от полей записи и системных переменных.

Функции и команды Lotus Notes

Команды и функции представляют собой совокупность инструментальных средств, предназначенных для проектирования интерфейсов и навигации в БД, которые осуществляются путем составления формул и их приписания визуальным элементам экрана (кнопкам и пр.). Функции начинаются с символа «@». Функции и выражения отделяются друг от друга точкой с запятой. Многие команды соответствуют пунктам главного меню. Для их использования в формулах следует пользоваться функцией @Command([Имя команды]). Некоторые из функций и команд Lotus Notes:

- @Аdjust(время-дата; год; месяц; день; час; минута; секунда) корректирует указанную величину «время-дата», изменяя каждый следующий аргумент на величину инкремента. Корректирующая величина может быть положительной либо отрицательной;

- @Contains(строка/подстрока) определяет, является ли подстрока частью строки. Возвращает 1 (true), если подстрока содержится в строке; в противном случае возвращает 0 (false);

- @DocNumber возвращает строку, соответствующую номеру записи в виде документа или категории;

- @If(условие 1; действие 1; условие 2; действие 2; ...; условие 99; действие 99; иначе_ действие) оценивает условия. Если true, то выполняется действие, указанное сразу же после условия. Если же false, то происходит переход к проверке следующего условия и т.д. Если ни одно из условий не истинно, выполняется «иначе_действие»;

- @Prompt([стиль]; "Заголовок"; "текст"; "по_умолчанию"; "выбор") открывает диалоговое окно, в котором введенная информация служит аргументом. Используется для запроса информации у пользователя и ветвления действия в зависимости от введенной пользователем информации;

- @Command() - переход к следующему основному документу в текущем виде; база данных должна быть открыта на уровне вида или документ может быть открыт в режиме чтения или редактирования;

- @Command() - переход к предыдущему документу в текущем виде;

- @Command() - переход к предыдущему основному документу в текущем виде.

Приложения Lotus Notes и их разработка

Приложения - это системы для коллективной работы, которые разрабатываются для координации деятельности людей, совместно реализующих конкретный бизнес-процесс. Данные процессы могут предусматривать интенсивные коммуникации (например, между заказчиками и поставщиками).

Базовыми стандартными блоками приложений Notes являются формуляры, виды и макрокоманды. Макроязык Notes дает возможность разработчикам управлять выполнением приложений Notes и программировать процессы, функционирующие на сервере. Эти средства одинаковы на всех платформах, где работает Notes. Кроме того, архитектура клиент/сервер реализуется автоматически и разработчику достаточно указать серверу на необходимость создания распределенного приложения.

Notes Help - контекстно-зависимый справочник, доступ к которому можно получить по клавише F1:

Предметный указатель содержит перечень всех документов в базе данных справочника;

Сообщения перечисляет все сообщения Notes;

Функции имеют список всех функций Notes. С его помощью можно изучать синтаксис и просматривать примеры использования функций Notes. Функции Notes позволяют автоматизировать определенные операции и применять этот продукт более гибко.

Характеристика и назначение. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

· обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

· сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

· хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Рис. 6.3. Автоматизация офиса

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

· текстовый редактор;

· электронная таблица;

· система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

· программа анализа и составления расписаний;

· программа презентации;

· графический редактор;

· программа обслуживания факс-модема;

· программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если приобретать их по отдельности).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную связь.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще: при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеется три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Для их проведения также не требуется компьютер. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Экономическая информация

Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере. Экономическая информация как часть информационного ресурса общества. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике. Обеспечивающие подсистемы информационной системы ИС. Понятие информационной технологии. Виды информационных технологий. Интеллектуальные технологии и системы. Защита информации в современных ИТ.

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Информация и данные
Любая деятельность человека основывается на информации.

Понятие экономической информации
Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то нас прежде всего интересует экономическая информа

Требования к экономической информации
Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинно

Виды экономической информации
Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управ

Информационная модель предприятия. Система управления
Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные

Информационные ресурсы организации
Ресурс запас, источник чего-либо. Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масш

Автоматизированные информационные системы. Понятие системы, ее свойства
Производственные и хозяйственные предприятия, организации, фирмы, корпорации, банки представляют собой сложны

Понятие информационной системы
Процесс управления связан с обменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой и предполагает получение с

Предприятие как объект информатизации
Организационная структура управления на предприятии определяет состав и функции управления структурных подразделений. Организацион

Классификация информационных систем
Классификация ИС способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих ИС, обеспечивает лучшее понимание предмета изучения. С

Структура и состав информационной системы. Функциональные компоненты ИС
Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Информационное обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для приняти

Внемашинное информационное обеспечение
Внемашинное информационное обеспечение (ИО) включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временны

Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения
Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме во

Базы данных, используемые при решении задач управления экономическим объектом
Под базой данных понимается специальным образом организованное хранение информационных ресурсов (совокупность

Техническое обеспечение
Техническое обеспечение комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая д

Программное обеспечение
Программное обеспечение совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функциониро

Общесистемное (базовое) программное обеспечение
Общесистемное (базовое) программное обеспечение (ПО) (рис. 3.1) организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивае

Пакеты прикладных программ
Пакеты прикладных программ (ППП) являются мощным инструментом автоматизации решаемых пользователем задач, практически полностью ос

Математическое обеспечение
Все методы формализации задач управления, в том числе и те, на основе которых строится рациональная эксплуатация технического обес

Организационное обеспечение
Организационное обеспечение совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами,

Правовое обеспечение
Правовое обеспечение совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систе

Лингвистическое обеспечение
Лингвистическое обеспечение это совокупность языковых средств, используемых на различных стадиях создания и эксплуатации информаци

Жизненный цикл информационных систем. Основные стадии и этапы разработки ИС и их содержание
Такая категория, как «жизненный цикл», отражает сущность развития информационной системы во времени. Как и лю

Роль заказчика в создании информационной системы
Роль заказчика в создании информационной системы важна: он является на этапе разработки системы заказчиком, а затем превращается в

Использование типовых проектных решений
Одним из рациональных путей проектирования информационной системы и информационной технологии является исполь

Определение информационной технологии. Составляющие информационной технологии
Под технологией понимается совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы

Технологический процесс обработки информации
Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информаци

Этапы развития информационных технологий
Существует несколько точек зрения относительно развития информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяют

Классификация информационных технологий
Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к образованию фирм,

Информационные технологии обработки данных
Характеристика и назначение. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач,

Информационные технологии управления
Характеристика и назначение. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех б

Информационные технологии поддержки принятия решений
Характеристика и назначение. Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый

Информационные технологии экспертных систем
Характеристика и назначение. Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных

Эволюция систем поддержки принятия решений
В процессе своего развития системы поддержки принятия решений прошли следующий путь (рис. 6.8):

Понятие и классификация интеллектуальных информационных систем
Интеллектуальная информационная система (ИИС) это информационная система, которая основана на концепции использования базы знаний

Назначение, структура и основные характеристики экспертной системы
Экспертная система (ЭС) это ИИС, предназначенная для решения слабоформализуемых задач на основе накапливаемого в базе знаний опыта

Инструментальные средства разработки экспертных систем
Благодаря появлению специальных инструментальных средств построения ЭС сократились сроки разработки, значительно снизилась трудоем

Применение интеллектуальных технологий в экономических системах
Применение ЭС. Экспертные системы - это прогрессирующее направление в области искусственного интеллекта. Причиной повышенного инте

Технология мультимедиа
Мультимедиа это интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, тексто

Информационные хранилища
Использование баз данных на предприятии не дает желаемого результата от автоматизации деятельности предприятия. Причина проста: ре

Система электронного документооборота
Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска

Геоинформационные системы
Сетевые и авторские технологии позволяют создавать геоинформационные системы (ГИС) для доступа к любым мировым хранилищам информации любых тип

Виды угроз безопасности ИС и ИТ
Под безопасностью ИС понимается защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функц

Методы и средства защиты информации
Методы обеспечения безопасности информации в ИС: · преп

Технологии обеспечения безопасности
При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерн

Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета
Комплексы учетных задач. Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на органи

Технология обработки учетных данных и ее этапы
Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете. Технология электронной обработки задач - это совокупность строго рег

Российский рынок финансово-экономических программ
Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом

Классификация бухгалтерских финансово-экономических программ и систем
Не претендуя на создание классификации, сгруппируем наиболее известные программные продукты, предлагаемые на российском рынке разл

Информационные технологии создания бюджета
Бюджетирование сложный процесс, для реализации которого используются специализированные программные продукты. На различных предпри

Информационные технологии стратегического планирования
Стратегическое планирование это особый вид научной и практической деятельности, состоящей в разработке стратегических решений (в ф

Информационные технологии прогнозирования деятельности предприятия
Прогнозирование с помощью Microsoft Excel. Введем основные понятия.

Информационные технологии автоматизации управления в масштабах всего предприятия
Корпоративные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей терр

Характеристика и назначение . К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

 обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

 сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

 хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.


Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Рис. 6.3. Автоматизация офиса

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

 текстовый редактор;

 электронная таблица;

 система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

 программа анализа и составления расписаний;

 программа презентации;

 графический редактор;

 программа обслуживания факс-модема;

 программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если приобретать их по отдельности).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную связь.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в за­висимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая – купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта . Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще: при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеется три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Для их проведения также не требуется компьютер. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.



Рекомендуем почитать

Наверх